Ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać i jak długo ją przechowywać

Źródło:
TVN24 Biznes
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastroju
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24
wideo 2/3
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24

Ewidencja czasu pracy to dokument, który umożliwia pracodawcy prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jej prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy, a jego niedopełnienie pociąga za sobą konsekwencję w postaci kary grzywny. 

Ewidencja czasu pracy prowadzona jest przez pracodawcę w celu ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja powinna zawierać szczegółowo określone przepisami informacje.Pracodawca zobowiązany jest przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po ustaniu stosunku pracy.Za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy grozi kara grzywny.Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenia wynika z obowiązku przestrzegania minimalnej stawki godzinowej.

Ewidencja czasu pracy – podstawa prawna

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na podstawie art. 149 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Kodeks pracy określa też wyjątki od obowiązku prowadzenia ewidencji, okres jej przechowywania oraz konsekwencje nieprowadzenia. Szczegółowe regulacje, w tym wskazanie rodzaju informacji, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy, określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Do końca 2018 roku pracodawca prowadził zaś kartę ewidencji czasu pracy. 

Ewidencja czasu pracy – w jakim celu należy ją prowadzić?

Ewidencję czasu pracy pracownika pracodawca prowadzi do celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Mając na uwadze informacje, które musi zawierać ewidencja czasu pracy, jej prowadzenie służy też kontroli przestrzegania przepisów Kodeksu pracy dotyczących m.in. liczby godzin pracy i doby pracowniczej, czy nieprzerwanego odpoczynku.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej. W myśl § 6 ust. 1 Rozporządzenia ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, – liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, – liczbie godzin nadliczbowych, – dniach wolnych od pracy, z określeniem tytułu ich udzielenia, – liczbie godzin dyżuru i godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, z określeniem miejsca jego pełnienia, – rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, – rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, – wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, – czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach zabronionych dla młodocianych, których wykonywanie jest dozwolone z uwagi na odbycie przygotowania zawodowego. 

Ustawodawca wprowadził także ograniczenie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie uwzględnia w ewidencji informacji o godzinach pracy w stosunku do pracowników:

– objętych systemem zadaniowego czasu pracy,  – zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, – otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Wyjątek stanowią przepisy odrębne, które mogą zakładać dłuższy okres przechowywania ewidencji. 

Co ważne, pracodawca powinien przechowywać ewidencję czasu pracy w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Warunki przechowywania nie mogą zaś grozić uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Konsekwencją nieprowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej przechowywanie w warunkach, które grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem, jest kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenia

Ewidencja czasu pracy w przypadku zawarcia umowy zlecenia wynika z przepisów o stosowaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę. W przypadku umowy zlecenia określane jest ono jako minimalna stawka godzinowa. Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenie staje się zatem obowiązkowe, przy czym nie określono w sposób szczegółowy, jak powinno ono wyglądać. Ustawodawca wskazał jedynie, że strony w umowie określają sposób potwierdzenia liczby godzin wykonania zlecenia, a jeśli tego nie zrobią, wówczas zleceniobiorca przedkłada taką informację.

Wymiar czasu pracy a ewidencja czasu pracy

Od pojęcia ewidencji czasu pracy należy odróżnić „wymiar czasu pracy”. Wymiar czasu pracy jest to bowiem liczb godzin, jaką pracownik zobowiązany jest przepracować w okresie rozliczeniowym. Precyzuje on zarówno liczbę godzin, którą powinien przepracować on w ciągu doby, jak i w ciągu tygodnia. Wymiar czasu pracy określony jest w Kodeksie pracy.

Akty prawne: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz. U. 2018 poz. 2369, Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141, Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę Dz. U. 2002 nr 200 poz. 1679

Autorka/Autor:red.

Źródło: TVN24 Biznes

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Co Polacy trzymają na klatkach schodowych? - Kanistry z benzyną, pozostałości po remoncie, rowery i hulajnogi. Jakby był pożar, to uciekając, przewrócimy się też o stare meble, worki z ciuchami czy o śmieci - słyszymy od administratorki budynku w Poznaniu. - Farby, lakiery czy meble mają potężną łatwopalność. Jest blisko do katastrofy - przestrzega Rafał Zarzycki, wiceprezes Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa.

Tak mieszkamy. "Jest blisko do katastrofy"

Tak mieszkamy. "Jest blisko do katastrofy"

Źródło:
TVN24+

Inflacja bazowa liczona po wyłączeniu cen żywności i energii w czerwcu 2025 roku wyniosła 3,4 procent rok do roku, wobec 3,3 procent przed miesiącem - podał Narodowy Bank Polski.

Inflacja bazowa w Polsce. Znamy najnowsze dane

Inflacja bazowa w Polsce. Znamy najnowsze dane

Źródło:
tvn24.pl

Naczelny Sąd Administracyjny uwzględnił dwie skargi prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i orzekł, że ewentualne przyszłe roszczenia byłego klienta banku nie stanowią podstawy do przetwarzania jego danych osobowych oraz że bank nie ma prawa przetwarzać tych danych, jeśli umowa nie została zawarta - poinformował w środę UODO.

Dane klientów pod ochroną. Dwa wyroki w sprawie działań banków

Dane klientów pod ochroną. Dwa wyroki w sprawie działań banków

Źródło:
PAP

Francuski premier François Bayrou wyszedł z propozycją ograniczenia ilości świąt państwowych. W ten sposób chce przyczynić się do pobudzenia gospodarki i ograniczenia długu publicznego, jego pomysł nie spotkał się jednak z entuzjastycznym przyjęciem w kraju.  

Premier szuka oszczędności, chce zlikwidować dwa święta

Premier szuka oszczędności, chce zlikwidować dwa święta

Źródło:
BBC, The Guardian, Reuters

Ponad 1,1 miliona rodziców zgłosiło się po wypłatę świadczenia z programu Dobry start na wyprawkę szkolną dla dzieci - poinformował w środę Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Ponad milion wniosków, poszły pierwsze przelewy

Ponad milion wniosków, poszły pierwsze przelewy

Źródło:
PAP

1 stycznia 2026 roku w Polsce pojawić się ma sześć nowych miast. Taki status, według projektu rozporządzenia przygotowanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, otrzymają miejscowości w województwach: mazowieckim, lubelskim, opolskim i śląskim.

Nowe miasta na mapie Polski

Nowe miasta na mapie Polski

Źródło:
PAP

Nawet 50 tysięcy złotych, do tego odsetki. Tyle będą musieli dopłacić niektórzy przedsiębiorcy, korzystający z mrożenia cen energii. Warunkiem skorzystania z obniżonych stawek było złożenie odpowiedniego oświadczenia, na co był czas do końca czerwca.

Spóźnialscy słono dopłacą do prądu

Spóźnialscy słono dopłacą do prądu

Źródło:
PAP

Mam to przedyskutowane z ludźmi, którzy pracowali nad tym od miesięcy. Przedstawię koncepcję podatku cyfrowego premierowi. Ona będzie na przełomie lipca i sierpnia - powiedział w TVN24 wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.

Nowy podatek w Polsce? "Przedstawię koncepcję premierowi"

Nowy podatek w Polsce? "Przedstawię koncepcję premierowi"

Źródło:
tvn24.pl

We wtorkowym losowaniu Lotto rozbito kumulację. Jeden z graczy wygrał niemal 27 milionów złotych. Z komunikatu Totalizatora Sportowego wynika, że kupon został wysłany w Lesznie. Oto wyniki Lotto i Lotto Plus z 15 lipca 2025 roku.

Ogromna wygrana w Lotto. Podano, gdzie padła

Ogromna wygrana w Lotto. Podano, gdzie padła

Aktualizacja:
Źródło:
tvn24.pl

Ministra pracy Kuby Marta Elena Feito-Cabrera została zmuszona do dymisji, gdy wywołała oburzenie słowami, że w kraju nie ma żebraków – poinformowała w środę stacja BBC.

Oburzenie po słowach ministry. Złożyła rezygnację

Oburzenie po słowach ministry. Złożyła rezygnację

Źródło:
PAP

Donald Trump zapowiedział wprowadzenie 50-procentowych ceł na brazylijskie towary. Nie ukrywa, że to rodzaj odwetu za to, że władze Brazylii ścigają byłego prezydenta Jaira Bolsonaro za próbę przeprowadzenia zamachu stanu. Przedsiębiorcy jednak mają nadzieję, że uda się cłom zapobiec i zaapelowały do władz obu państw o podjęcie "rokowań na wysokim szczeblu".

"Dotkliwe szkody" i "niepokojący precedens". Oświadczenie po zapowiedzi Trumpa

"Dotkliwe szkody" i "niepokojący precedens". Oświadczenie po zapowiedzi Trumpa

Źródło:
PAP

Rząd przyjął we wtorek projekt zapewniający poprawę jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi. Zmiany będą dotyczyć także rachunków.

Zmiany na rachunkach za wodę. Decyzja rządu

Zmiany na rachunkach za wodę. Decyzja rządu

Źródło:
PAP

Administracja USA rozpoczęła formalny proces poszukiwania następcy Jerome'a Powella, czyli kolejnego szefa Fed – poinformował we wtorek sekretarz skarbu USA Scott Bessent w wywiadzie dla agencji Bloomberga. Prezydent Donald Trump od dawna rozważał zwolnienie Powella.

Trump nazwał go "kretynem", szukają następcy

Trump nazwał go "kretynem", szukają następcy

Źródło:
PAP

Podatek od nieruchomości pójdzie w 2026 roku w górę. Skala podwyżki wynika z danych o inflacji za pierwsze półrocze 2025 roku, jakie we wtorek przedstawił Główny Urząd Statystyczny. - Wskaźnik ten wynosi 4,5 procent, czyli dużo mniej niż w 2022 i 2023 roku, ale więcej niż w roku 2024 - zauważa Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.

