ZAP 3 – jak i kiedy aktualizować swoje dane w urzędzie skarbowym?

● ZAP-3 to formularz służący aktualizacji danych osobowych w urzędzie skarbowym. ● ZAP-3 przeznaczony jest dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. ● ZAP-3 można złożyć osobiście w urzędzie, listownie lub przez Internet. ● Składanie ZAP-3 nie jest obowiązkowe przy zmianie adresu zameldowania lub zmianie nazwiska.

Obowiązek składania formularzy aktualizacyjnych ZAP-3 wynika z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników z późniejszymi zmianami.

Aktualny wzór formularza ZAP-3 ustalony został rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 19 lipca 2021 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających.

Formularz ZAP-3 dawniej znany był pod nazwą formularza NIP-3. Służy on do dokonywania zmian swoich danych zgłoszonych do urzędu skarbowego. Za pomocą ZAP-3 zmieniać można m.in. adres zamieszkania, dane kontaktowe lub numer rachunku bankowego, na który urząd skarbowy będzie mógł np. dokonać zwrotu nadpłaconego podatku. 

Formularz aktualizacyjny ZAP-3 dotyczy osób fizycznych będących podatnikami i nieprowadzących działalności gospodarczej. Chodzi o osoby, dla których identyfikatorem podatkowym jest ich numer PESEL. 

Osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą albo z innego powodu posługują się numerem NIP, np. są zarejestrowanym podatnikiem VAT, aktualizacji swoich danych w urzędzie skarbowym powinny dokonać na formularzu NIP-7 lub przez złożenie wniosku CEIDG-1 do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. 

Wypełniając formularz ZAP-3 należy kolejno podać następujące informacje:

– numer PESEL oraz wskazać urząd skarbowy, do którego kierowany jest formularz, – dane identyfikacyjne, – aktualny adres miejsca zamieszkania, – dane kontaktowe: numer telefonu oraz adres email, – aktualny numer rachunku bankowego, – podpis.

Nie wszystkie dane są obowiązkowe – możliwe jest na przykład niepodawanie swojego adresu email.

Wypełniony formularz ZAP-3 złożyć należy do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. Można to zrobić na kilka sposobów:

– osobiście w urzędzie skarbowym, – wysyłając formularz do urzędu skarbowego listem poleconym, – przez Internet.

Złożenie formularza ZAP-3 online, bez wychodzenia z domu, jest możliwe w serwisie e-Urząd Skarbowy. Niezbędne do tego będzie posiadanie Profilu Zaufanego lub e-dowodu osobistego, czyli dowodu wydanego po 4 marca 2019 roku. 

Formularz ZAP-3 można uzyskać w każdym urzędzie skarbowym, a także przez Internet na stronie podatki.gov.pl.

W przypadku formularzy dostępnych w Internecie należy zwrócić uwagę, czy planuje się je drukować, czy składać elektronicznie. Na stronie podatki.gov.pl można znaleźć zarówno formularze do druku, jak i formularze do przesłania za pomocą systemu e-Deklaracje.

Na podatniku ciąży obowiązek aktualizowania swoich danych w urzędzie skarbowym. Zmiana danych identyfikacyjnych powinna być zgłaszana na bieżąco, osób fizycznych nie obejmuje jednak w tym zakresie żaden konkretny termin.

Obowiązek aktualizacji danych w urzędzie skarbowym nie obejmuje natomiast w ogóle zmiany adresu zameldowania. Dzieje się tak, ponieważ zmianę tę zgłasza się w urzędzie gminy, a urząd skarbowy otrzymuje ją z rejestru numerów PESEL. 

Do urzędu skarbowego powinna być natomiast zgłaszana zmiana adresu zamieszkania, jeżeli będzie on inny niż adres zameldowania. Niekoniecznie wymaga to jednak złożenia formularza ZAP-3. Zmianę tę można bowiem zgłosić również podając aktualne dane w składanym rocznym zeznaniu podatkowym, np. PIT-37. Zeznania te każdy podatnik składa raz do roku – dokładny termin zależy od wysokości dochodów i rodzaju formularza.

Składanie formularza ZAP-3 nie jest także wymagane w przypadku zmiany nazwiska. Zmiana nazwiska jest bowiem automatycznie odnotowywana w rejestrze PESEL, do którego urząd skarbowy ma dostęp. 

Akt prawny: Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników; Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 19 lipca 2021 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających