Komisja socjalna w zakładzie pracy – kompetencje i zasady funkcjonowania

● Komisja socjalna to organ powoływany w celu zarządzania środkami z ZFŚS. ● Kompetencje komisji socjalnej ustalane są na podstawie regulaminu komisji socjalnej, który jest tworzony na podstawie Regulaminu ZFŚS. ● W skład komisji socjalnej wchodzi zwykle osoba reprezentująca pracodawcę, członek związku zawodowego oraz kandydaci zgłoszeni przez pracowników. ● Po każdym posiedzeniu komisji socjalnej przygotowywany jest protokół z tego posiedzenia. 

Regulamin komisji socjalnej określa jej skład, tryb powoływania członków oraz zadania i zasady działania tego organu, a jest tworzony na podstawie Regulaminu ZFŚS. Powołanie do komisji socjalnej mogą otrzymać osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy, osoby działające w imieniu związku zawodowego oraz kandydaci zgłoszeni przez pracowników.

W regulaminie komisji socjalnej powinny się znaleźć następujące informacje:

– w jaki sposób powoływana jest komisja socjalna, – jak odwoływani są członkowie komisji, – jaka jest liczba członków komisji socjalnej, – ile trwa kadencja powołanych członków komisji, – w jaki sposób jest wybierany przewodniczący, – jak często będą odbywały się spotkania komisji, – jak powinien wyglądać przebieg posiedzenia, – jaki jest zakres kompetencji komisji socjalnej.

Regulamin komisji socjalnej powinien określać zakres jej kompetencji, do których najczęściej należą:

– zbieranie i rejestrowanie wniosków o przyznanie świadczeń oraz innych dokumentów, w tym weryfikowanie ich poprawności, – wstępna kwalifikacja wniosków, – przygotowywanie protokołu z posiedzeń komisji socjalnej, – przedstawianie pracodawcy i związkom zawodowym (jako organom przydzielającym świadczenia) rekomendacji w zakresie przyznania bądź nieprzyznania świadczeń, – przyznawanie świadczeń (pod warunkiem, że regulamin funduszu nadaje komisji socjalnej taką rolę), – informowanie pracowników o decyzjach podjętych na podstawie złożonych przez nich wniosków, – nadzorowanie wypłaty świadczeń, – określanie sposobu podziału i wypłat środków funduszu, – modyfikacja zapisów w regulaminie ZFŚS, – realizacja polityki socjalnej zakładu pracy.

W skład komisji socjalnej wchodzą przedstawiciele związku zawodowego, jeżeli taki jest utworzony w przedsiębiorstwie. Rola związków zawodowych w decydowaniu o wydatkach z ZFŚS jest duża, gdyż w świetle przepisów prawa (art. 27 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych) przyznanie świadczenia wymaga porozumienia między przedstawicielem związku zawodowego a osobą reprezentującą pracodawcę. Zakładowa organizacja związkowa ma również prawo ustalać wraz z pracodawcą Regulamin ZFŚS. 

Protokół z posiedzenia komisji socjalnej powinien zawierać informacje czego dotyczyło posiedzenie oraz jaki był jego rezultat. Nie można również zapomnieć o umieszczeniu w protokole daty posiedzenia komisji oraz wyszczególnieniu obecnych osób. W protokole musi znaleźć się również deklaracja, czy poruszane przez komisję kwestie były zgodne z Regulaminem ZFŚS, a jeśli nie, powinien być określony powód tej niezgodności. Protokół z posiedzenia komisji socjalnej musi być podpisany przez wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu oraz zatwierdzony przez przewodniczącego komisji.

Protokoły powinny być przechowywane w dokumentacji komisji socjalnej lub w dziale księgowości.