Office 365 to usługi i aplikacje dostępne online. Składają się na niego popularne i sprawdzone programy Office - Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote, Access oraz o szereg rozwiązań usprawniających komunikację i współpracę, dostępnych w formie usług – Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online. I tu pojawia się pytanie, które zadaje sobie wielu użytkowników. Czy usługi online oznaczają, że z Office 365 mogę korzystać jedynie, kiedy jestem podłączony do Internetu? Co stanie się wówczas, kiedy nie będę miał połączenia z siecią? Czy stracę swoje dane i zasoby albo zmiany wprowadzone w dokumencie?

Office 365 został zaprojektowany w taki sposób, aby praca była możliwa niezależnie od tego czy w danym momencie mamy dostęp do sieci. Niektóre funkcje Office 365 są rzecz jasna zaprojektowane z myślą o współpracy z Internetem i wówczas też możemy w pełni je wykorzystać. Jednocześnie, w sytuacji braku dostępu do sieci, nadal możemy sprawnie wykonywać swoją pracę, tyle że czasowo bez dostępu do określonych funkcji rozwiązania.

„Office 365, pomimo tego, że jest rozwiązaniem chmurowym i oferuje wszystkie wynikające z tego korzyści, jak większą elastyczność, czy niższe koszty w modelu subskrypcji za użycie, jest dostępny dla użytkowników także w trybie offline. Oznacza to, że aplikacje dostępne w Office 365 działają niezależnie od tego, czy komputer jest podłączony do sieci, czy też takiego dostępu w danym momencie nie ma” – dodaje Radosław Ochotny, odpowiedzialny za usługi Office 365 w polskim oddziale Microsoft.

Dostęp do Internetu gwarantuje dodatkowe funkcje usługi Office 365. Nie jest jednak tak, że brak sieci odcina nas od możliwości pracy. Wręcz przeciwnie. W sytuacji, gdy jesteśmy niepodłączeni do Internetu nadal możemy napisać odpowiedź na wiadomość email od klienta, nanieść zmiany do oferty dla innego klienta czy zredagować współdzieloną z zespołem prezentację. Jedyna różnica jest taka, że wiadomość zostanie wysłana, a nasze zmiany we współdzielonych dokumentach udostępnione pozostałym ich użytkownikom, kiedy znów znajdziemy się w zasięgu sieci Internet.

Jak więc wygląda praca z usługą Office 365 z punktu widzenia potencjalnej utraty łączności z Internetem?

Zapis plików bezpośrednio w chmurze

Funkcja ta umożliwia zapisywanie dokumentów Office zamiast na dysku twardym bezpośrednio w bibliotece dokumentów SharePoint Online. Dzięki temu dokumenty są dostępne z dowolnego urządzenia. W przypadku braku dostępu do Internetu dokument zapisywany jest lokalnie na dysku, a następnie po podłączeniu do sieci automatycznie synchronizowany z biblioteką SharePoint w „chmurze”.

Dostęp do poczty elektronicznej

Aplikacja Outlook 2013 pozwala na dostęp do poczty elektronicznej, kalendarzy współpracowników, zadań oraz historii konwersacji w komunikatorze Lync. Naturalnie podłączenie do Internetu pozwala na odczyt i wysyłanie wiadomości e-mail. W przypadku braku dostępu do sieci, nadal mamy jednak dostęp do odebranych wiadomości, ponieważ są przechowywane lokalnie, możemy tworzyć i „wysyłać” wiadomości, które w takiej sytuacji przechowane zostaną w skrzynce nadawczej i wysyłane automatycznie w momencie połączenia komputera do Internetu.

Dostęp do dokumentów w chmurze

Biblioteki SharePoint Online umożliwiają przechowywanie dokumentów w chmurze oraz ich synchronizację z dokumentami przechowywanymi lokalnie. Synchronizacja odbywa się automatycznie, dlatego nie musimy pamiętać o zapisywaniu dokumentów w dwóch miejscach – w chmurze i na dysku lokalnym. Wystarczy, że wybierzemy jeden lub kilka folderów, które chcemy synchronizować z chmurą, a każdy plik zapisany w tym folderze na naszym dysku twardym zostanie skopiowany do chmury. Dzięki temu uzyskujemy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.

Musimy również pamiętać, że każda zmiana pliku na dysku lub w chmurze uruchamia synchronizację, dzięki czemu obie kopie pliku po chwili są identyczne. Mamy, więc zawsze pewność, że zarówno pliki zapisane chmurze jak i te zapisane na dysku naszego komputera są identyczne i najbardziej aktualne.

W ten sposób możemy również synchronizować biblioteki dokumentów utworzone przez inne osoby i dzięki temu mieć dostęp do najnowszych wersji ważnych dokumentów firmowych – cenników, ofert, katalogów – nie musimy pamiętać gdzie są przechowywane, bo całą zawartość takiej biblioteki możemy przechowywać na swoim komputerze, a funkcja synchronizacji zapewni nam dostęp do najbardziej aktualnych wersji tych dokumentów.

Co ważne, funkcja synchronizacji plików między chmurą i dyskiem twardym została zaprojektowana tak, aby zapewnić płynną pracę z Office 365, bez względu na to czy mamy dostęp do Internetu, czy też pracujemy offline. Zmiana treści dokumentu niezależnie od tego, czy otwieramy jego kopię z naszego komputera, czy bezpośrednio z chmury jest automatycznie synchronizowana, co daje nam pewność, że pracujemy na najnowszych wersjach plików.

Wszystko to pokazuje, że wbrew wielu obawom i opiniom usługa Office 365 nie ogranicza możliwości pracy i dostępności do posiadanych plików tylko w sytuacji, kiedy przebywamy w trybie online. Przechowywanie dokumentów w chmurze oraz uruchomienie ich synchronizacji z komputerem umożliwia bezproblemową pracę z Office 365 nawet, gdy czasowo nie mamy dostępu do Internetu, dając nam większe bezpieczeństwo danych, dostęp do potrzebnych materiałów z dowolnego miejsca, nawet, gdy nie mamy akurat dostępu do swojego komputera, a także pewność dostępu do najbardziej aktualnych, zsynchronizowanych danych.

Artykuł sponsorowany

Źródło: Microsoft