Praca zdalna. Ministerstwo odpowiada "na najczęściej zadawane pytania"

Do Kodeksu pracy od 7 kwietnia wprowadzono definicję pracy zdalnej. Jest to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Czytaj także: Ważne zmiany w Kodeksie pracy. Wszystko, co trzeba wiedzieć

Minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg podkreśliła, że "to ważny dzień dla rynku pracy w Polsce". Resort wskazał, że zmiany w Kodeksie pracy to odpowiedź na zmieniające się trendy na rynku pracy, a także oczekiwania pracowników i pracodawców.

MRiPS przygotowało "odpowiedzi na najczęściej zadawane w tym temacie pytania".

Ministerstwo przekazało, że zawarta w Kodeksie pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza takiej możliwości, pod warunkiem że "miejsca te będą każdorazowo uzgodnione z pracodawcą".

Oznacza to możliwość wykonywania pracy zdalnej np. z kawiarenki internetowej. "Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy" - wyjaśnił resort rodziny.

"Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę" - dodano.

MRiPS wymieniło kilka grup osób w przypadku których pracodawca będzie co do zasady musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną.

Chodzi o: pracownika, który jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności; pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia; pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie, o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wniosek wiążący oznacza, że pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek wspomnianych pracowników, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. "W takim przypadku o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika papierowo lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku" - przekazał resort.

Nowelizacja wprowadziła do Kodeksu pracy okazjonalną pracę zdalną, wykonywaną maksymalnie do 24 dni w roku na wniosek pracownika. Wymiar 24 dni "jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę we wspomnianym trybie" - czytamy w odpowiedzi.

Jak podkreśliło jednak MRiPS, "wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia".

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zwróciło uwagę, że pracodawca może polecić, bez uzgodnienia z pracownikiem, wykonywanie pracy zdalnej:

- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, - w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).

Zaznaczono przy tym, że "takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej".

Nowe przepisy dopuszczają zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej. Warunkiem jest jednak, że wcześniej nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin). "Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego (lub regulaminu)" - czytamy w odpowiedzi.

Pracodawca może w każdym momencie cofnąć pracownika w przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia. Cofnięcie powinno nastąpić z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze) - zaznaczył resort rodziny.

Z kolei w przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia "każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy".

"Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku" - wyjaśniło ministerstwo. Co ważne, uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie jednak mogło dotyczyć pracowników wykonujących pracę zdalną na swój - wiążący dla pracodawcy - wniosek. Wyjątkiem może być sytuacja, w której dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jak wyjaśniono, szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej - oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu - będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin. Co ważne, kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.

"W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych" - poinformowało MRiPS.

Obowiązkowe pokrycie kosztów będzie dotyczyło wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. "Nie obejmuje ono zatem kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu)" - zaznaczyło ministerstwo.

Zgodnie z nowymi przepisami, bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej - pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Ministerstwo rodziny wskazało, że to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, "co oznacza, że pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać".

Resort zwrócił przy tym uwagę, że pracodawca ma obowiązek pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej - jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Według ministerstwa rodziny "gdyby pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia".