Umowa wynajmu mieszkania – co zawiera, gdzie ją zgłosić, kiedy można ją wypowiedzieć

● Umowa najmu nie musi mieć formy pisemnej – z prawnego punktu widzenia najem działa nawet wtedy, gdy strony zawarły umowę najmu ustnie. ● Najistotniejszymi elementami umowy najmu jest określenie jej przedmiotu oraz należnego czynszu. ● Od dochodów z najmu należy zapłacić podatek; można wybrać najkorzystniejszą z kilku form opodatkowania.

Umowa wynajmu mieszkania to prawna forma porozumienia między dwiema stronami, w której wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy do używania lokal mieszkalny, z kolei najemca bierze na siebie obowiązek płacenia ustalonego z góry z wynajmującym czynszu, przy czym nie muszą to być pieniądze (strony mogą umówić się na innego rodzaju świadczenia). Umowa może być zawarta na określony z góry czas lub obowiązywać bezterminowo. 

Szczegółowo kwestie najmu mieszkania reguluje Kodeks cywilny, a umowa może być ważna mimo braku formy pisemnej. Oznacza to, że umowa najmu ogólnego nie tylko nie musi być zawarta w formie potwierdzonej przez notariusza, ale też najem funkcjonuje nawet, jeżeli umowa została zawarta ustnie, chociaż wtedy w razie sytuacji spornych trudniej wykazać fakt jej istnienia (dowodem mogą być wówczas np. dowody wpłat z tytułu czynszu). 

Najem może dotyczyć zarówno całego domu lub mieszkania, jak też ich części, np. pokoju. Umowa najmu nie musi też wcale dotyczyć nieruchomości – jej przedmiotem może być dowolna rzecz.

W przypadku gdy wynajmujących jest więcej niż jeden (np. gdy wynajmujemy pokoje w mieszkaniu kilku różnym najemcom) w grę wchodzą trzy rozwiązania:

– jedna umowa najmu podpisywana z każdym z najemców, – oddzielna umowa z każdym z najemców, – umowa z jednym z najemców, która dopuszcza możliwość podnajmu (dalszego wynajęcia).

Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa najmu mieszkania lub lokalu na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli nie zachowano tej formy, uznaje się, że umowa obowiązuje na czas nieokreślony. 

Minimalny wymagany przez prawo zakres przedmiotowy umowy najmu to określenie przedmiotu umowy oraz czynszu, jednak przyjęło się, że dla jak najbardziej precyzyjnego opisu stanu rzeczy i możliwie najlepszej ochrony interesów obydwu ze stron, zawarta na piśmie umowa powinna zawierać: 

– miejsce i czas jej zawarcia, – informację o stronach umowy oraz dane wynajmującego oraz najemcy (imię nazwisko, adres, seria i numer dowodu osobistego, a w przypadku jeżeli którąś ze stron jest firma – jej nazwa, adres siedziby, KRS, NIP oraz REGON), – dokładne określenie przedmiotu najmu (w przypadku mieszkania – jego adres, powierzchnia, liczba pomieszczeń, opis wyposażenia; powinno się tu znaleźć także oświadczenie wynajmującego dotyczące tego, że jest on właścicielem mieszkania lub ma inny tytuł prawny do dysponowania nim), – zobowiązanie się wynajmującego do oddania najemcy rzeczy do używania na określony czas lub na czas nieoznaczony, – zobowiązanie się najemcy do zapłaty czynszu w zamian za korzystanie z lokalu oraz jego utrzymania w odpowiednim stanie technicznym, – ustaloną wysokość czynszu oraz ew. innych opłat, a także terminy i sposoby ich regulowania; umowa powinna również precyzować, która ze stron i w jakiej formie ponosi koszty związane z opłatami eksploatacyjnymi, – określenie czasu trwania umowy lub informację o tym, że zostaje ona zawarta na czas nieokreślony, – ustanowienie ew. kaucji zabezpieczającej (nie może ona przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu), – warunki wypowiedzenia umowy, – dodatkowe prawa i obowiązki najemcy oraz wynajmującego, – podpisy stron.

Sporządzoną na piśmie umowę wynajmu mieszkania warto uzupełnić o tzw. protokół zdawczo-odbiorczy, czyli dokument, w który strony określają stan techniczny oraz stopień zużycia lokalu i znajdującego się w nim wyposażenia, a także stan liczników. Protokół taki stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.

