Repertorium – co to jest? Co oznaczają sygnatury akt sądowych?

● Repertorium to rodzaj katalogu ułatwiającego znalezienie określonych informacji.  ● Do prowadzenia repertoriów zobowiązane są m.in. sądy, prokuratury, notariusze, komornicy oraz tłumacze przysięgli. ● Wpisy w repertorium najczęściej zawierają wykaz prowadzonych spraw oznaczanych sygnaturami. ● Repertorium sądowe prowadzone jest w formie elektronicznej lub papierowej.

Repertorium to według definicji "spis rzeczy ułatwiający znalezienie potrzebnej informacji w jakimś zbiorze". Najczęściej spotykanym rodzajem repertorium jest repertorium sądowe - czyli rodzaj katalogu, w którym zapisuje się (ewidencjonuje) dane dotyczące rozpatrywanych spraw.

W praktyce repertorium jest rodzajem księgi stanowiącej wykaz określonych akt lub spraw. Oprócz wersji fizycznych - papierowych, coraz częściej standardem staje się prowadzenie repertoriów w wersji elektronicznej.

Obowiązek jego prowadzenia oraz rodzaj danych, które musi zawierać, nakładany jest na mocy obowiązujących przepisów. Do prowadzenia repertorium zobowiązane są m.in.:

● sądy, ● prokuratury,  ● tłumacze przysięgli, ● notariusze, ● komornicy.

Do prowadzenia repertoriów zobowiązane są wszystkie sądy: zarówno powszechne, jak też administracyjne, wojskowe czy Sąd Najwyższy. Stanowią one księgi, w których rejestruje się wszystkie wpływające do danego sądu sprawy.

Zarejestrowanie sprawy w sądzie następuje z chwilą zamieszczenia dotyczącego jej wpisu we właściwym repertorium. Wpis ten zwykle zawiera sygnaturę sprawy, po której sprawę tę można później odszukać.

Sygnatura sprawy to specjalne, urzędowe oznaczenie, unikalne dla każdej sprawy. Dzięki posługiwaniu się sygnaturami sądy oraz inne urzędy państwowe łatwiej i szybciej rozpoznają i znajdują właściwe akta.

Sygnatura akt wskazywana jest zawsze w pismach wysyłanych przez sąd, a także m.in. w protokołach i orzeczeniach sporządzanych w toku postępowania sądowego. Wskazanie sygnatury właściwej sprawy jest także konieczne przy prowadzeniu korespondencji z sądem, np. wysyłając odpowiedź na pismo sądowe.

Warto pamiętać, że jeśli rozpoznawanych jest kilka spraw łącznie, wówczas akta prowadzi się pod jedną sygnaturą. Jeżeli założone były wcześniej osobne akta, łączy się je i prowadzi pod sygnaturą akt sądowych założonych najwcześniej. Jeśli dojdzie zaś do rozłączenia spraw – zakłada się osobne akta sprawy wyłączonej.

Nadawane urzędowo sygnatury są oznaczeniami zawierającymi szereg informacji na temat danej sprawy. Z tego powodu ich budowa jest ściśle określona przepisami. Sygnatura akt sądowych składa się z:

● cyfry rzymskiej – oznaczającej wydział sądu zajmującego się sprawą, ● cyfry arabskiej – oznacza sekcję (jeżeli wydział dzieli się na sekcje), ● oznaczenia repertorium zawierającego sprawę, ● numeru porządkowego, pod którym sprawa została zarejestrowana, ● dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone.

Prezes sądu może ponadto zarządzić dodatkowe oznaczenie w sygnaturze akt sprawy. Umieszczane jest ono wówczas na samym końcu, po oznaczeniu dotyczycącym roku założenia akt.

Oznaczenia repertoriów są różne w zależności od rodzaju sądu i typu sprawy. Przykładowo w sprawach cywilnych oznaczenia te najczęściej zaczynają się od litery C lub N, w sprawach gospodarczych: od litery G, zaś w sprawach karnych: od litery K. Przykłady oznaczeń repertorium w sygnaturze akt sprawy to m.in.:

● C – dla spraw cywilnych rozpoznawanych w procesie i wszczętych na skutek pozwu, ● Nc – dla spraw cywilnych rozpoznawanych w postępowaniu nakazowym, ● Ns – dla spraw cywilnych rozpoznawanych w postępowaniu nieprocesowym, ● Ns-Rej. KRS - dla spraw dotyczących wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego, ● Kw - dla spraw dotyczących rejestracji ksiąg wieczystych, ● Nkd – dla spraw nieletnich, w których zachodzi podejrzenie popełnienia czynu karalnego lub demoralizacji, ● WSNc – dla skarg nadzwyczajnych, ● GNs – dla spraw gospodarczych rozpoznawanych w postępowaniu nieprocesowym, ● W - dla spraw o wykroczenia, ● K – dla spraw karnych i karnych skarbowych.

Jak czytać sygnaturę akt sprawy? Przykładowo, jeżeli sygnatura sprawy to IX 2 GNs 123/22:

● IX - numer wydziału sądu zajmującego się daną sprawą, ● 2 - numer sekcji wydziału, ● GNs - oznaczenie repertorium spraw gospodarczych rozpoznawanych w postępowaniu nieprocesowym, ● 123 - numer sprawy zarejestrowanej w danym repertorium w danym roku, ● 22 - sprawę zarejestrowano w 2022 roku.

ZOBACZ TEŻ: Księga wieczysta – czym jest? Jakie dane zawiera i jak ją sprawdzić?

Do prowadzenia repertorium zobowiązani są również notariusze - w ich przypadku mówi się o repertoriach notarialnych. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości notariusz prowadzi repertorium A i repertorium P oraz inne księgi notarialne np. księgę depozytową i dziennik przesyłanych dokumentów.

Do repertorium A wpisuje się wszystkie czynności notarialne z wyjątkiem protestów. Do repertorium P wpisuje się natomiast tylko protesty weksli i czeków, czyli dokumentów notarialnych stwierdzających niezapłacenie weksla lub czeku. Wszystkie wpisy w repertoriach dokonywane są chronologicznie.

Do prowadzenia repertorium zobowiązani są także tłumacze przysięgli. Zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego, tłumacz prowadzi repertorium, w którym odnotowuje:

● sporządzenie i poświadczenie tłumaczenia z języka obcego na język polski, z języka polskiego na obcy oraz sprawdzenie i poświadczenie tłumaczenia w tym zakresie, którego dokonała inna osoba, ● sporządzenie poświadczonych odpisów pism w języku obcym oraz ich sprawdzenia i poświadczenia w sytuacji, gdy sporządziły je inne osoby, ● dokonanie tłumaczenia ustnego.

ZOBACZ TEŻ: Wypis z rejestru gruntów – co to za dokument i do czego służy? Czy można złożyć wniosek online?