Duże zmiany w Kodeksie pracy. Ministerstwo wyjaśnia kluczowe kwestie

Jak wyjaśniło ministerstwo, nowe przepisy nie wykluczają możliwości wykonywania obowiązków w ramach pracy zdalnej z kilku różnych miejsc. Muszą być one jednak wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

Resort odpowiedział też na pytanie, czy pracownik może wykonywać pracę zdalną np. z kawiarenki internetowej. Jak podkreślił resort, strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę. Co ważne, przepisy nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, czyli bez uzgodnienia z pracodawcą.

Wniosek dotyczący pracy zdalnej jest wiążący dla pracodawcy w pewnych przypadkach. Wśród nich resort wymienił wnioski złożone przez:

- pracownicę w ciąży, - pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, - pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, - pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin w ramach programu "Za życiem", zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, - pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, - pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Oznacza to, że pracodawca musi uwzględnić wniosek otrzymany od takich osób, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. "W takim przypadku o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika papierowo lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku" - tłumaczy ministerstwo.

W pewnych przypadkach pracodawca może również polecić, a nie uzgodnić z pracownikiem, wykonywanie pracy zdalnej. Jak podał resort rodziny, pracodawca ma taką możliwość w określonych sytuacjach:

- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, - w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).

Pracodawca nie może jednak zlecić takiej pracy, jeżeli pracownik nie ma odpowiednich warunków lokalowych i technicznych. Przed zmianą formuły pełnienia obowiązków pracownik musi przekazać pracodawcy specjalne oświadczenie w tym zakresie.

Resort odpowiedział też na pytanie, w jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej.

Jak podał resort, porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin). "Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego (lub regulaminu)" - czytamy w wyjaśnieniach resortu.

Kolejną kwestią, jaką wyjaśniło ministerstwo, jest to, czy w każdym przypadku pracodawca może "cofnąć" pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej.

Jak wyjaśnił resort, jeżeli praca zdalna jest wykonana na podstawie omówionego wcześniej polecenia, pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Inaczej jest w przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia. "Każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku" - czytamy.

"W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie jednak mogło dotyczyć pracowników wykonujących pracę zdalną na swój – wiążący dla pracodawcy – wniosek, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika" - podał resort.

Jednak przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze).

Resort był również pytany, czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika np. za energię elektryczną.

"Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin" - podał resort.

Ministerstwo zwróciło uwagę, że w ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu trzeba będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Szczegóły dotyczące ustalania wysokości świadczeń pozostawiono natomiast do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.

Czytaj także: Pracodawca dorzuci się do rachunku za prąd. Oto możliwa kwota

Kolejnym pytaniem było, czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową. W odpowiedzi resort zaznaczył, że obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

"Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu)" - podkreślił resort.

Ministerstwo odniosło się też do kwestii, czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło. "Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać" - napisano.

Jak dodał resort, "pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu".

Resort odpowiedział też na pytania dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej, która może być wykonywana także okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Praca zdalna w tej formie znajdzie zastosowanie w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.

Ministerstwo wyjaśniło, czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną. "Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia" - czytamy.

Jak dodał resort, wymiar pracy zdalnej okazjonalnej nie jest uzależniony od wymiaru czasu pracy. "Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w ww. trybie" - napisano.

Resort odpowiedział także, czy pracownik zdalny może podlegać kontroli trzeźwości.

"Nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia" - czytamy.

Jak dodał, "co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia".

"Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia" - podkreślił resort.