Jednolite Pliki Kontrolne, z których przygotowaniem mierzą się małe podmioty gospodarcze, mogą zawierać dane pochodzące z faktur VAT, ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, dowodów magazynowych, ewidencji zakupów i sprzedaży VAT, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także ewidencji przychodów. Obszarów, które mogą zainteresować urząd skarbowy, jest zatem sporo. W dodatku 25 maja w życie weszło unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, czyli informacji, które na fakturach i w dokumentacji księgowej również się znajdują. Treści objęte nowymi przepisami pojawiają się w wielu innych plikach i dokumentach, a większość z nich przechowywana jest na komputerach służbowych.
Obowiązkiem przedsiębiorstw jest odpowiednie zabezpieczenie danych, co w dobie postępującej cyfryzacji wbrew pozorom nie jest proste. Szczególnie, że nadal wiele firm uważa, że problem ataków hakerskich ich nie dotyczy. Natomiast są one realnym zagrożeniem dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości. Jak wynika z raportu „Barometr Cyberbezpieczeństwa”, przeprowadzonego przez KPMG, w 2017 r. 82% firm w Polsce zanotowało co najmniej jeden cyberincydent. Ponadto w poprzednim roku aż 37% polskich przedsiębiorstw zadeklarowało wzrost lub znaczący wzrost liczby cyberataków, a jedynie 18% firm nie odnotowało w 2017 roku żadnego cyberataku. Warto zwrócić także uwagę na to, że zawodny bywa sprzęt firmowy, na którym dane są przetwarzane. Przyczyn awarii może być wiele – uszkodzenie urządzenia, błąd człowieka, jak również atak złośliwego oprogramowania. Czasem wystarczy zwykła usterka, by bezpowrotnie utracić niezbędne pliki.
W jaki sposób zatem poradzić sobie z nowelizacjami w prawie, aby nie przysporzyły wielu godzin dodatkowej pracy, jednocześnie unikając znaczących wydatków na zabezpieczenie infrastruktury IT? Na rynku dostępne są przydatne programy.
Jak szybko i sprawnie sporządzić JPK?
Rozwiązaniem umożliwiającym samodzielne, szybkie tworzenie Jednolitych Plików Kontrolnych jest, m.in. aplikacja Księgowość Online dostępna w ofercie T-Mobile. W zależności od potrzeb przedsiębiorcy i wybranej wersji pozwoli ona na zestawienie i wysłanie danych w formie plików: JPK_FA, JPK_VAT, JPK_PKPiR, JPK_MAG. Co istotne, program jest intuicyjny i ułatwia prowadzenie księgowości nawet początkującym. Platforma pozwala łatwo i szybko wystawiać faktury, wspiera zarządzanie magazynem czy prowadzenie ewidencji pracowników i ich wynagrodzeń. Rozwiązanie pomaga więc znacznie uprościć obsługę administracyjną firmy. Natomiast dostęp do zawsze aktualnej wersji aplikacji i wzorów pism pozwoli na sporządzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
W jaki sposób chronić dane zgodnie z RODO?
Dodatkową zaletą aplikacji Księgowość Online jest możliwość bezpiecznego przechowywania dokumentów, co pomoże sprostać nowym wymogom legislacyjnym. Zawiera ona ponadto 7 funkcjonalności ułatwiających przechowywanie danych osobowych oraz zarządzanie nimi, w tym m.in. rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, rejestr zgód na przetwarzanie danych oraz funkcję anonimizacji danych. Korzystając z programu, przedsiębiorcy mają pewność, że jest on dostosowany do rozporządzenia.
Prostym sposobem na przechowywanie danych w przestrzeni gwarantującej bezpieczeństwo w razie awarii czy kradzieży komputera jest także wykorzystanie najnowszej wersji pakietu biurowego Microsoftu, czyli Office 365, który jest dostępny w ofercie T-Mobile. Oprogramowanie udostępnia przedsiębiorcy 1 TB miejsca w chmurze, dzięki czemu może on zamieścić tam wiele plików i dokumentów bez konieczności inwestowania w nowe nośniki danych. Co więcej, osoba do tego uprawniona decyduje o tym do jakich materiałów będą mieli dostęp konkretni pracownicy. W ten sposób dane firmowe są cały czas chronione, nawet gdy komputer ulegnie zniszczeniu, a przedsiębiorstwo ma nad nimi pełną kontrolę. Na rozwiązaniu skorzystają przede wszystkim małe i średnie firmy, które nie dysponują dużymi środkami na inwestycje w strukturę IT.
Autor: Artykuł sponsorowany / Źródło: T-Mobile
Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock