Wdrożenie rozwiązań informatycznych nie wymaga dziś olbrzymich inwestycji w infrastrukturę. Jeszcze pod koniec XX wieku niemal każda firma, która chciała na dużą skalę wykorzystywać rozwiązania z branży IT musiała poczynić znaczne nakłady nie tylko w stanowiska komputerowe dla pracowników, ale również we własną infrastrukturę serwerową.

Dziś nie ma takiej potrzeby. Wyspecjalizowane firmy z branży nowych technologii oferują każdemu chętnemu zestaw usług optymalnie dopasowanych do potrzeb danej organizacji.

Infrastruktura stała się częścią takiego pakietu usług. Dynamiczna rozbudowa globalnej sieci umożliwiła coś, co jeszcze kilkanaście lat temu było mrzonką – możliwość prowadzenia biznesu z wykorzystaniem tych samych narzędzi, aplikacji, danych i mocy obliczeniowych z każdego miejsca na Ziemi.

Jesteśmy niezależni nie tylko od lokalizacji, ale również od rodzaju urządzenia. Dawniej głównym narzędziem pracy z narzędziami informatycznymi, aplikacjami biurowymi itp. był oczywiście komputer. Dziś te same, a nawet bardziej rozbudowane zadania można realizować posługując się smartfonem czy tabletem, urządzeniami powszechnie dostępnymi. W naszym 38-milionowym kraju, pod koniec 2012 roku funkcjonowało ponad 50 milionów kart SIM, a niemal połowa Polaków używa już nie tradycyjnych telefonów komórkowych, lecz smartfonów. Liczba tych urządzeń, w skali globalnej będzie rosnąć. Zgodnie z najnowszym, opublikowanym w lutym br. raportem Gartnera dotyczącym rynku mobilnego, rok 2013 będzie pierwszym w historii, kiedy ludzie kupią więcej smartfonów niż tradycyjnych telefonów komórkowych.

Wielka unifikacja: aplikacje, infrastruktura, narzędzia – wszystko to w formie jednego rozbudowanego produktu, którego funkcjonalność można dostosowywać do potrzeb firmy. Oto Office 365 – rozwiązanie firmy Microsoft, ułatwiające prowadzenie biznesu w każdej skali. Jak wykorzystać Office 365 efektywnie w różnych scenariuszach?

Strona WWW

Firmowa strona WWW to dziś nie tylko niezbędny element wizerunku, ale również platforma spełniająca szereg różnorodnych zadań: prezentacja oferty, umożliwienie kontaktu z daną organizacją, promocja, narzędzia dla pracowników i wiele, wiele więcej. Podstawową zaletą strony internetowej jest powszechność takiej formy dostarczania treści oraz aplikacji i usług. Praktycznie każde urządzenie, które można podłączyć do internetu potrafi wyświetlić stronę internetową. Za pomocą funkcji realizowanych przez pakiet usług Office 365 możliwe jest stworzenie zarówno firmowej strony-wizytówki z prezentacją oferty dla klientów, jak również budowa elastycznej, wieloplatformowej witryny zespołu umożliwiającej kontakt pomiędzy pracownikami, współpracę nad konkretnymi projektami online, zarządzanie przepływem pracy i wiele więcej. Nowością jest możliwość udostępniania wybranych danych witryn lub dokumentów współpracownikom z poza firmy – możemy np. bezpiecznie udostępniać katalogi firmowe tłumaczowi, którego nie zatrudniamy na stałe – jest to tzw. extranet, czyli możliwość bezpiecznego udostępniania części wewnętrznych danych osobom z poza organizacji.

Wszystko to możliwe jest dzięki SharePoint Online - jednemu z kompleksowych narzędzi udostępnianych w ramach pakietu Office 365.

Połączenie z sieciami społecznościowymi

Sieci społecznościowe i prowadzenie biznesu? A jednak. Pojęcia takie jak np. „facebook marketing” niedawno weszły do puli zwrotów, którymi obowiązkowo posługują się specjaliści od marketingu i promocji każdej marki na całym świecie. Ignorowanie potencjału sieci społecznościowych może się okazać kosztownym błędem. Promowanie produktów i usług nie jest zadaniem łatwym i to niezależnie od skali prowadzenia działalności. Oczywiste jest, że inaczej będzie wyglądać promocja usług niewielkiej firmy działającej lokalnie, a inaczej korporacji wytwarzającej dobra eksportowane na wszystkie kontynenty. Jednak ani jedna, ani druga nie powinna ignorować sieci społecznościowych. Argumentem jest skala. 15 września 2012 roku o godzinie 10:45 czasu polskiego liczba aktywnych kont w największej sieci społecznościowego świata – Facebooku – przekroczyła miliard. To nie jest pula, którą wolno lekceważyć. Bez względu na charakter prowadzonego przez nas biznesu.

Potencjał społecznościowy to również wykorzystanie w Office 365 mechanizmów, które doskonale sprawdzają się w istniejących platformach („Lubię to”, „śledzenie” znane z Twittera, dzielenie się linkami, komentowanie) w zastosowaniach firmowych – możemy więc oceniać, lubić, komentować, śledzić, dzielić się również dokumentami firmowymi wewnątrz organizacji – w ten sposób o wiele szybciej zbierzemy np. opinie na temat nowej broszury firmowej niż rozsyłając skomplikowane ankiety.

Poczta

Dziś poczta elektroniczna to pojęcie znacznie szersze od swojego analogowego odpowiednika sprowadzającego się do wymiany korespondencji. Warto też pamiętać, że poczcie firmowej stawiamy o wiele wyższe wymagania niż w przypadku prywatnych skrzynek. Liczy się nie tylko pojemność, ale przede wszystkim bezpieczeństwo – możliwość zabezpieczania naszej korespondencji, upewnienia się, że nie trafi w niepowołane ręce, możliwość odzyskania skasowanych dokumentów itp. Współczesne narzędzia do zarządzania elektroniczną korespondencją oferują nie tylko wymianę wiadomości, ale także szeroko pojęte zarządzanie informacją: organizowanie poczty, wyszukiwanie potrzebnych danych, praca z kalendarzem, zarządzanie terminami, kontaktami oraz dodawanie i realizacja zadań. W ramach pakietu Office 365 otrzymujemy nie tylko końcowe narzędzia – aplikacje, z których korzystają pracownicy firmy, ale całą infrastrukturę serwerową umożliwiającą odpowiednie zabezpieczenie oraz sprawne zarządzanie informacjami przetwarzanymi przez system poczty elektronicznej.

Przechowywanie dokumentów

W ujęciu tradycyjnym, do zapisu danych przetwarzanych na komputerze, laptopie, czy innym sprzęcie wykorzystywanym do edycji dokumentów wykorzystywano pamięć wewnętrzną danego urządzenia. W ramach pakietu Office 365 każdy subskrybent otrzymuje internetowy dysk SkyDrive Pro – przestrzeń na dowolnego typu dane zapisywane online. Pozwala to, bez zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń, zapisywać przetwarzane dokumenty w chmurze. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość synchronizacji danych między komputerem i chmurą, dzięki temu w dalszym ciągu zapisujemy dane na dysku komputera, które są kopiowane do chmury. Dzięki temu mamy dostęp do danych również bez połączenia z Internetem. Takie rozwiązanie pozwala zachować dostęp do zapisanej treści z każdego miejsca na świecie niezależnie od typu wykorzystywanego terminala internetowego, czy – mówiąc prościej – urządzenia, za pośrednictwem którego łączymy się z internetem. Dane zapisane w SkyDrive nie zginą w razie zniszczenia czy kradzieży komputera, pozostaną bezpiecznie zapisane w postaci zaszyfrowanej w jednym z licznych centrów danych Microsoftu rozmieszczonych na całym świecie (Dane polskich klientów są przechowywane na terenie Unii Europejskiej zgodnie z regulacjami międzynarodowymi). Łatwy dostęp do danych – oczywiście wyłącznie dla uprawnionych osób – to nie jedyna zaleta. Naturalną konsekwencją wyboru chmury jako miejsca zapisu danych jest możliwość łatwego udostępniania dokumentów i ich współedytowania.

Aplikacje biurowe

Programy takie jak Word, Excel czy PowerPoint przez lata ugruntowały swoją pozycję na rynku aplikacji biurowych. Dziś Word jest niemal synonimem edytora tekstu, tak samo Excel – arkusza kalkulacyjnego, a PowerPoint – programu do prezentacji. Dla wielu osób Office 365 oraz „tradycyjny” pakiet Microsoft Office stanowią rozłączne zbiory. To błąd. W istocie doskonale znany od wielu lat zestaw aplikacji biurowych wchodzących w skład pakietu Microsoft stanowi część zestawu usług zintegrowanych w ramach Office 365. Każdy subskrybent Office 365 otrzymuje dostęp do edytora tekstu, arkusza i narzędzia do edycji i tworzenia prezentacji. Oferowanych jest kilka poziomów dostępu. W zależności od wybranego wariantu subskrypcji użytkownik otrzymuje dostęp do narzędzi Office Web Apps, czyli nieco uboższych funkcjonalnie odpowiedników tradycyjnego Worda, Excela itd. działających w przeglądarce internetowej lub otrzymuje dostęp do pełnowartościowych narzędzi Microsoft Office, które może pobrać i zainstalować na określonej liczbie stacji roboczych.

Urządzenia mobilne

Tak jak nie można zignorować sieci społecznościowych – ze względu na skalę w jakiej one działają – tak samo lekceważenie potencjału smartfonów, tabletów i innych urządzeń mobilnych to strzał w biznesową stopę. Współczesny smartfon to urządzenie oferujące moc obliczeniową większą od tej, jaką jeszcze kilka lat temu dysponowały komputery stacjonarne i laptopy. Jeżeli wybierzemy Office 365 jako system wspomagający prowadzenie biznesu, otrzymamy możliwość pracy z dowolnej lokalizacji nawet za pośrednictwem właśnie smartfonu. Funkcje takie jak dostęp do dokumentów, kontakt z kontrahentami i współpracownikami nie tylko za pomocą telefonii tradycyjnej, ale również za pomocą wiadomości błyskawicznych, do tego telekonferencje internetowe, automatyczna synchronizacja kontaktów, terminów, kalendarzy, zadań, notatek itp. To wszystko oferuje Office 365. Nie ma znaczenia również platforma. Choć Office 365 jest produktem Microsoftu, nie ma wymogu kupowania smartfona z systemem Windows Phone 8. Office 365 zawiera narzędzia synchronizujące i umożliwiające współtworzenie dokumentów na każdą istotną platformę mobilną wykorzystywaną obecnie na świecie.

Praca zdalna

Pojęcie pracy zdalnej jest niejako naturalną konsekwencją heterogeniczności środowiska biznesowego, w którym działa Office 365. Bez względu na zróżnicowanie wykorzystywanego sprzętu, o ile tylko zapewniony jest dostęp do globalnej Sieci, dysponujemy możliwością zdalnego zarządzania przydzielonym nam zakresem zadań i danych.

Aplikacje dedykowane/dziedzinowe

Tego typu twory to specjalistyczne programy realizujące specyficzne zadania, których realizacja jest niezbędna do poprawnego funkcjonowania danej organizacji. W ramach pakietu Office 365 otrzymujemy również narzędzia umożliwiające tworzenie rozwiązań dedykowanych, przeznaczonych np. do obsługi wydzielonych obszarów aktywności jednostek danej firmy.

Komunikacja i współpraca

Wspominaliśmy wcześniej o zaletach wynikających z zapisu danych w chmurze (na dysku SkyDrive). Wybór chmury jako środowiska, w którym funkcjonują narzędzia wspomagające prowadzenie biznesu (czyli, w naszym przypadku, pakiet Office 365) determinuje również metody komunikacji i współpracy pomiędzy poszczególnymi pracownikami, działami firmy, kontrahentami, klientami etc.

Bezpieczeństwo i kontrola

To jedno z najważniejszych zagadnień decydujących często o wyborze konkretnego rozwiązania wspomagającego funkcjonowanie firmy. Wiele osób obawia się chmury. Abstrakcyjne pojęcie zapisu danych „gdzieś w Internecie” pozornie nie budzi zaufania. Jednak w przypadku Office’a 365, za pojęciem „chmura” stoją fizyczne centra danych rozmieszczone na całym świecie i funkcjonujące w oparciu o reguły zabezpieczeń, których nie powstydziłyby się tajne, militarne centra badawcze.

Odpowiednie umowy międzynarodowe nakładają na dostawców usług w chmurze drakońskie wymogi dotyczące zabezpieczania, zapewnienia dostępności oraz ochrony prywatności danych przechowywanych w tych centrach. Zautomatyzowany system wykonywania kopii zapasowych, redundancja danych na wielu etapach, szyfrowana komunikacja, bardzo restrykcyjny system uprawnień wykluczający dostęp do danych subskrybenta Office’a 365 to tylko niektóre zagadnienia związane z „chmurą” Microsoftu. Od strony użytkownika pakietu Office 365 równie istotna jest elastyczność zarządzania uprawnieniami dostępu do dokumentacji firmowej przetwarzanej w ramach wykupionej usługi Microsoftu.

Artykuł sponsorowany

Autor: Agnieszka Serafinowicz, Onet / Źródło: Onet