Jak wystawić fakturę? Czym jest faktura, jakie są jej rodzaje?

Źródło:
biznes.gov.pl, podatki.gov.pl
Zatrzymano 33 osoby zajmujące się obrotem fikcyjnymi fakturami
Zatrzymano 33 osoby zajmujące się obrotem fikcyjnymi fakturamiKAS
wideo 2/5
Zatrzymano 33 osoby zajmujące się obrotem fikcyjnymi fakturamiKAS

Faktura jest podstawowym dokumentem w obrocie gospodarczym, a jej wystawianie jest dla przedsiębiorców obowiązkowe. W praktyce istnieją różne rodzaje faktur, a brak niektórych elementów sprawia, że dany dokument przestaje być fakturą. Co to jest faktura i co musi zawierać? Jakie są najczęściej spotykane rodzaje faktur?

● Faktura to dokument potwierdzający zawarcie transakcji podlegającej podatkowi VAT. ● O uznaniu danego dokumentu za fakturę nie decyduje jej nazwa, ale zawieranie wymaganych przepisami elementów. ● Oprócz faktur końcowych istnieją m.in. faktury zaliczkowe, faktury VAT marża, faktury korygujące. ● Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą wystawiać faktury bez VAT.

Faktury – regulacje prawne

Funkcjonowanie faktur oraz sposób ich wystawiania regulowane są ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Uzupełniająco podstawą prawną w tym zakresie jest również ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Faktura – definicja

Faktura jest powszechnie spotykanym dokumentem w obrocie gospodarczym. Potwierdza ona zawarcie transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (podatek VAT). Faktura stanowi również podstawę prawidłowego rozliczenia się z tego podatku. 

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług faktura to „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Tym samym o tym, co jest fakturą, a co nie, nie decyduje jej nazwa, ale zawarte w niej dane. 

Wystawienie faktury jest obowiązkiem każdego podatnika podatku od towarów i usług. Może mieć ona formę zarówno papierową, jak elektroniczną, i wystawiana musi być zawsze w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron umowy. Obowiązek wystawienia faktury nie występuje jedynie, gdy dana transakcja podlega zwolnieniu z tego podatku.

Wystawienie faktury

Wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur jest ściśle określone przepisami. Aby faktura była prawidłowa musi zawierać następujące dane:

– datę wystawienia, – numer faktury, – nazwy, adresy i numery NIP wystawcy oraz odbiorcy faktury, – datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, jeżeli jest inna niż data wystawienia, – nazwę lub rodzaj towaru lub usługi, – ilość towaru lub zakres wykonanej usługi, – cenę jednostkową netto, – wartość ewentualnych upustów i rabatów, – wartość sprzedaży netto, – stawkę podatku i jego kwotę od wartości sprzedaży netto, – kwotę należności ogółem.

Dokonując płatności za fakturę przedsiębiorcy zobowiązani są do upewnienia się, że pieniądze wysyłają na właściwy rachunek rozliczeniowy odbiorcy. Do weryfikacji tej służy tzw. biała lista podatników VAT.

Faktur VAT marża

Szczególnym rodzajem faktury jest faktura VAT marża. Charakteryzuje się ona tym, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega na niej nie cała wartość dokonanej sprzedaży, ale jedynie marża sprzedawcy. Jednocześnie podatnik nabywający dany towar lub usługę w oparciu o fakturę VAT marża nie może dokonać później odliczenia tego podatku

Oprócz standardowych elementów, które powinna zawierać faktura, w przypadku faktury VAT marża spotkać się można również z adnotacją o tym, na jakiej podstawie zastosowana została tego typu faktura, np. „procedura marży dla biur podróży” lub „procedura marży – towary używane”.

Faktura korygująca

W niektórych sytuacjach pojawia się konieczność zmiany lub poprawienia wystawionej już faktury. Konieczność taka może się pojawić np. gdy na wystawionym dokumencie był błąd, dokonano zwrotu towaru, lub udzielono rabatu i zmieniła się cena towaru lub usługi.

W takich sytuacjach wydawana jest nowy dokument – faktura korygująca. Faktura taka musi zawierać tytuł „faktura korygująca” albo „korekta” i zawierać przyczynę dokonania korekty oraz zakres tej korekty, tj. np. wskazanie zmiany wartości faktury czy stawki podatku VAT.

Faktura online

Faktury mogą być wystawiane nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Format takiej faktury może być dowolny, istotna jest jednak jej treść. Faktura elektroniczna musi zawierać takie same elementy jak faktura papierowa, ale przy tym gwarantować pewność co do tożsamości wystawcy faktury, a także uniemożliwiać wprowadzanie w niej nieautoryzowanych zmian.

Faktury elektroniczne mogą być przy tym tworzone i wysyłane za pomocą specjalnych programów. W Internecie znaleźć można wiele płatnych oraz darmowych programów do faktur online, które ułatwiają ich wystawianie m.in. w różnych szablonach, językach czy cyklicznie.

Faktura zaliczkowa

Jednym z rodzajów faktury jest faktura zaliczkowa. Faktura zaliczkowa jest dokumentem służącym rozliczeniu otrzymanych zaliczek na poczet przyszłej dostawy/usługi. 

Faktura zaliczkowa najczęściej zawiera jedynie część kwoty całej transakcji w wysokości zapłaconych już zaliczek. Tym samym po ostatecznym dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi konieczne jest wystawienie również faktury końcowej. Na fakturze końcowej należy zamieścić numer wcześniejszej faktury zaliczkowej i jej wartość, a całość wymaganej zapłaty zostaje pomniejszona o kwotę uregulowaną na podstawie faktury zaliczkowej.

Faktury bez VAT

Od 2014 roku faktury wystawiać muszą również podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT – są to wówczas faktury bez VAT. 

Faktura bez VAT powinna zawierać takie same elementy jak faktura VAT, z tą różnicą, że nie będzie na niej informacji o stawce i wartości należnego podatku od towarów i usług. W zamian podatnicy korzystający z przedmiotowego zwolnienia z VAT powinni wskazać na tej fakturze właściwą podstawę prawną tego zwolnienia. Zwolnienia przedmiotowe z VAT to m.in. świadczenie usług opieki medycznej czy nauki języków obcych.

Faktura proforma

Faktury właściwej nie należy mylić z dokumentem nazywanym fakturą proforma. Proforma stanowi formę oferty handlowej i nie jest dokumentem księgowym, a także nie rodzi po stronie odbiorcy konieczności zapłaty wskazanej kwoty. 

Akty prawne: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw

Autorka/Autor:red.

Źródło: biznes.gov.pl, podatki.gov.pl

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Firma UPS poinformowała, że planuje zwolnić 20 tysięcy pracowników i zamknąć 70 oddziałów - przekazała w oświadczeniu dyrektorka generalna UPS Carol Tome. Powodem ma być ograniczenie liczby przesyłek, jakie dostarczała z firmy Amazon.

Gigant chce zwolnić 20 tysięcy pracowników

Gigant chce zwolnić 20 tysięcy pracowników

Źródło:
PAP, Reuters

We wtorkowym losowaniu Eurojackpot nie padła główna wygrana. Kumulacja rośnie do 480 milionów złotych. W Polsce odnotowano jedną wygraną drugiego stopnia wynoszącą około 2,5 miliona złotych. Oto liczby, które padły 29 kwietnia 2025 roku.

Duża wygrana w Eurojackpot w Polsce

Duża wygrana w Eurojackpot w Polsce

Źródło:
tvn24.pl

We wtorkowym losowaniu Lotto nie odnotowano głównej wygranej. Kumulacja rośnie do trzech milionów złotych. Oto wyniki losowania Lotto i Lotto Plus z 29 kwietnia 2025 roku.

Rośnie kumulacja w Lotto

Rośnie kumulacja w Lotto

Źródło:
tvn24.pl

W rok liczba osób w wieku produkcyjnym zmalała o 151 tysięcy - podał Główny Urząd Statystyczny (GSU). Przyczyną tego zjawiska jest starzenie się społeczeństwa oraz mniejsza liczba młodych zasilających wiek produkcyjny.

Niepokojący raport GUS

Niepokojący raport GUS

Źródło:
PAP

W 2024 roku prawie 42 tysiące ojców skorzystało z urlopu rodzicielskiego. To 11-krotnie więcej niż w 2022 roku - podał Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

11-krotny wzrost w dwa lata. Zaskakujące dane ZUS

11-krotny wzrost w dwa lata. Zaskakujące dane ZUS

Źródło:
PAP

Wang Yi, szef chińskiej dyplomacji skrytykował politykę handlową USA podczas spotkania ze swoimi odpowiednikami z państw BRICS. Zaapelował też o sprzeciw wobec "protekcjonizmu" Stanów Zjednoczonych.

"Jeśli będziemy ustępować, to dręczyciel stanie się bardziej agresywny"

"Jeśli będziemy ustępować, to dręczyciel stanie się bardziej agresywny"

Źródło:
PAP, China Daily

Ponad 700 milionów złotych zostanie przekazanych do Agencji Rozwoju Przemysłu (ARP), która wykorzysta te środki, by pomóc spółkom Rafako i Rafamet - przekazał premier Donald Tusk.

Rafako dostanie pomoc rządową. Donald Tusk podał kwotę

Rafako dostanie pomoc rządową. Donald Tusk podał kwotę

Źródło:
PAP

Partia Liberalna Kanady (LPC) wygrała wybory parlamentarne. Lider ugrupowania i urzędujący premier Mark Carney podkreślił, że Kanada musi ambitnie podejść do kryzysu i stawić czoło groźbom prezydenta USA Donalda Trumpa.

"Przetrwaliśmy szok związany ze zdradą USA"

"Przetrwaliśmy szok związany ze zdradą USA"

Źródło:
PAP

Prezydent Donald Trump zmienia zdanie w sprawie wprowadzonych przez siebie ceł. Teraz chce wycofać się z dodatkowych taryf na części sprowadzane z zagranicy i wykorzystywane w produkcji aut w USA - podał "Wall Street Journal".

Cła Donalda Trumpa. Prezydent USA zmienia zdanie

Cła Donalda Trumpa. Prezydent USA zmienia zdanie

Źródło:
PAP

Sekretarz skarbu USA Scott Bessent poinformował w poniedziałek, że wkrótce dojdzie do porozumienia handlowego z niektórymi państwami. Dodał, że chęć negocjacji w sprawie ceł wyrażają także Chiny, dlatego "nie martwi się o puste półki" w Stanach Zjednoczonych.

Sekretarz skarbu: nie martwię się o puste półki

Sekretarz skarbu: nie martwię się o puste półki

Źródło:
PAP

Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelę opóźniającą do 1 października wejście w życie nowych taryf na prąd. Zdaniem resortu klimatu zmiany pozwolą na obniżkę cen energii po wygaśnięciu ceny maksymalnej.

Ceny prądu. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę

Ceny prądu. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę

Źródło:
PAP

Nową prezeską Polskiej Agencji Kosmicznej POLSA została Marta Ewa Wachowicz - przekazał resort rozwoju. Wachowicz ma wykształcenie w obszarze badań kosmicznych. Uzyskała stopień doktora nauk fizycznych w dziedzinie fizyki kosmicznej.

Nowa szefowa Polskiej Agencji Kosmicznej

Nowa szefowa Polskiej Agencji Kosmicznej

Źródło:
PAP

Od wtorku 6 maja w PKO BP zaczną obowiązywać domyślne limity dzienne na przelewy i płatności w serwisie iPKO - przekazał bank w komunikacie. Zmiany są wprowadzane, by dodatkowo zwiększyć bezpieczeństwo transakcji w internecie.

Duże zmiany dla klientów największego banku w Polsce

Duże zmiany dla klientów największego banku w Polsce

Źródło:
tvn24.pl

Eksperci są zgodni, że migranci są nam potrzebni, bo w ciągu najbliższej dekady z polskiego rynku pracy ma zniknąć nawet 2,1 miliona osób. - Masowy napływ cudzoziemców pozwolił wypełnić lukę, która powstała z powodu starzenia się społeczeństwa i depopulacji - podkreśla Andrzej Kubisiak z Polskiego Instytutu Ekonomicznego. Ale to już nie wystarczy.

"Stanęłyby niektóre fabryki, a część szpitali miałaby problem z obsadą kadry"

"Stanęłyby niektóre fabryki, a część szpitali miałaby problem z obsadą kadry"

Źródło:
TVN24+

Portugalia i zdecydowana większość Hiszpanii ponownie mają prąd - poinformowali krajowi operatorzy sieci energetycznych. Jednocześnie cały czas nie są znane przyczyny awarii, która dotknęła Półwysep Iberyjski.

Co z prądem na Półwyspie Iberyjskim? Komunikaty operatorów

Co z prądem na Półwyspie Iberyjskim? Komunikaty operatorów

Źródło:
PAP

Rozległa awaria zasilania w Hiszpanii i Portugalii doprowadziła do anulowania kilkudziesięciu lotów oraz zakłóceń w funkcjonowaniu sieci kolejowej - podał portal stacji telewizyjnej BBC.

Masa odwołanych lotów, pasażerowie utknęli w pociągach

Masa odwołanych lotów, pasażerowie utknęli w pociągach

Źródło:
PAP

Awaria prądu na Półwyspie Iberyjskim nie doprowadziła do zakłóceń w pracy krajowego systemu elektroenergetycznego - wynika z poniedziałkowego oświadczenia Polskich Sieci Elektroenergetycznych. Rzecznik prasowy PSE zapewnił, że polski operator jest przygotowany na takie zagrożenia. 

Blackout na Półwyspie Iberyjskim. Polski operator zabiera głos

Blackout na Półwyspie Iberyjskim. Polski operator zabiera głos

Źródło:
PAP

Podczas majówki większość kierowców zatankuje taniej niż rok temu - zauważa Urszula Cieślak, dyrektor Działu Prognoz i Analiz Reflexu. Benzyna 95 jest tańsza o ponad 80 groszy na litrze, olej napędowy o ponad 77 groszy, natomiast benzyna 98 - o 64 grosze. W ciągu ostatniego roku o 20 groszy podrożał natomiast autogaz.

Majówkowe tankowanie tańsze niż przed rokiem

Majówkowe tankowanie tańsze niż przed rokiem

Źródło:
PAP

- Trzeba skrócić czas pracy Polek i Polaków, oczywiście przy zachowaniu tego samego poziomu wynagrodzeń - powiedziała w poniedziałek ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk. Zapowiedziała dobrowolny pilotaż dla różnego rodzaju pracodawców.

Krótszy czas pracy, ta sama pensja. Zapowiedź ministry

Krótszy czas pracy, ta sama pensja. Zapowiedź ministry

Źródło:
PAP

Zakład Ubezpieczeń Społecznych zakończył wypłatę dodatkowego rocznego świadczenia pieniężnego, czyli tak zwanej trzynastki. W tym roku do ponad 8,8 miliona osób trafiło łącznie blisko 16,5 miliarda złotych brutto. ZUS rozpoczął też coroczną wysyłkę listów do emerytów i rencistów.

Koperty dla milionów emerytów. Dwie ważne decyzje

Koperty dla milionów emerytów. Dwie ważne decyzje

Źródło:
PAP

Resort finansów planuje uproszczenie przepisów ustawy o podatku od spadków i darowizn, ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych związanych z ich stosowaniem - wynika z wpisu w wykazie prac legislacyjnych i programowych rządu.

Resort szykuje zmiany w podatku

Resort szykuje zmiany w podatku

Źródło:
PAP

Zbliża się majówka. System rozliczeniowy Elixir, obsługujący przelewy międzybankowe w złotych, w czwartek (1 maja) będzie miał przerwę w standardowym funkcjonowaniu - poinformowała Krajowa Izba Rozliczeniowa. 

Przerwa w realizacji przelewów. Płatności warto zlecić z wyprzedzeniem

Przerwa w realizacji przelewów. Płatności warto zlecić z wyprzedzeniem

Źródło:
tvn24.pl

W marcu 2025 roku największy udział w oglądalności wśród dystrybutorów treści wideo w Polsce miała grupa TVN Warner Bros. Discovery - wynika z raportu All Screens Video Landscape Grupy Nielsen, na który powołuje się serwis Wirtualne Media.

Grupa TVN Warner Bros. Discovery liderem oglądalności

Grupa TVN Warner Bros. Discovery liderem oglądalności

Źródło:
Wirtualne Media