Wiceszef stołecznej policji poprosił funkcjonariuszy, by przygotowując dokumenty, używali tylko czterech wybranych czcionek. To ma oszczędzić toner. Zalecił też, by jak najwięcej wysyłać maili, a jak najmniej korzystać z drukarki. Pismo w tej sprawie policjanci dostali jednak w tradycyjnej formie.
Pismo o numerze Ł-458/18 trafiło do policjantów tydzień temu. Podpisał się pod nim Włodzimierz Pietroń, zastępca komendanta stołecznego policji odpowiedzialny za logistykę.
Każdy z blisko 10 tysięcy stołecznych funkcjonariuszy musiał się z nim zapoznać i potwierdzić to swoim podpisem.
Rozmiar 10
Wicekomendant instruuje w dokumencie, jak ograniczyć ilość zużywanego w garnizonie papieru oraz tonera do drukarek i kopiarek. Podkreśla, że kieruje się "zasadą optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, dla zoptymalizowania nakładów ponoszonych przez Komendę Stołeczną Policji na zakup materiałów eksploatacyjnych oraz papieru, w tym do urządzeń drukujących i kopiujących".
Dlatego od teraz policjanci mają w przygotowywaniu dokumentów korzystać jedynie z czterech rodzajów czcionek: Gulim, MS PGothic, MS UI Gothic oraz Century Gothic. Maksymalny rozmiar czcionki to 10. "Używanie powyższych czcionek prowadzić będzie do oszczędności w wykorzystywaniu tonerów na poziomie 20-30 proc." - argumentuje komendant. Ta zasada odnosi się do korespondencji "wewnętrznej", ale "w miarę możliwości" ma być też stosowana przy przygotowywaniu pism do odbiorców spoza policji.
Niezbędna dogłębna analiza
Poza tym Włodzimierz Pietroń zaleca, by policjanci korzystali przede wszystkim z poczty elektronicznej. Chyba że nie pozwalają na to "potrzeby służby" lub przepisy prawa. "W przypadku otrzymania dokumentów wielostronicowych - np.: komunikatów bardzo często wielokrotnie przesyłanych i drukowanych proszę o dogłębną analizę zasadności drukowania całego dokumentu i sposobu jego redystrybucji" - apeluje komendant.
Jeśli chodzi o kopiowanie dokumentów, komendant przypomina też, że za każdym razem taka czynność powinna być "poprzedzona analizą zasadności". A jeśli już trzeba kopiować, to najlepiej (o ile przepisy nie stanowią inaczej) drukować w "formacie A5 w trybie dwustronnym".
"Jeżeli wystąpią problemy w realizacji określonego sposobu powielania proszę o przesłanie do Wydziału Teleinformatyki Komendy Stołecznej Policji stosownej informacji wraz z zapotrzebowaniem na przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia" - zachęca Włodzimierz Pietroń.
"Nic niezwykłego"
- Chodzi o racjonalizację kosztów - wyjaśnia Mariusz Mrozek z wydziału prasowego Komendy Stołecznej Policji. - Nie ma w tym nic niezwykłego. Nawet nie dopatrywałbym się tutaj jakiejś śmieszności. Wystarczy poszukać w internecie, by dowiedzieć się, jaka czcionka pozwala ograniczać koszty i najmniej zużywa tonera. Kiedyś takie badania robiła administracja amerykańska. Okazało się, że w ciągu roku mogłaby zaoszczędzić 231 mln dolarów, posługując się odpowiednimi czcionkami przy liczbie dokumentów, jaka jest tam wytwarzana - przekonuje.
Na razie nie wiadomo, jak dużą kwotę ma szansę zaoszczędzić policja.
- Zobaczymy, czy te oszczędności powstaną, a jeśli powstaną, to w jakiej wysokości. To wymaga pewnej dyscypliny od użytkowników - zaznacza Mrozek. I dodaje: - Wychodzę z założenia, że jeżeli w domu wychodząc z łazienki, zakręcamy wodę i gasimy światło, to tak samo zasadniczo powinniśmy zachowywać się w pracy.
Ograniczone środki
Policjant podkreśla, że nie ma mowy o karach za nieprzestrzeganie zaleceń.
- To jest pismo, które ma zwrócić uwagę na pewien problem, ale też wskazać, że środki, którymi dysponujemy, są ograniczone. Budżet policji nie jest workiem bez dna. Jeżeli chcemy, żeby z tych środków znajdowały się pieniądze na określone rzeczy - na zakup nowych mebli, krzeseł, długopisów, flamastrów czy komputerów - to warto móc jakoś racjonalnie tym gospodarować. Każda oszczędność skutkuje tym, że mamy dodatkowe środki, które można wydatkować na rzeczy naprawdę istotne.
Mimo zaleceń o ograniczeniu wydruków pismo z tymi właśnie zaleceniami trafiło do policjantów w formie papierowej, choć - jak podkreśla Mariusz Mrozek - każdy policjant z garnizonu stołecznego dysponuje indywidualnym adresem e-mailowym.
- Taki (papierowy – red.) funkcjonuje jeszcze obieg dokumentów - przyznaje Mrozek. Chociaż powoli zaczyna się to zmieniać. - Cały czas doskonalone są systemy informatyczne, które mają pozwolić na wymianę korespondencji w formie elektronicznej - zapewnia.
Problem w tym, że z pismem trzeba się zapoznać. A potwierdzić to można jedynie podpisem. Policja szuka teraz pomysłu, jak to zmienić.
Piotr Machajski
Źródło zdjęcia głównego: TVN24