Umowa zawarta na czas określony przestaje obowiązywać ostatniego dnia okresu, na jaki została zawarta. Strony mogą zastrzec okres wypowiedzenia, jednak jeżeli umowa jest na czas nieokreślony, a okres wypowiedzenie nie został sprecyzowany, to każda ze stron ma możliwość wypowiedzenia najmu: 

– gdy czynsz jest płatny w dłuższych odstępach czasu niż miesiąc – najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego, – gdy czynsz jest płatny miesięcznie – z miesięcznym wyprzedzeniem na koniec miesiąca kalendarzowego, – gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu – na trzy dni naprzód, – gdy najem jest dzienny – na jeden dzień naprzód.

Wypowiedzenie umowy powinno nastąpić w formie pisemnej. 

Inną okolicznością, w której może nastąpić zakończenie umowy najmu, jest sytuacja gdy zdecydują się na to zgodnie obydwie ze stron – wówczas umowę rozwiązać można w dowolnym momencie, na jaki umówią się wynajmujący z najemcą. 

W szczególnych wypadkach, które precyzuje ustawa o ochronie praw lokatorów, właściciel może wypowiedzieć umowę z miesięcznym wyprzedzeniem – dotyczy to sytuacji, w których lokator używa mieszkania w sposób sprzeczny z umową lub zaniedbuje obowiązki, dopuszczając do powstania szkód oraz (po spełnieniu dodatkowych przesłanek) gdy zwleka z zapłatą czynszu lub innych opłat za używanie lokalu co najmniej za trzy pełne okresy płatności.

Umowa najmu okazjonalnego to szczególna forma najmu mieszkania. Choć ma ona tę samą moc prawną, co zwykła umowa najmu, to w maksymalny sposób chroni interesy właściciela i ogranicza jego ryzyko związane z nierzetelnymi najemcami, którzy – mimo wypowiedzenia najmu – nie chcieliby opuścić mieszkania. Procedura jej zawarcia jest nieco bardziej skomplikowana, jednak wielu wynajmujących oczekuje od najemców gotowości do jej podpisania. 

Nie musi być zawarta w obecności notariusza, wymaga jednak załączenia aktu notarialnego, w którym najemca oświadcza, że jest gotowy dobrowolnie poddać się egzekucji w zakresie opróżnienia i wydania lokalu. Koszt sporządzenia takiego dokumentu u notariusza to ok. 300-400 zł. 

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego łagodzi działanie ustawy o ochronie praw lokatorów, choć jej nie wyłącza. Jej działanie dotyczy: 

– zniesienia ochrony lokatora przed eksmisją w razie braku woli opuszczenia mieszkania po zakończeniu najmu, – zwiększonej skuteczności w przypadku eksmisji, – wyłączenia konieczności zapewnienia lokalu socjalnego eksmitowanym lokatorom.

Zwykła umowa najmu co do zasady nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego, obowiązek taki dotyczy tylko umów najmu okazjonalnego. Wynajmujący ma na to 14 dni i tylko pod warunkiem jej zgłoszenie w urzędzie skarbowym najem okazjonalny dojdzie do skutku.

Podatek od zysków z najmu jest deklarowany w zależności od formy opodatkowania, którą wybierze wynajmujący:

– na formularzu PIT-36 w części D jako „najem lub dzierżawa” – w przypadku najmu prywatnego nie rozliczanego ryczałtem ewidencjonowanym, a więc opodatkowanego na zasadach ogólnych według skali podatkowej 17,75 proc. lub 32 proc. (warto pamiętać, że podatnik jest zobowiązany do samodzielnego rozliczenia podatku w ciągu roku i odprowadzania do 20. dnia każdego miesiąca zaliczek na podatek dochodowy), – na formularzu PIT-36 w części D jako „pozarolnicza działalność gospodarcza” – w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, – na formularzu PIT-28 – gdy najem prywatny rozliczany jest ryczałtem ewidencjonowanym 8,5 proc. lub 12,5 proc. od nadwyżki przychodów ponad 100 tys. zł (ta forma opodatkowania wymaga złożenia pisemnego oświadczenia we właściwym urzędzie skarbowym).

Jeżeli fiskus dowie się o nieujawnionych dochodach z najmu, wynajmującemu grozi  konieczność zapłacenia zaległego podatku z odsetkami za zwłokę oraz grzywny z Kodeksu karnego skarbowego.

Akty prawne: Kodeks cywilny, Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego