Zgodnie z ustawą pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Urlopu niewykorzystanego do końca roku należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Wyjątek dla urlopu na żądanie
Ta data nie dotyczy urlopu na żądanie, który można wziąć cztery razy w roku. Jeśli pracownik nie wykorzysta tych dni do końca roku, nie przechodzą one na kolejny.
Według orzecznictwa Sądu Najwyższego pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy nawet wtedy, gdy ten nie wyraża na to zgody. Natomiast nieudzielenie pracownikowi urlopu jest wykroczeniem z Kodeksu pracy zagrożonym grzywną od tysiąca do nawet 60 tysięcy zł.
Nieprawidłowości z udzielaniem urlopów
Jak poinformowała PAP Państwowa Inspekcja Pracy, w ciągu ostatnich sześciu lat wpłynęło blisko 7 tys. skarg dotyczących problematyki urlopów wypoczynkowych. Najwięcej było ich w 2021 r., a najmniej - w 2023 r. Z kolei do końca lipca 2026 r. zarejestrowano około 800 skarg, co stanowi 54 proc. liczby skarg odnotowanych w poprzednim roku.
Zgłoszenia dotyczą przede wszystkim nieprawidłowości związanych z udzielaniem urlopów wypoczynkowych ().
Naruszenia dotyczyły najczęściej obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, a także nieprawidłowości związanych z udzielaniem tzw. urlopu na żądanie.
Udzielanie urlopów zgodnie z planem
Inspekcja wskazała, że od 2021 r. odsetek skarg uznawanych w całości lub w części za zasadne utrzymuje się na poziomie około 30 proc. W 2026 r. udział skarg uznanych za zasadne wynosi niemal 20 proc., przy czym ponad 16 proc. zgłoszeń pozostaje w toku rozpatrywania.
PIP podkreśliła, że wyrazem realizacji prawa do odpoczynku jest udzielanie go zgodnie z planem urlopów. Niemniej dopuszczono możliwość nieustalania wskazanego instrumentu organizacyjnego u pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także u pracodawców, u których co prawda zakładowa organizacja związkowa działa, ale wyraziła zgodę na jego nieustalanie. Wówczas termin urlopu wypoczynkowego pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem.
Urlop na żądanie, ze względu na swoją specyfikę oraz szczególne uregulowanie, pozostaje poza planem urlopów.
Trzyletni termin przedawnienia roszczenia
PIP przypomniała jednocześnie, że 30 września rozpoczyna bieg trzyletni termin przedawnienia roszczenia o udzielenie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego tzw. "w naturze" Urlop zaległy powinien być wykorzystany przed urlopem bieżącym. Oznacza to - jak wyjaśniła PIP - że jeżeli pracownik dysponuje zarówno urlopem zaległym, jak i bieżącym, to udzielane dni urlopowe ujmuje się w pierwszej kolejności z urlopu zaległego, aż do jego całkowitego wykorzystania, chyba że roszczenie o jego udzielenie uległo już przedawnieniu.