Urlop wypoczynkowy – ile dni wolnych ci przysługuje i do kiedy musisz je wykorzystać

● Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. ● Pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego, jednak z uzasadnionej przyczyny może nie zgodzić się na wnioskowany przez pracownika termin. ● Pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu w ramach danego stosunku pracy urlop; jeżeli jest to niemożliwe, należy mu się ekwiwalent pieniężny.

Urlop to czas wolny od świadczenia pracy przez pracownika, przewidziany przepisami prawa. Urlop wypoczynkowy z kolei jest prawem pracownika do płatnego okresu przerwy w pełnieniu obowiązków. 

Prawo do urlopu wypoczynkowego ma każdy, kto jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a uprawnienie to jest osobiste i niezbywalne, co oznacza, że pracownik, któremu personalnie urlop przysługuje, nie może się go zrzec ani przekazać go innemu zatrudnionemu. Reguły nabywania tego przywileju i jego wykorzystania precyzyjnie określa Kodeks pracy, dlatego nie należy się on (z mocy prawa) osobom, których z pracodawcą nie łączy stosunek pracy (wykonującym obowiązki na podstawie umów cywilnoprawnych czy kontraktów).

O tym, ile urlopu przysługuje pracownikowi, decyduje jego staż pracy. Wymiar urlopu, tzn. liczba dni urlopowych w roku, wynosi: 

– 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, – 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Prawo do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze odnawia się zatrudnionej osobie z początkiem każdego nowego roku kalendarzowego. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia (bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy), a także czas nauki. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

– zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – trzy lata, – średniej szkoły zawodowej – pięć lat, – średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – pięć lat, – liceum ogólnokształcącego – cztery lata, – szkoły policealnej – sześć lat, – szkoły wyższej – osiem lat.

Okresy nauki nie sumują się. W stażu uwzględniany jest czas odpowiadający najwyższemu ukończonemu stopniowi edukacji. Jeżeli natomiast pracownik był zatrudniony w czasie pobierania nauki, to do wyliczenia okresu zatrudnienia bierze się korzystniejszy okres. 

W sytuacji gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopy jest ustalany adekwatnie do tego wymiaru. Przy wyliczaniu przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego niepełny dzień zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlopu wypoczynkowego udziela się na wniosek pracownika, któremu on przysługuje. Zgoda pracodawcy na wykorzystanie urlopu dotyczy dni, które są dla zatrudnionego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym grafikiem, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu (najczęściej osiem godzin).

Jeżeli pracownik ma taką wolę, to przysługujący urlop wypoczynkowy może zostać podzielony na części, jednak przynajmniej jedna część wypoczynku w roku powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. 

W sytuacji gdy osoba zatrudniona nie wykorzysta całości wymiaru przysługującego mu w danym roku urlopu wypoczynkowego, to niewykorzystane dni urlopowe przechodzą na kolejny rok kalendarzowy. Zaległy urlop powinien być wówczas wykorzystany w pierwszej kolejności, nie później niż do dnia 30 września. 

Pracodawca nie może nakazać pracownikowi wykorzystania urlopu wypoczynkowego, jednak od zasady tej są dwa wyjątki: wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia oraz wykorzystanie urlopu zaległego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, jednak w wyjątkowych przypadkach może odmówić jego wykorzystania we wnioskowanym przez pracownika terminie. Może się tak zdarzyć, jeżeli nieobecność pracownika w określonym czasie mogłaby spowodować – jak to określa Kodeks pracy – „poważne zakłócenia toku pracy”. Zwykle sprowadza się do tego, że pracodawcy trudno znaleźć zastępstwo dla pracownika, który byłby nieobecny z powodu urlopu. 

Warto wiedzieć, że odmowa taka powinna być nie tylko uzasadniona względami utrzymania ciągłości pracy w zakładzie, ale też pracodawca powinien zaproponować możliwość skorzystania z dni wolnych w innym dogodnym terminie. Jeżeli pracownik uzna, że brak zgody na wykorzystanie urlopu terminie jest bezzasadny, ma on prawo zaskarżyć taką decyzję do sądu pracy i domagać się udzielenia urlopu w zaplanowanym przez niego terminie.

W nadzwyczajnych sytuacjach pracodawca ma prawo odwołać pracownika z przyznanego wcześniej urlopu. Urlop wypoczynkowy może zostać przerwany decyzją pracodawcy, jeżeli nastąpiły okoliczności wymuszające obecność pracownika w miejscu pracy. Co ważne, nie mogą być to sytuacje, które dało się wcześniej przewidzieć, lub takie których pracodawca powinien był się spodziewać. Jeżeli pracodawca przerwał lub przesunął zaplanowany wcześniej wypoczynek, może to rodzić obowiązek rekompensaty kosztów związanych z urlopem pracownika. 

Udzielony wcześniej urlop wypoczynkowy może też zostać przerwany z przyczyn, które nie zależą ani od zakładu pracy, ani od pracownika. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia w terminie późniejszym niewykorzystanej części urlopu z powodów takich jak: 

– choroba pracownika, – odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, – powołanie do udziału w ćwiczeniach lub szkoleniu wojskowym, – urlop macierzyński.

Analogicznie – pracodawca powinien przesunąć urlop na termin późniejszy, jeżeli jego rozpoczęcie jest niemożliwe w zaplanowanym wcześniej terminie z powyższych przyczyn. 

W sytuacji gdy stosunek pracy zostaje rozwiązany zanim pracownik przepracuje pełny rok kalendarzowy, urlop wypoczynkowy nalicza się proporcjonalnie do czasu, jaki minął od początku roku – każdy miesiąc kalendarzowy odpowiada 1/12 wymiaru przysługującego urlopu. Pracownikowi należy się wówczas urlop:

– u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego u tego pracodawcy czasu, liczonego od początku roku do ustania stosunku pracy (chyba że urlop wypoczynkowy został już wcześniej wykorzystany w wyższym wymiarze),

– u kolejnego pracodawcy – w wymiarze odpowiadającym proporcjonalnie okresowi pozostałemu od nawiązania nowego stosunku pracy, do końca roku lub do końca okresu tego zatrudnienia.

Niepełny miesiąc kalendarzowy powinien przy tym być zaokrąglony w górę do pełnego miesiąca, a w razie gdy ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, do nawiązanie nowego stosunku pracy, to zaokrąglenia tego dokonuje wcześniejszy pracodawca.

Jedną z sytuacji, w których pracodawca może nakazać wykorzystanie urlopu wypoczynkowego, jest okres wypowiedzenia. Pracownik odbiera wtedy przysługujące mu jeszcze dni urlopowe we wskazanym terminie i w liczbie dni proporcjonalnej do liczby miesięcy, które miną od początku roku do momentu ustania stosunku pracy. Zdarza się jednak, że należny urlop wypoczynkowy z różnych przyczyn nie może zostać wykorzystany w okresie wypowiedzenia – wtedy pracodawca ma obowiązek wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. 

Ekwiwalent za jeden dzień urlopu wypoczynkowego określa się za pomocą tzw. współczynnika urlopowego, który jest uzależniony od liczby dni wolnych oraz świąt wolnych ustawowo wypadających w danym roku kalendarzowym. W 2021 r. współczynnik urlopowy dla pracownika na pełnym etacie wynosi 21 (w przypadku zatrudnionych na części etatu jest proporcjonalnie mniejszy). 

Szczegóły ustalenia podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy precyzuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. Podstawa ta uwzględnia przeciętne wynagrodzenie pracownika:

– określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, – składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, – składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Sumę ustalonych w ten sposób miesięcznych wynagrodzeń dzieli się przez współczynnik urlopowy, a następnie dzieli tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Wynik pomnożony przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wyznaczy należny ekwiwalent urlopowy.

Z Kodeksu pracy wynika, że niezależnie od urlopu wypoczynkowego pracownikom mogą przysługiwać też inne rodzaje urlopów, tj.:

– urlop bezpłatny (na wniosek pracownika lub obligatoryjny, na mocy decyzji, którą pracodawca może podjąć w określonych przypadkach), – urlop macierzyński, – urlop wychowawczy, – urlop macierzyński, z którego korzysta ojciec dziecka (tzw. urlop tacierzyński), – urlop ojcowski, – urlop wynikający z art. 188 Kodeksu pracy, czyli dni wolna na opiekę nad dzieckiem, – urlop okolicznościowy (z okazji ślubu, narodzin dziecka lub śmierci bliskiej osoby), – urlop na żądanie. Akty prawne: Kodeks pracy, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop