Część użytkowników zapewne postrzega Office 365 jako programy Word i Excel w przeglądarce, które mają zbliżone funkcje i interfejs użytkownika jak ich odpowiedniki znane z klasycznych pakietów aplikacji biurowych instalowanych na komputerach. Ale Office 365 zawiera także specjalne rozwiązania, przeznaczone dla firm różnej wielkości, które rozszerzają możliwości aplikacji w niespotykany dotąd sposób. Są to usługi, umożliwiające automatyzację pracy w organizacji i ułatwiające kontakt zarówno ze współpracownikami, jak i klientami.

Umożliwiają one m.in.:

- Bezpieczne korzystanie ze skrzynek poczty e-mail zintegrowanych z oprogramowaniem antywirusowym i rozwiązaniem antyspamowym, które pozwalają uzyskanie pełnej kontroli nad wychodzącymi wiadomościami.

- Utworzenie bezpiecznej witryny intranetowej, lub extranetowej pozwalającej na wymianę dokumentów z zewnętrznymi kontrahentami.

- Tworzenie i zarządzanie centralną biblioteką dokumentów.

- Wykorzystanie narzędzi do komunikacji do komunikacji wewnątrz firmy oraz prowadzenia szkoleń online i wideokonferencji.

Usługi te są niezależne od aplikacji biurowych, ale bardzo dobrze się z nimi integrują Narzędzia takie jak Lync, SharePoint czy Exchange zapewniają elastyczność dostępu do dokumentów i sposobów komunikowania się zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i z zewnętrznymi kontrahentami lub klientami. Dlatego w większości wypadków warto je dodać do rozwiązań wykorzystywanych w firmie, zwłaszcza, że nie są one „przywiązane” do jednego miejsca lub komputera.

Profesjonalna poczta e-mail w Office 365

Korzystając z jednej z usług Office 365, czyli z Exchange Online możesz uzyskać dostęp do skrzynki pocztowej z prawie każdego urządzenia i z każdego miejsca. Korzystając z przeglądarki internetowej możesz zajrzeć do raportów w programie Excel i umów zapisanych w formacie Word, które zgromadzone są w firmowym repozytorium.

Zarządzanie wszystkimi skrzynkami i dostępem do nich jest proste. Po dodaniu nowych użytkowników w Office 365 otrzymują oni skrzynki pocztowe, dostęp do witryny zespołu i komunikator. Poza tym administrator konfiguruje ich środowisko pracy, określając m.in., czy będzie ich obowiązywać pojedyncze logowanie, czy też mają się najpierw logować lokalnie, a następnie ponownie w chmurze.

Wiadomości e-mail trafiające do skrzynki firmowej mogą być automatycznie przydzielane do właściwej osoby przy wykorzystaniu mechanizmów sortowania według firm, osób lub kontrahentów, a także przekształcane w zadania dla pracowników.

Podstawowe funkcje poczty i kalendarzy w Office 365

- Dostęp z niemal każdego miejsca

Możesz uzyskiwać dostęp do najnowszych wiadomości e-mail i kalendarzy z komputera PC, komputera Mac, przeglądarki internetowej, telefonu Windows Phone, telefonu iPhone, telefonu z systemem Android, telefonu z systemem Symbian i telefonu BlackBerry.Telefon przepadł? Możesz wyczyścić dane z urządzenia, aby nie wpadły w niepowołane ręce.

- Poczta e-mail, jakiej potrzebujesz

Łatwo planuj spotkania, udostępniając kalendarz i informacje o czasie wolnym/zajętym przeznaczone dla osób z Twojej organizacji i spoza niej.Przechowuj wszystkie ważne wiadomości e-mail — na każdego użytkownika przypada 25 GB miejsca.Pobieraj kontakty z niemal dowolnego miejsca.Dostosowuj reguły skrzynki odbiorczej i inne powiadomienia.

- Zabezpieczenia

W poczcie e-mail nie ma reklam.Zabezpiecz się przed zagrożeniami związanymi z pocztą, korzystając z wbudowanych funkcji filtrowania spamu i ochrony antywirusowej dla przedsiębiorstw.

- Łatwe w obsłudze narzędzia administracyjne

Błyskawicznie twórz nowe konta użytkowników i grupy e-mail.Odtwarzaj usunięte konta — masz na to 30 dni.Twórz niestandardowe skrypty i zautomatyzowane procesy przy użyciu środowiska PowerShell.

- Zaawansowane funkcje poczty e-mail w wybranych konfiguracjach:

Synchronizacja z usługą Active Directory na potrzeby logowania jednokrotnego Synchronizacja z usługą Active Directory umożliwia firmom zarządzanie tożsamościami użytkowników w różnych wewnętrznych i internetowych instalacjach programów Exchange, Lync, SharePoint oraz innych produktów firmy Microsoft.Możliwość konfiguracji ustawień obsługi spamu w poczcie e-mail.Nieograniczone miejsce w pamięci masowej oraz blokadę prawną. Blokada prawna umożliwia administratorowi nieograniczone czasowo przechowywanie skrzynki pocztowej użytkownika i wyczyszczonych elementów.

System do szkoleń online i wideokonferencji

Do komunikacji wewnątrz organizacji, a także z klientami i kontrahentami, można wykorzystać oprogramowanie Lync Online, które oferuje również funkcje pozwalające na zarządzanie wideokonferencjami i zdalnymi szkoleniami.

Program Lync jest pobierany podczas instalacji Office 365, ale można go także znaleźć w witrynie użytkownika. Po uruchomieniu wyświetla on typowe okno komunikatora, a w nim funkcje podstawowe: połączenie audio, połączenie audio/wideo, czat, przesyłanie plików. Funkcje te można rozszerzyć o współpracę z telefonem stacjonarnym i komórkowym po wykupieniu usług u lokalnego dostawcy. Poza typowymi funkcjami komunikatora, Lync oferuje dodatkowe, usprawniające obieg informacji w zarówno małej, jak i dużej firmie.

Komunikując się z klientami lub kontrahentami, można jednocześnie pracować na dokumencie otwartym przez wszystkich uczestników wideo- lub telekonferencji i natychmiast wprowadzać do niego poprawki. Prowadząc prezentację lub szkolenie mamy do dyspozycji wszystkie potrzebne narzędzia – od możliwości prezentacji wybranego dokumentu, przez tablicę wykorzystywaną w trakcie „burzy mózgów” po możliwość stworzenia ankiety pozwalającej zaangazowac uczestników, czy zebrac feed-back w trakcie czy po szkoleniu.

Lync sygnalizuje też stan zajętości, informując kto jest dostępny, nieobecny lub niedostępny. Ikona obecności umożliwia wyświetlenie szybkiego menu, za pomocą którego można rozpocząć rozmowę na czacie. Funkcja ta obsługuje także zewnętrznych użytkowników komunikatorów (na przykład Skype). Możliwe jest samodzielne ustawienie stanu obecności lub automatyczne, na przykład na podstawie kalendarza lub stanu zalogowania użytkownika. Ponadto można dostosować poziom dostępu dla poszczególnych kontaktów określając ile informacji należy im udostępniać. Informacje o obecności obejmują także: notatki osobiste, lokalizacje i zdjęcia, jeśli użytkownicy zdecydują się na współdzielenie tych danych wewnątrz lub na zewnątrz grupy.

Funkcja konferencji telefonicznej pozwala dołączyć dźwięk przesyłany przez telefon. Aby włączyć tę funkcję, należy uprzednio podpisać umowę z partnerem usługi Lync Online, który może działać jako dostawca konferencji audio (ACP). Potem wystarczy użyć tego narzędzia do skonfigurowania kont użytkowników na potrzeby konferencji telefonicznych. Pozwoli im to korzystać z konferencji w usłudze Microsoft Lync Online za pomocą telefonu stacjonarnego lub komórkowego. Dzięki funkcji dzwonienia równoczesnego połączenia przychodzące automatycznie są sygnalizowane w telefonie komórkowym, domowym lub innym, a nie tylko w programie Lync.

Podstawowe funkcje Lync Online:

- Wieloosobowe konferencje wideo w jakości HD

Zaoszczędź na kosztach podróży, prowadząc spotkania online, w tym konferencje audio, konferencje wideo w jakości HD i konferencje w sieci Web.Włącz do rozmowy nawet 250 osób z organizacji lub spoza niej.Łącz się w trybie audio i wideo z innymi użytkownikami programu Lync za pomocą funkcji dzwonienia z komputera na komputer.

-Organizowanie efektywniejszych spotkań online

Zwiększ efektywność spotkań dzięki udostępnianiu ekranu jednym kliknięciem i sporządzaniu notatek w czasie rzeczywistym.Zapraszaj innych do prowadzenia spotkania i udostępniania.Wyświetlaj listę uczestników spotkania i sprawdzaj, kto mówi.

-Informacje o dostępności online

Sprawdzaj za pomocą wskaźnika obecności, kto jest dostępny w trybie online i może rozmawiać.Ustawiaj swój stan, aby inni wiedzieli, kiedy i jak mogą się z Tobą kontaktować. Błyskawicznie nawiązuj połączenia ze współpracownikami i osobami z innych organizacji korzystającymi z programu Lync, usługi Windows Live i programu Windows Live Messenger.

-Współpraca praktycznie z każdego miejsca

Wyszukuj znajomych i współpracowników oraz kontaktuj się z nimi za pomocą komputera PC, telefonu smartphone lub sieci Web. Organizuj spotkania z wyprzedzeniem lub na bieżąco. Dołączaj do spotkań jednym kliknięciem w programie Outlook lub aplikacji Lync na smartfonie.

Biblioteki dokumentów i współpraca

Narzędzia wchodzące w skład Office 365 pozwalają nie tylko na zarządzanie skrzynkami e-mail, i poprawę komunikacji, ale również tworzenie współdzielonej biblioteki dokumentów, do której dostęp mają pracownicy firmy, niezależnie od tego, gdzie się aktualnie znajdują i z jakiego urządzenia korzystają.

Mogą także wspólnie pracować nad tym samym dokumentem, dokonując w nim poprawek i aktualizacji. Jeżeli właściciel dokumentu nie chce, by inni użytkownicy go modyfikowali, może go zablokować przed edycją. Wszystkie historyczne wersje i zmiany są przechowywane, zatem w każdej chwili można sprawdzić, kto był autorem poprawki w dokumencie i jeśli trzeba, wrócić do wcześniejszej wersji.

Menedżer lub właściciel firmy może przydzielać zadania związane z dokumentami, a następnie monitorować status ich obiegu podczas zatwierdzania treści i zbierania opinii o dokumencie.

Podobnie jak większość bibliotek, biblioteka firmowa zorganizowana jest w folderach. Przechowywanie i organizacja dokumentów wynika z ich typu, statusu, daty utworzenia, autora oraz oceny. Są to też właściwości, według których można wyszukiwać dokumenty w archiwum.

Mechanizm katalogowania pozwala także użytkownikom na nadawanie słów kluczowych, według których można potem dokumenty odnaleźć. Dokumenty mogą być również oznakowane w sposób ułatwiający zorientowanie się w zawartości biblioteki. Przechowywane w chmurze dokumenty dostępne są z poziomu zarówno edytora tekstu, jak i systemu operacyjnego. Użytkownik może synchronizować dokumenty znajdujące się na SharePoint z ich kopiami przechowywanymi lokalnie.

Biblioteka dokumentów może być udostępniona zarówno użytkownikom wewnętrznym, jak i użytkownikom spoza organizacji, którzy będą mieli dzięki niej wgląd na przykład w oferty dla klientów, umowy, protokoły i dokumenty z ustaleniami. Podobnie jak w wypadku dokumentów wewnątrzfirmowych, również w tym wypadku zyskujemy możliwość wersjonowania dokumentów, przydzielania zadań związanych z dokumentami, monitorowania zmian w dokumentach i komentowania ich na forum.

-Podstawowe cechy SharePoint OnlineWspólna praca nad dokumentami z niemal dowolnego miejsca

Każdy ma dostęp do najnowszej kopii głównej dokumentów stworzonych w programach Word, PowerPoint, Excel i OneNote.Dokumenty są zawsze aktualne.

-Bezpieczne udostępnianie klientom i partnerom

Zapraszaj innych do uzyskiwania dostępu do plików w trybie online.Możesz kontrolować, kto co zobaczy.

-Synchronizacja w zespole

Uzyskuj dostęp do firmowych biuletynów, formularzy i zasad.Dodawaj uwagi i aktualizacje stanu oraz odpowiadaj na nie — wszyscy będą dobrze poinformowani.Dziel się pomysłami za pomocą blogów i stron wiki.

-Przechowywanie i porządkowanie ważnych dokumentów

Utwórz centralne miejsce, aby zapewnić dostęp do dokumentów i informacji służbowych z niemal dowolnego miejsca.Pogrupuj witryny według funkcji, projektów lub zespołów.Przechowuj osobiste dokumenty w chmurze.

-Zarządzanie projektami przy użyciu witryny zespołu

Twórz, edytuj i przeglądaj raporty, propozycje, kalendarze oraz budżety razem z innymi w czasie rzeczywistym.Przydzielaj zadania w zespole i wyświetlaj je na osi czasu, aby łatwiej śledzić postęp projektów.Zarządzaj dostępem do witryny zespołu.

-Wykorzystywanie możliwości sieci społecznościowych w organizacji

Uzyskuj stałe aktualizacje dotyczące określonych dokumentów, witryn i osób w swoim kanale aktualności.Kontaktuj się z innymi przy użyciu witryny sieci społecznościowej i informacyjnej.Dziel się spostrzeżeniami z podobnie myślącymi pracownikami firmy.

Zarządzaj dokumentami w trybie online przy użyciu własnej witryny. Udostępniaj tylko to, co chcesz.

Artykuł sponsorowany

Źródło: Computerwolrd