Aneks do umowy o pracę – czym jest i jak go napisać? Co można nim zmienić?

● Aneks do umowy umożliwia zmianę umowy o pracę bez konieczności zawierania nowej umowy. ● Może on zmieniać wszelkie zapisy umowy, o ile pozostaną zgodne z prawem pracy. ● Aneks wymaga formy pisemnej i po podpisaniu staje się integralną częścią umowy. ● Zmiana wysokości wynagrodzenia bez aneksu jest możliwa jedynie, gdy w umowie wynagrodzenie to jest określone opisowo, a nie kwotowo.

Uprawnienia i obowiązki pracowników oraz pracodawców reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. W kodeksie tym znajdują się również przepisy dotyczące treści zawieranych umów o pracę oraz zasad dokonywania zmian.

Kodeks pracy w art. 29 wskazuje wszystkie obowiązkowe elementy umowy o pracę. Oprócz standardowych danych, jak strony umowy, rodzaj umowy i data jej zawarcia, w umowie o pracę muszą znaleźć się także informacje o:

– rodzaju pracy, – miejscu wykonywania pracy, – wynagrodzeniu za pracę z wyszczególnieniem jego składników, – wymiarze czasu pracy, – terminie rozpoczęcia pracy.

Raz zawarta umowa o pracę może podlegać późniejszym zmianom. Zmiana któregokolwiek z tych zapisów wymaga jednak od pracodawcy przygotowania i wręczenia pracownikowi aneksu do umowy o pracę. Formalnie aneks ten stanowi nowy dokument o zmianie warunków umowy o pracę na mocy porozumienia stron.

Podpisanie aneksu do umowy o pracę umożliwia wniesienie do niej zmian bez konieczności zawierania nowej umowy. Zmiany te mogą zostać wniesione w dowolnym momencie, zawsze wymagają jednak akceptacji pracownika – w przeciwnym razie nie dochodzą one do skutku.

Aneks do umowy o pracę powinien zostać zawarty w formie pisemnej, w dwóch kopiach – po jednej dla każdej ze stron. Jego forma nie jest precyzyjnie określona przepisami, jednak w aneksie nie może zabraknąć:

– daty i miejsca zawarcia aneksu, – stron umowy, – wskazania umowy o pracę, której dotyczy aneks, oraz czasu jest obowiązywania, – opisu zmienianych elementów, – zastrzeżenia, że nieuwzględnione w aneksie zapisy umowy pozostają bez zmian, – podpisów i pieczątek obu stron.

Z chwilą podpisania aneksu przez obie strony staje się on integralną częścią umowy o pracę, której dotyczy.

Z propozycją zmiany zapisów umowy o pracę może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik. Na jego mocy możliwe jest dokonanie zmian wszystkich najważniejszych zapisów umowy, w tym:

– stanowiska i rodzaju pracy, – wysokości wynagrodzenia za pracę, – wymiaru czasu pracy, np. zmiany z pełnego etatu na pół etatu, – miejsca wykonywania pracy.

Aneksem nie można jedynie wprowadzać zapisów niezgodnych z prawem pracy, na przykład wydłużać czasu obowiązywania umowy na czas określony ponad maksymalny limit 33 miesięcy czy skracać ustawowych okresów wypowiedzenia.

Termin wejścia w życie zmian określonych aneksem jest dowolnie uzgadniany przez strony umowy. Wprowadzane zmiany mogą tym samym być zarówno bezterminowe, jak też obowiązywać na czas określony – a więc być wprowadzane jedynie czasowo.

Informacja o wysokości wynagrodzenia wraz z wyszczególnionymi składnikami tego wynagrodzenia jest jednym z najważniejszych zapisów w każdej umowie o pracę. Jego zmiana wymaga przedłożenia pracownikowi aneksu do umowy, bez względu na to, czy jest związana z innymi zmianami, np. rodzaju pracy.

Od obowiązku tego istnieje jeden wyjątek. Jest nim sytuacja, w której wynagrodzenie pracownika nie zostało określone kwotowo, ale opisowo, np. jako powiązane z aktualną, ustawową kwotą wynagrodzenia minimalnego albo przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce. 

Wówczas pracodawca nie musi sporządzać aneksu do umowy z pracownikiem przy każdej zmianie wynagrodzenia. Wystarczy, aby poinformował pracownika o czekających go zmianach związanych np. z podniesieniem kwoty wynagrodzenia minimalnego.