Prostszy język, zwięzła i bardziej przejrzysta forma, jasne instrukcje postępowania podczas załatwiania spraw – zarząd dzielnicy Śródmieście wdraża program zmieniający zasady komunikacji z mieszkańcami. Pisma oraz e-maile wychodzące z dzielnicy mają być pozbawione urzędniczej nowomowy.
- Uzasadnieniem zmian jest chęć zbliżenia urzędu do ludzi oraz odbiurokratyzowania korespondencji. Żegnamy się z urzędniczym żargonem. Konieczność dochowania procedur nie wyklucza ludzkiego podejścia. Nie jest też usprawiedliwieniem dla tworzenia niezrozumiałych pism. Oba te aspekty można połączyć i my to udowodniliśmy - powiedział burmistrz Śródmieścia Aleksander Ferens.
"Bez urzędniczej nowomowy"
Urzędnicy zapewniają, że znikają dotychczas używane frazy, takie jak: "należy dostarczyć", "koniecznym jest przedstawienie dokumentów". Zastąpiły je formy nie tylko prostsze, ale przede wszystkim przyjaźniejsze: "proszę o dostarczenie", "proszę o przedstawienie dokumentów potrzebnych do rozpatrzenia sprawy".
Każde z pism będzie zawierało dane kontaktowe do urzędników zajmujących się sprawą. Dzięki temu mieszkańcy nie będą musieli wykonywać dziesiątek telefonów, zanim połączą się z właściwym pracownikiem i otrzymają potrzebną im informację.
– Czasy, w których mieszkaniec był petentem dawno minęły. Pisma, maile, a nawet rozmowy telefoniczne bez urzędniczej nowomowy są nie tylko dzisiejszym standardem, ale też wyrazem szacunku do mieszkańców. Wdrożone przez nas rozwiązania pozwalają załatwić sprawy w sposób szybszy i o wiele mniej stresujący. Na tym zależy zarówno mieszkańcom, jak i nam - dodał zastępca burmistrza Śródmieścia Tomasz Bratek.
Pracowali na własnych pismach
Urzędnicy prace nad projektem rozpoczęli już w październiku. Najpierw powołano specjalny zespół, w skład którego weszli pracownicy urzędu dzielnicy posiadający ekspercką wiedzę z zakresu języka polskiego i komunikacji.
Materiałów badawczych nie brakowało. Urzędnicy pracowali na pismach, które wcześniej sami przygotowali. Na tej podstawie przygotowano warsztaty, podczas których śródmiejscy urzędnicy dowiedzieli się, czego unikać podczas konstruowania tekstów.
- Otrzymałem już kilka sygnałów od mieszkańców, którzy byli pozytywnie zaskoczeni zmianą w naszych pismach. Cieszę się, że podjęte przez nas działania przyniosły rezultat. To motywacja do dalszej pracy - podsumował burmistrz Ferens.
Autorka/Autor: kz/b
Źródło: tvnwarszawa.pl
Źródło zdjęcia głównego: Urząd Dzielnicy Śródmieście