Świadectwo pracy. Co powinno zawierać? Co robić, gdy pracodawca go nie wystawi?

● Pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy wraz zakończeniem jego umowy o pracę. ● Świadectwo pracy musi zostać wydane w ostatnim dniu, gdy pracownik posiada status pracownika. Za niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywna. ● Wzór świadectwa pracy i wykaz informacji, które powinno ono zawierać, załączony jest do Kodeksu pracy. ● Pracownik pracujący na umowę zlecenie może wnioskować jedynie o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu.

Obowiązek wystawiania świadectw pracy i tryb, w jakim powinno to się odbywać, reguluje art. 97- 99 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy. Przepisy te stanowią, że pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy pracownikowi wraz z zakończeniem jego pracy w oparciu o umowę o pracę. 

Świadectwo to może zostać wręczone osobiście lub przesłane na jego adres zamieszkania. Obowiązek, a co za tym idzie koszt dostarczenia świadectwa do pracownika, pozostaje zawsze po stronie pracodawcy.

Obowiązek wystawienia świadectwa pracy dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę, a więc zarówno umowy na czas nieokreślony, jak też umowy na czas określony, na czas próbny czy też na zastępstwo. 

Od września 2019 roku świadectwo pracy musi przy tym zostać wystawione w ostatnim dniu, w którym pracownik posiada jeszcze status pracownika. 

Należy o tym pamiętać, ponieważ według wcześniejszych przepisów pracodawca mógł wystawić świadectwo z opóźnieniem. Obecnie nawet jeżeli pracownik złoży ważne oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę z efektem natychmiastowym, pracodawca zobowiązany jest jeszcze tego samego dnia wystawić mu świadectwo pracy.

Za niewystawienie świadectwa pracy w terminie grozi grzywna w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł. O jej nałożeniu i wysokości decyduje w czasie kontroli upoważniony do tego organ, najczęściej Państwowa Inspekcja Pracy.

Pracownik może również wnioskować do swoich byłych pracodawców o wydanie mu duplikatów świadectw pracy. Przepisy nie wskazują przy tym terminu, w jakim pracodawcy ci są zobowiązani do wydania duplikatów.

Wyjątkiem od obowiązku wystawienia świadectwa pracy może być sytuacja, w której z przyczyn obiektywnych pracodawca nie był w stanie tego dnia go wystawić, np.  z powodu nieobecności w pracy osób upoważnionych do wystawienia i podpisania takiego świadectwa. 

Każdorazowo to pracodawca będzie jednak musiał wykazać przyczynę, dla której nie wystawił dokumentu w terminie, a świadectwo pracy zobowiązany jest wysłać pocztą lub dostarczyć pracownikowi w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu terminu.

Istnieje również wyjątek od obowiązku wystawienia świadectwa pracy w ogóle. Jest nim sytuacja, w której dana umowa o pracę wygaśnie i spełnione zostaną jednocześnie trzy warunki: - współpraca z pracownikiem jest kontynuowana; - najpóźniej w ciągu 7 dni pracodawca nawiązuje z nim nową umowę o pracę. - pracownik nie złożył wniosku o wystawienie mu świadectwa pracy.

Przepisy dokładnie wskazują, jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy. Obowiązujący wzór świadectwa pracy stanowi zarazem załącznik do Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Zgodnie z przepisami świadectwo pracy musi zawierać informacje m.in. o: - okresie lub okresach zatrudnienia u danego pracodawcy, - wymiarze czasu pracy pracownika, - zajmowanym stanowisku lub rodzaju wykonywanej pracy, - podstawie prawnej i trybie zakończenia stosunku pracy – rozwiązanie lub wygaśnięcie (w przypadku rozwiązania umowy należy zaznaczyć stronę, która je zainicjowała), - przysługujących i wykorzystanych urlopach, m.in. wypoczynkowym, - liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, - okresach nieskładkowych wypadających w danym okresie pracy, - zajęciach wynagrodzenia za pracę, - na żądanie pracownika – wysokości i składnikach otrzymywanego wynagrodzenia.

Należy pamiętać, że w przypadku dyscyplinarnego zwolnienia pracownika, np. z powodu jego nieusprawiedliwionego porzucenia pracy, informacja na ten temat zawsze znajdzie się w świadectwie pracy.

Pełny wykaz informacji, które muszą zostać zawarte w świadectwie pracy, znajduje się w załączonej do wzoru świadectwa pracy instrukcji jego wypełniania.

Istnieje możliwość dokonania sprostowania do wydanego świadectwa pracy. Sprostowanie takie jest możliwe, jeżeli pracownik w ciągu 14 dni od daty otrzymania świadectwa pracy uzna, że są w nim błędy. W takiej sytuacji przysługuje mu prawo do złożenia do pracodawcy wniosku o wydanie sprostowania.

Pracodawca, który otrzyma taki wniosek, musi w ciągu 7 dni: wydać nowe świadectwo pracy lub wydać pisemne zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku.

Jeżeli decyzja pracodawcy była negatywna, pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania tej decyzji odwołać się od niej do sądu pracy. Jeżeli sąd pracy przyzna rację pracownikowi, ten będzie mógł domagać się nie tylko zobowiązania pracodawcy do wystawienia poprawionego świadectwa pracy, ale także odszkodowania za błędnie wydane świadectwo. 

W wyjątkowych sytuacjach postanowienie sądu pracy może zastępować świadectwo pracy. Sytuacja taka może mieć miejsce na przykład wtedy, gdy pracodawca nie wydał pracownikowi świadectwa w terminie, a jego firma już nie istnieje. 

W przypadku pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie nie istnieje po jej zakończeniu obowiązek wystawienia świadectwa pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy obowiązek dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Pracownik zatrudniony na umowę zlecenie może jednak złożyć do pracodawcy wniosek o wydanie mu zaświadczenia o zatrudnieniu. Zaświadczenie takie będzie jednak wyłącznie potwierdzeniem faktu wykonywania pracy na rzecz danej firmy, nie będzie miało innych skutków prawnych. Na przykład nie wpłynie na wysokość stażu urlopowego.

Akty prawne: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy; Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy