Zaległy urlop – do kiedy trzeba wykorzystać? Czy zaległy urlop może przepaść?

● Zaległy urlop to urlop niewykorzystany w poprzednim roku kalendarzowym. ● Aby uniknąć ewentualnej grzywny, w interesie pracodawcy jest, żeby pracownik wykorzystał zaległy urlop do 30 września kolejnego roku. ● Zaległy urlop nie przepada przez trzy lata od roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo. ● Zgodnie z ustawą covidową, pracodawca ma prawo nakazać pracownikowi wykorzystanie zaległego urlopu we wskazanym przez siebie terminie i w wymiarze 30 dni, a pracownik jest zobowiązany wyrazić na to zgodę.

Zaległy urlop to niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku. Zgodnie z Kodeksem pracy niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok i w interesie pracodawcy jest, żeby pracownik wykorzystał go do końca września. 

Art. 168 Kodeksu pracy precyzuje, że zaległy urlop trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym urlop miał być pierwotnie wykorzystany. Oznacza to, że najpóźniej 30 września pracownik powinien rozpocząć zaległy urlop. Pracodawca może też sam zadecydować o terminie, w którym pracownik ma iść na zaległy urlop, tak by po tej dacie jego pracownicy nie mieli już zaległych urlopów. 

Konsekwencje niewykorzystania zaległego urlopu do 30 września ponosi pracodawca. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy zostanie to potraktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Za niewykorzystany do końca września zaległy urlop pracownika pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Ile dni zaległego urlopu można wykorzystać? Kodeks pracy tego nie reguluje, jednak w 2021 roku z powodu pandemii COVID-19 pracodawca może skorzystać z zapisów ustawy antycovidowej, które precyzują dokładny limit dni urlopu zaległego, na jaki pracodawca może wysłać swojego pracownika w terminie wskazanym przez siebie bez konieczności wyrażenia na to zgody przez pracownika.

ZOBACZ >> Wczasy pod gruszą - kiedy można dostać dofinansowanie do urlopu?

W czasie pandemii warunki udzielania pracownikom zaległego urlopu precyzuje ustawa covidowa. Art. 15 ustawy o COVID-19 mówi, że pracodawca ma prawo udzielić pracownikowi do 30 dni zaległego urlopu wypoczynkowego w wybranym przez siebie terminie, z pominięciem planu urlopów i – co ważne – bez zgody pracownika. Jeśli pracownik ma więcej dni zaległego urlopu, pracodawca nie może sam ustalić, kiedy pracownik musi tę różnicę wykorzystać, jeśli ten nie wyraża zgody na dłuższy urlop. Pracodawcę obowiązuje limit 30 dni, a urlop nadal musi być udzielony najpóźniej do 30 września roku następnego, tak jak stanowi Kodeks pracy.

Czy niewykorzystany do 30 września zaległy urlop przepada? Nie, pracownik nie traci prawa do wykorzystania zaległego urlopu przez trzy lata od dnia, kiedy powstał. Termin 30 września jest wiążący dla pracodawcy, który - jeśli nie dopilnuje, by jego pracownicy wykorzystali zaległe dni urlopowe w tym czasie - w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może zapłacić grzywnę.

Jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy na czas określony lub jest w trakcie wypowiedzenia umowy przez pracodawcę, musi wykorzystać przysługujący mu w danym roku urlop w czasie trwania umowy lub w okresie wypowiedzenia. Art. 155[1] Kodeksu pracy precyzuje, że w tym przypadku pracownikowi przysługuje urlop „w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze”. Oznacza to, że pozostały urlop pracownik może wykorzystać u nowego pracodawcy. 

Jeśli wykorzystał więcej dni urlopowych, niż okres przewidziany w tej sytuacji u kolejnego pracodawcy otrzyma urlop w niższym wymiarze czasu. Nie dotyczy to jednak zaległego urlopu. W okresie wypowiedzenia pracodawca może nakazać pracownikowi wykorzystanie go w całości, a ten nie może się na to nie zgodzić.

Jeśli po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracownikowi pozostanie niewykorzystany urlop, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ekwiwalent urlopowy. Dotyczy to wyłącznie sytuacji, kiedy pracownik nie będzie już pracował dla danego pracodawcy. W przeciwnym wypadku, jeśli pracownik ma zaległy urlop, nie otrzymuje ekwiwalentu urlopowego, tylko wykorzystuje urlop.

Jak obliczyć należny ekwiwalent za urlop? Można to zrobić za pomocą dostępnych w internecie kalkulatorów ekwiwalentu za urlop lub samodzielnie. Aby samodzielnie obliczyć ekwiwalent pieniężny za urlop, trzeba zastosować współczynnik ekwiwalentu obowiązujący w danym roku kalendarzowym (także w przypadku urlopu zaległego z poprzedniego roku stosuje się ekwiwalent z roku, w którym się go wypłaca). Bierze on pod uwagę średnią liczbę dni pracujących w miesiącu i łączną liczbę dni wolnych od pracy (weekendy i święta). 

Współczynnik ekwiwalentu urlopowego w 2021 roku oblicza się więc następująco: 365 dni w roku – (52 niedziele + 52 soboty + 9 dni świątecznych wolnych od pracy), to daje 252 dni pracujące. Następnie należy podzielić 252 przez 12 miesięcy i otrzymujemy współczynnik ekwiwalentu za urlop. W 2021 roku wynosi on 21. 

Następnie podstawę wymiaru ekwiwalentu (przeciętnego wynagrodzenia) dzieli się przez współczynnik i przez liczbę godzin, które pracownik ma do przepracowania na dobę. W ten sposób otrzymujemy ekwiwalent za jedną godzinę niewykorzystanego urlopu. Po przemnożeniu tego wyniku przez liczbę godzin zaległego urlopu otrzymujemy kwotę ekwiwalentu za urlop. 

Akty prawne: Kodeks pracy; Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 1842: Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych