Biała lista podatników VAT – co to jest? Gdzie ją znaleźć i jak jej używać?

● Biała lista podatników VAT to bezpłatny, elektroniczny wykaz informacji o wszystkich podatnikach VAT.  ● Celem białej listy jest umożliwienie szybkiego weryfikowania swoich kontrahentów. ● Dane podatników VAT aktualizowane są na liście raz dziennie w każdy dzień roboczy. ● Przedsiębiorcy zobowiązani są do weryfikowania, czy dokonując płatności na rzecz kontrahenta robią to na jego rachunek rozliczeniowy widoczny na białej liście.

Podstawę prawną prowadzenia białej listy podatników VAT stanowi ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a konkretniej dodany do niej art. 96b. Ustawa ta jednocześnie w pozostałych artykułach całościowo reguluje funkcjonowanie podatku VAT.

Biała lista podatników VAT zaczęła działać od 1 września 2019 roku. Jest to wykaz informacji o podatnikach VAT, który zastąpił funkcjonujące wcześniej tzw. listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych.

Celem białej listy jest umożliwienie przedsiębiorcom szybkiego i bezproblemowego weryfikowania swoich kontrahentów. Dzięki niej możliwe jest:

– sprawdzenie, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, – sprawdzenie rachunku bankowego, na który powinno się zapłacić danemu kontrahentowi, – sprawdzenie podstawy prawnej decyzji o odmówieniu rejestracji, wykreśleniu lub przywróceniu danego kontrahenta do rejestru płatników VAT.

Biała lista podatników VAT prowadzona jest elektronicznie przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Przedsiębiorcy nie muszą dopełniać żadnych formalności, aby znaleźć się na tej liście - wszystkie potrzebne dane KAS pozyskuje samodzielnie z dostępnych rejestrów publicznych. 

Zarazem jeżeli informacje na temat danego przedsiębiorcy okażą się niepoprawne, ma on prawo złożyć do KAS wniosek o ich sprostowanie lub usunięcie. Zmiana danych swojej firmy na białej liście podatników VAT możliwa jest również poprzez zmianę danych w swoim wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Instrukcja, jak można dokonać online zmian danych swojej firmy w CEIDG, dostępna jest na stronie biznes.gov.pl. 

Korzystając z białej listy podatników VAT znaleźć można następujące informacje na temat wybranego podatnika:

– nazwa firmy lub imię i nazwisko podatnika,  – numery NIP, REGON i KRS podatnika (jeżeli zostały mu nadane),  – adres siedziby podatnika (nie dotyczy osób fizycznych), – imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podatnika,  – numer rachunku bankowego podatnika,  – informacja, czy podatnik jest czynnym płatnikiem VAT,  – status podatnika, m.in. informacje o odmowach jego rejestracji, wykreśleniu z rejestru lub przywróceniu do rejestru.

Dane podatników VAT aktualizowane są raz dziennie w każdy dzień roboczy. Oznacza to, że aby mieć pewność ich aktualności, najlepiej sprawdzać je tego samego dnia, którego są potrzebne. Istnieje również możliwość dokonania wydruku danych z białej listy, stanowiącego potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. 

Wykaz podatników VAT, czyli biała lista, dostępny jest dla każdego i za darmo. Można z niego skorzystać bez wychodzenia z domu lub miejsca pracy na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. 

Korzystanie z białej listy jest możliwe poprzez specjalną wyszukiwarkę. Umożliwia ona wyszukiwanie według dowolnego z czterech parametrów:

– nazwy firmy, – numeru NIP firmy,  – numeru REGON firmy,  – numeru rachunku bankowego firmy.

W wyszukiwarce podatników VAT możliwe jest również wskazanie konkretnej daty. Wówczas wyświetlone zostaną dane aktualne na ten wskazany dzień.  

Jedną ze szczególnie ważnych informacji możliwych do uzyskania dzięki białej liście podatników VAT są numery ich firmowych rachunków bankowych, czyli tzw. rachunków rozliczeniowych. Numery te podawane są w przypadku wszystkich zarejestrowanych podatników VAT, nie będą więc widoczne w przypadku firm nie będących podatnikami VAT albo wykreślonych z rejestru.

Rachunki rozliczeniowe to rachunki dedykowane do prowadzenia działalności gospodarczej, zgłaszane wcześniej przez przedsiębiorców do urzędu skarbowego. Przedsiębiorcy mają obowiązek weryfikowania, czy dokonując transakcji przelewają pieniądze na rachunki zamieszczone na białej liście kontrahenta. Obowiązek ten pojawia się zawsze, gdy:

– dostawca jest czynnym płatnikiem VAT, – wartość transakcji wynosi nie mniej niż 15 tys. zł brutto.

Niedopełnienie obowiązku sprawdzenia rachunku rozliczeniowego kontrahenta wiąże się z ryzykiem poniesienia poważnych konsekwencji. Od 1 stycznia 2020 roku przelanie kontrahentowi kwoty 15 tys. zł brutto lub wyższej na rachunek inny niż widniejący na białej liście podatników VAT oznaczać będzie utratę możliwości zaliczenia tej płatności do kosztów uzyskania przychodu. 

Przedsiębiorca, który dokonał płatności na rachunek spoza białej listy, może również ponosić solidarną odpowiedzialność w przypadku, gdy jego kontrahent nie zapłaci od tej transakcji podatku VAT. 

Aby uniknąć konsekwencji przedsiębiorca może w ciągu siedmiu dni od wykonania przelewu zgłosić swoją pomyłkę do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Dodatkowych informacji na temat białej listy podatników VAT uzyskać można m.in. wysyłając wiadomość e-mail na adres: WykazPodatnikow@mf.gov.pl. 

Akty prawne: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa; Ustawa z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw; Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. prawo przedsiębiorców