Okulary dla pracownika – komu się należą, w jakiej kwocie i jak często

● Okulary dla pracownika zapewnia pracodawca, jeśli pracownik pracuje przy komputerze przez min. cztery godziny dziennie, a o konieczności ich noszenia zadecydował lekarz medycyny pracy podczas badania kontrolnego. ● Przepisy nie regulują kwoty ani częstotliwości refundacji okularów dla pracownika. Odpowiednie zapisy powinny znajdować się w wewnętrznym regulaminie zakładu pracy.

Okulary dla pracownika pracującego przy monitorze ekranowym ma obowiązek zapewnić pracodawca, jeśli lekarz medycyny pracy podczas badania kontrolnego wydał zaświadczenie, że pracownik potrzebuje ich podczas pracy przy komputerze. 

Na pracodawcy spoczywa w tej sytuacji obowiązek refundacji okularów korekcyjnych dla pracownika, jeśli korzysta on w pracy z monitora ekranowego przez minimum cztery godziny dziennie, czyli przez połowę czasu pracy. 

Kwestię dofinansowania okularów dla pracownika reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe:

„Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego”.

O obowiązku zapewnienia okularów korekcyjnych dla pracownika mówi także art. 237 Kodeksu pracy: „Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”.

Aby otrzymać zwrot za okulary, pracownik musi wziąć fakturę za zakup okularów na swoje imię i nazwisko. Tę fakturę dostarcza pracodawcy, który dokonuje zwrotu określonej kwoty. Faktura powinna być zawsze wystawiana na osobę, która kupuje okulary, dlatego najczęściej jest to pracownik. Pracodawca jedynie refunduje koszt zakupu lub część kwoty. Jeśli jednak to pracodawca sam kupuje okulary dla pracownika, wtedy na fakturze znajdą się jego dane.

Przepisy nie precyzują, jak często pracownik może otrzymać refundację lub dopłatę do okularów. W praktyce najczęściej decydują o tym zapisy w wewnętrznych regulaminach zakładu pracy. Zazwyczaj zwrot wydatków na okulary dla pracownika następuje co cztery lata, bo tak często wykonywane jest badanie kontrolne pracowników pracujących przy komputerach. 

Jeśli pracownik podejrzewa, że pogorszył mu się wzrok z powodu pracy przy monitorze komputera, może wystąpić do pracodawcy o skierowanie na okresowe badanie okulistyczne przed upływem czterech lat. Jeśli lekarz wyda zaświadczenie, że powinien pracować w okularach, należy mu się ich refundacja.

Przepisy nie regulują także kwoty, jaką pracodawca musi zwrócić pracownikowi za zakup okularów. Odpowiednie zapisy znajdują się najczęściej w wewnętrznym regulaminie pracy, a kwota za okulary dla pracownika wypłacana przez pracodawcę to np. 300 zł. Regulamin zazwyczaj zawiera także informację, czy refundacja okularów dla pracownika obejmuje całe okulary, czy np. tylko szkła korekcyjne. 

Jeżeli kwota, którą pracodawca zamierza zwrócić pracownikowi za zakup okularów korekcyjnych, jest zbyt niska i uniemożliwia ich zakup, pracownik może wystąpić do sądu o odszkodowanie z powodu uszczerbku na zdrowiu spowodowanego pracą przy monitorze ekranowym bez okularów zaleconych przez lekarza medycyny pracy. 

Zgodnie z najnowszą interpretacją prawną, pracodawca nie może odliczyć VAT z zakupu okularów dla pracownika, ponieważ to nie on będzie z nich korzystać, tylko jego pracownik. 

Kwota zwrotu za okulary dla pracownika zwolniona jest od podatku dochodowego, ponieważ obowiązek zapewnienia okularów pracownikom, którzy ich wymagają do pracy przy komputerze, wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Pracodawca może zaliczyć zwrot kwoty zakupu okularów dla pracownika do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ jest to świadczenie obowiązkowe na rzecz pracownika i wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

Akty prawne: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973), art. 237(6) Kodeksu pracy, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 lutego 2014 r., sygn. IPPP3/443-1068/13-4/MKw