Jak wystawić fakturę? Czym jest faktura, jakie są jej rodzaje?

Źródło:
biznes.gov.pl, podatki.gov.pl
Zatrzymano 33 osoby zajmujące się obrotem fikcyjnymi fakturami
Zatrzymano 33 osoby zajmujące się obrotem fikcyjnymi fakturamiKAS
wideo 2/5
Zatrzymano 33 osoby zajmujące się obrotem fikcyjnymi fakturamiKAS

Faktura jest podstawowym dokumentem w obrocie gospodarczym, a jej wystawianie jest dla przedsiębiorców obowiązkowe. W praktyce istnieją różne rodzaje faktur, a brak niektórych elementów sprawia, że dany dokument przestaje być fakturą. Co to jest faktura i co musi zawierać? Jakie są najczęściej spotykane rodzaje faktur?

● Faktura to dokument potwierdzający zawarcie transakcji podlegającej podatkowi VAT. ● O uznaniu danego dokumentu za fakturę nie decyduje jej nazwa, ale zawieranie wymaganych przepisami elementów. ● Oprócz faktur końcowych istnieją m.in. faktury zaliczkowe, faktury VAT marża, faktury korygujące. ● Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą wystawiać faktury bez VAT.

Faktury – regulacje prawne

Funkcjonowanie faktur oraz sposób ich wystawiania regulowane są ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Uzupełniająco podstawą prawną w tym zakresie jest również ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Faktura – definicja

Faktura jest powszechnie spotykanym dokumentem w obrocie gospodarczym. Potwierdza ona zawarcie transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (podatek VAT). Faktura stanowi również podstawę prawidłowego rozliczenia się z tego podatku. 

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług faktura to „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Tym samym o tym, co jest fakturą, a co nie, nie decyduje jej nazwa, ale zawarte w niej dane. 

Wystawienie faktury jest obowiązkiem każdego podatnika podatku od towarów i usług. Może mieć ona formę zarówno papierową, jak elektroniczną, i wystawiana musi być zawsze w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron umowy. Obowiązek wystawienia faktury nie występuje jedynie, gdy dana transakcja podlega zwolnieniu z tego podatku.

Wystawienie faktury

Wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur jest ściśle określone przepisami. Aby faktura była prawidłowa musi zawierać następujące dane:

– datę wystawienia, – numer faktury, – nazwy, adresy i numery NIP wystawcy oraz odbiorcy faktury, – datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, jeżeli jest inna niż data wystawienia, – nazwę lub rodzaj towaru lub usługi, – ilość towaru lub zakres wykonanej usługi, – cenę jednostkową netto, – wartość ewentualnych upustów i rabatów, – wartość sprzedaży netto, – stawkę podatku i jego kwotę od wartości sprzedaży netto, – kwotę należności ogółem.

Dokonując płatności za fakturę przedsiębiorcy zobowiązani są do upewnienia się, że pieniądze wysyłają na właściwy rachunek rozliczeniowy odbiorcy. Do weryfikacji tej służy tzw. biała lista podatników VAT.

Faktur VAT marża

Szczególnym rodzajem faktury jest faktura VAT marża. Charakteryzuje się ona tym, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega na niej nie cała wartość dokonanej sprzedaży, ale jedynie marża sprzedawcy. Jednocześnie podatnik nabywający dany towar lub usługę w oparciu o fakturę VAT marża nie może dokonać później odliczenia tego podatku

Oprócz standardowych elementów, które powinna zawierać faktura, w przypadku faktury VAT marża spotkać się można również z adnotacją o tym, na jakiej podstawie zastosowana została tego typu faktura, np. „procedura marży dla biur podróży” lub „procedura marży – towary używane”.

Faktura korygująca

W niektórych sytuacjach pojawia się konieczność zmiany lub poprawienia wystawionej już faktury. Konieczność taka może się pojawić np. gdy na wystawionym dokumencie był błąd, dokonano zwrotu towaru, lub udzielono rabatu i zmieniła się cena towaru lub usługi.

W takich sytuacjach wydawana jest nowy dokument – faktura korygująca. Faktura taka musi zawierać tytuł „faktura korygująca” albo „korekta” i zawierać przyczynę dokonania korekty oraz zakres tej korekty, tj. np. wskazanie zmiany wartości faktury czy stawki podatku VAT.

Faktura online

Faktury mogą być wystawiane nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Format takiej faktury może być dowolny, istotna jest jednak jej treść. Faktura elektroniczna musi zawierać takie same elementy jak faktura papierowa, ale przy tym gwarantować pewność co do tożsamości wystawcy faktury, a także uniemożliwiać wprowadzanie w niej nieautoryzowanych zmian.

Faktury elektroniczne mogą być przy tym tworzone i wysyłane za pomocą specjalnych programów. W Internecie znaleźć można wiele płatnych oraz darmowych programów do faktur online, które ułatwiają ich wystawianie m.in. w różnych szablonach, językach czy cyklicznie.

Faktura zaliczkowa

Jednym z rodzajów faktury jest faktura zaliczkowa. Faktura zaliczkowa jest dokumentem służącym rozliczeniu otrzymanych zaliczek na poczet przyszłej dostawy/usługi. 

Faktura zaliczkowa najczęściej zawiera jedynie część kwoty całej transakcji w wysokości zapłaconych już zaliczek. Tym samym po ostatecznym dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi konieczne jest wystawienie również faktury końcowej. Na fakturze końcowej należy zamieścić numer wcześniejszej faktury zaliczkowej i jej wartość, a całość wymaganej zapłaty zostaje pomniejszona o kwotę uregulowaną na podstawie faktury zaliczkowej.

Faktury bez VAT

Od 2014 roku faktury wystawiać muszą również podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT – są to wówczas faktury bez VAT. 

Faktura bez VAT powinna zawierać takie same elementy jak faktura VAT, z tą różnicą, że nie będzie na niej informacji o stawce i wartości należnego podatku od towarów i usług. W zamian podatnicy korzystający z przedmiotowego zwolnienia z VAT powinni wskazać na tej fakturze właściwą podstawę prawną tego zwolnienia. Zwolnienia przedmiotowe z VAT to m.in. świadczenie usług opieki medycznej czy nauki języków obcych.

Faktura proforma

Faktury właściwej nie należy mylić z dokumentem nazywanym fakturą proforma. Proforma stanowi formę oferty handlowej i nie jest dokumentem księgowym, a także nie rodzi po stronie odbiorcy konieczności zapłaty wskazanej kwoty. 

Akty prawne: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw

Autorka/Autor:red.

Źródło: biznes.gov.pl, podatki.gov.pl

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Chiny od 10 kwietnia podniosą do 84 procent cła na towary z USA - podał chiński resort finansów. To odwet za ostatnie podniesienie stawki taryf o 50 procent przez prezydenta Donalda Trumpa.

Wet za wet. Pekin odpowiada Trumpowi

Wet za wet. Pekin odpowiada Trumpowi

Źródło:
PAP, Reuters

Banco Santander, hiszpański właściciel Santander Bank Polska, rozważa różne opcje, w tym sprzedaż swojej polskiej filii, wartej 8 miliardów dolarów - podał Reuters, powołując się na Bloomberga.

Znany bank zniknie z Polski? Ważą się jego losy

Znany bank zniknie z Polski? Ważą się jego losy

Źródło:
Reuters

Coraz więcej osób rezygnuje z amerykańskich produktów na rzecz tych krajowych w odpowiedzi na cła Trumpa i jego politykę wobec sojuszników - przekazał portal stacji BBC. Na popularności zyskują aplikacje i etykiety określające, skąd pochodzą sprzedawane produkty.

Czarna gwiazdka w sklepach. "Mogę głosować swoją kartą kredytową"

Czarna gwiazdka w sklepach. "Mogę głosować swoją kartą kredytową"

Źródło:
BBC

Spadki na europejskich parkietach. Tak giełdy zareagowały na dodatkowe cła prezydenta USA Donalda Trumpa, które w środę weszły w życie. Indeksy w Azji zakończyły dzień pod kreską.

Rynki mocno reagują na cła Donalda Trumpa

Rynki mocno reagują na cła Donalda Trumpa

Źródło:
PAP

Wojna celna Donalda Trumpa może przynieść pozytywne skutki dla części firm. Skorzystać na tej sytuacji mogą podmioty obsługujące logistykę, kurierzy i magazyny - wskazał "Puls Biznesu".

Cła Trumpa. Te polskie firmy mogą zyskać

Cła Trumpa. Te polskie firmy mogą zyskać

Źródło:
PAP

Donald Trump podpisał dekret uznający węgiel za minerał krytyczny. Prezydent USA ogłosił też inne działania mające znieść regulacje środowiskowe, zwiększyć wydobycie węgla i zablokować zamykanie kopalń.

Donald Trump podpisał dekret. "Raz na zawsze kończymy wojnę Joe Bidena"

Donald Trump podpisał dekret. "Raz na zawsze kończymy wojnę Joe Bidena"

Źródło:
PAP

W maju Rada Polityki Pieniężnej nie będzie dyskutować czy ciąć stopy procentowe, dyskusja będzie dotyczyć raczej tego, o ile je obniżyć i czy to początek cyklu, czy jednorazowe dostosowanie - komentuje członek Rady Polityki Pieniężnej Ludwik Kotecki w rozmowie z Programem I Polskiego Radia. Jego zdaniem do końca roku stopy mogą spaść o 100 punktów bazowych.

"Można już nie udawać". Ważny głos w sprawie stóp procentowych

"Można już nie udawać". Ważny głos w sprawie stóp procentowych

Źródło:
PAP

W środę na drogach w całej w Polsce odbywa się akcja "Prędkość". Policjanci sprawdzają prędkość zarówno z użyciem radarów, jak i radiowozów z wideorejestratorami. - Apelujemy do kierujących, by przestrzegali dozwolonych limitów prędkości, a także zwalniali w miejscach, gdzie przepisy i rozwaga wymagają zachowania szczególnej ostrożności - powiedział nadkomisarz Robert Opas z Biura Ruchu Drogowego KGP.

Wielka akcja policji. Apel do kierowców

Wielka akcja policji. Apel do kierowców

Źródło:
PAP, tvn24.pl

W minionym roku liczba pracujących emerytów w Polsce wzrosła o 18,6 tysiąca osób w porównaniu do roku 2023 - wynika z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wśród dorabiających do świadczeń przeważają kobiety.

Wracają do pracy. Zaskakujące dane ZUS

Wracają do pracy. Zaskakujące dane ZUS

Źródło:
PAP

Ceny ropy na nowojorskiej giełdzie są na najniższym poziomie od czterech lat, a na rynkach nie słabnie gwałtowna wyprzedaż surowca - informują maklerzy. Wskazują, że cła prezydenta USA Donalda Trumpa zagrażają popytowi na surowce na świecie.

Drastyczna wyprzedaż surowca. Najniższy poziom od czterech lat

Drastyczna wyprzedaż surowca. Najniższy poziom od czterech lat

Źródło:
PAP

Polacy coraz chętniej odwiedzają Azory. W 2024 roku przybyła na ten portugalski archipelag rekordowa liczba turystów znad Wisły. Azory zyskują na popularności w kontynentalnej części Europy.

"Turystów z Polski nam tu dziś nie brakuje"

"Turystów z Polski nam tu dziś nie brakuje"

Źródło:
PAP

Podwyższone stawki ceł Donalda Trumpa weszły w życie. Zostały nałożone na towary z krajów, z którymi USA mają deficyt handlowy. Wśród nich jest między innymi 20-procentowe cło na produkty z Unii Europejskiej oraz 84-procentowe na Chiny.

Dodatkowe cła Trumpa weszły w życie

Dodatkowe cła Trumpa weszły w życie

Źródło:
PAP

Chłopcy będą chłopcami - w ten sposób rzeczniczka Białego Domu Karoline Leavitt odniosła się do publicznego sporu miedzy doradcami prezydenta Donalda Trumpa, miliarderem Elonem Muskiem i doradcą do spraw handlu Peterem Navarro. Musk określił wcześniej Navarro "kretynem" i "głupszym niż worek cegieł".

Musk nazwał go "kretynem". Biały Dom komentuje

Musk nazwał go "kretynem". Biały Dom komentuje

Źródło:
PAP

We wtorek w Lotto nie odnotowano głównej wygranej. Kumulacja rośnie do trzech milionów złotych. Oto wyniki losowania Lotto i Lotto Plus z 8 kwietnia 2025 roku.

Wyniki ostatniego losowania Lotto

Wyniki ostatniego losowania Lotto

Źródło:
tvn24.pl

We wtorkowym losowaniu Eurojackpot żaden z graczy nie wytypował poprawnie wszystkich liczb. Kumulacja rośnie do 190 milionów złotych. W Polsce padła jedna wygrana czwartego stopnia w wysokości ponad 655 tysięcy złotych. Oto liczby, które wylosowano 8 kwietnia 2025 roku.

Kumulacja w Eurojackpot w górę

Kumulacja w Eurojackpot w górę

Źródło:
PAP

Majątek 11 miliarderów od początku roku skurczył się łącznie aż o prawie 450 miliardów dolarów - wynika z danych Bloomberga. Agencja regularnie publikuje szacunki dotyczące fortun najbogatszych ludzi świata.

Krezusi na minusie. "Wyparowało" 450 miliardów dolarów

Krezusi na minusie. "Wyparowało" 450 miliardów dolarów

Źródło:
tvn24.pl

Departament Wydajności Państwa (DOGE), kierowany przez Elona Muska, wykorzystuje sztuczną inteligencję do śledzenia komunikacji w co najmniej jednej agencji federalnej, szukając przejawów wrogości wobec prezydenta Stanów Zjednoczonych Donalda Trumpa - przekazał Reuters. 

Polowanie na "antytrumpowe" treści. Agencja pod lupą Muska

Polowanie na "antytrumpowe" treści. Agencja pod lupą Muska

Źródło:
PAP

USA nałożą dodatkowe cła na Chiny, podwyższając łączne taryfy do 104 procent - przekazał Reuters, cytując urzędnika Białego Domu. Dodatkowe cła mają wejść w życie w środę, 9 kwietnia.

Trump spełni swoją groźbę

Trump spełni swoją groźbę

Źródło:
Reuters

- Poziom ceł w Stanach Zjednoczonych został podniesiony do poziomu z przełomu XIX i XX wieku. To jest we współczesnej historii stosunków międzynarodowych rzecz po prostu niesłychana - mówił w "Faktach po Faktach" prof. Dariusz Rosati, ekonomista, były członek Rady Polityki Pieniężnej. Z kolei dr Sławomir Dudek nazwał cła "kulami, które lecą we wszystkie strony".

"To kule, które lecą we wszystkie strony"

"To kule, które lecą we wszystkie strony"

Źródło:
TVN24

Miliarderzy popierający Donalda Trumpa zaczynają krytykować jego politykę handlową - podał "Washington Post". Wszystko za sprawą gwałtownych zmian na rynkach kapitałowych.

Miliarderzy odwracają się od Trumpa

Miliarderzy odwracają się od Trumpa

Źródło:
PAP

W wyniku ataku hakerskiego na Grupę Smyk naruszono dane niektórych klientów, kontrahentów, pracowników i partnerów biznesowych - przekazała firma. Większość skradzionych informacji to dokumentacja dotycząca produkcji odzieży.

Popularna sieć sklepów o kradzieży danych

Popularna sieć sklepów o kradzieży danych

Źródło:
PAP

Musimy szukać rozwiązań i działań, które uchronią lub przynajmniej złagodzą skutki wysokich ceł - podkreślił we wtorek premier Donald Tusk podczas spotkania z przedstawicielami branży motoryzacyjnej. Minister finansów Andrzej Domański stwierdził z kolei, że amerykańskie cła z pewnością "istotnie" wpłyną na gospodarkę światową.

Premier o cłach: musimy szukać rozwiązań

Premier o cłach: musimy szukać rozwiązań

Źródło:
TVN24, PAP

Państwowy urząd socjalny w Finlandii wysłał pisma do ponad 40 tysięcy osób o niskich dochodach, zalecając im poszukiwanie tańszego mieszkania. Jeśli się nie przeprowadzą w ciągu trzech miesięcy, urząd przestanie pokrywać im koszty czynszu w pełnej wysokości - informuje we wtorek telewizja MTV.

Dostali pismo. Przeprowadzka albo strata zasiłku

Dostali pismo. Przeprowadzka albo strata zasiłku

Źródło:
PAP

Decyzja Donalda Trumpa w sprawie nałożenia nowych ceł spowodowała kilkunastoprocentowy spadek kursu Apple na amerykańskiej giełdzie. Według Bloomberga efekt był jeszcze jeden - klienci rzucili się do sklepów, aby kupić iPhone'y, zanim ich ceny wzrosną.

Rzucili się do sklepów w obawie przed wzrostem cen

Rzucili się do sklepów w obawie przed wzrostem cen

Źródło:
Bloomberg