Właściciele nieruchomości zapłacą więcej

Właściciele nieruchomości zapłacą więcej

Źródło:
tvn24.pl

We wtorkowym losowaniu w Eurojackpot nie odnotowano głównej wygranej, a kumulacja rośnie do 360 milionów złotych. W Polsce padła natomiast wygrana drugiego stopnia, wynosząca ponad 3,5 miliona złotych. Oto liczby, które wylosowano 15 lipca 2025 roku.

Duża wygrana w Eurojackpot w Polsce

Duża wygrana w Eurojackpot w Polsce

Źródło:
tvn24.pl

Wciąż nie ma porozumienia krajów Unii Europejskiej w sprawie 18. pakietu sankcji wobec Rosji - przekazała szefowa unijnej dyplomacji Kaja Kallas. Przeszkodą pozostaje sprzeciw Słowacji, która obawia się między innymi gigantycznych kar ze strony Gazpromu w związku z rezygnacją z rosyjskiego gazu.

Blokada ze strony jednego kraju. "Jest mi naprawdę przykro"

Blokada ze strony jednego kraju. "Jest mi naprawdę przykro"

Źródło:
PAP

Cyberprzestępcy działają nieustannie. Część z nich chce się szybko wzbogacić i nas po prostu okraść. Z nimi mamy do czynienia na co dzień. To o nich myślimy, gdy słyszymy o bezpieczeństwie w sieci. Ale są też inni - groźniejsi. Tacy, którzy działają na zlecenie państw i przeprowadzają ataki mające daleko idące konsekwencje. Często długo pozostają w ukryciu, by cios wymierzyć w idealnym momencie.

Cisza przed burzą. W oczekiwaniu na atak, który może nadejść w dowolnej chwili

Cisza przed burzą. W oczekiwaniu na atak, który może nadejść w dowolnej chwili

Źródło:
TVN24+

W ramach testu holenderski przewoźnik lotniczy KLM wprowadził nową taryfę, w której przewidziano miejsce jedynie na mały bagaż podręczny. Organizacja konsumencka ostrzega, że to rozwiązanie nie tylko wprowadza w błąd klientów, ale może być również sprzeczne z prawem Unii Europejskiej - przekazał dziennik "Algemeen Dagblad".

Test w linii lotniczej, duże kontrowersje

Test w linii lotniczej, duże kontrowersje

Źródło:
PAP

Sławosz Uznański-Wiśniewski we wtorek wrócił na Ziemię po pobycie na Międzynarodowej Stacji Kosmicznej. Drugi Polak w kosmosie na swój sukces pracował niemal całe życie. Ale bycie astronautą to także wysokie wynagrodzenie. Ile Sławosz Uznański-Wiśniewski może zarobić dzięki swojej kosmicznej misji?

Kosmiczne pieniądze za kosmiczny lot? Tyle może zarobić polski astronauta

Kosmiczne pieniądze za kosmiczny lot? Tyle może zarobić polski astronauta

Źródło:
tvn24.pl, Space Insider

Grupa szwajcarskich posłów chce, by podróżni, którzy nie zatrzymują się na dłużej w ich kraju, ponosili opłaty za korzystanie z tamtejszych dróg. Pomysł ten pojawia się w Szwajcarii po raz kolejny, jego ewentualne wprowadzenie nie będzie jednak możliwe przed końcem wakacji.

Kolejny europejski kraj rozważa opłaty za przejazd samochodem

Kolejny europejski kraj rozważa opłaty za przejazd samochodem

Źródło:
Deutsche Welle, RND, Die Zeit

W Rosji w ciągu pięciu lat może zabraknąć niemal 11 milionów pracowników - ostrzegł rosyjski minister pracy, cytowany przez serwis Business Insider. Poważny kryzys demograficzny jest rosnącym wyzwaniem dla gospodarki tego kraju, który już obecnie "balansuje na granicy recesji".

Brakuje 11 milionów ludzi. Rosja ma poważny problem

Brakuje 11 milionów ludzi. Rosja ma poważny problem

Źródło:
Business Insider, Meduza, BBC, tvn24.pl

Inflacja w czerwcu 2025 roku wyniosła 4,1 procent rok do roku - podał Główny Urząd Statystyczny. W porównaniu z poprzednim miesiącem ceny wzrosły o 0,1 procent. Odczyt jest zgodny z wcześniejszym, szybkim szacunkiem GUS.

Wzrost cen w Polsce. "Inflacja z przytupem spadnie"

Wzrost cen w Polsce. "Inflacja z przytupem spadnie"

Źródło:
tvn24.pl, PAP

Zespół CSIRT NASK ostrzegł we wtorek przed cyberprzestępcami, którzy podszywają się usługę kurierską Pocztex, by wyłudzić dane lub pieniądze. Oszuści wysyłają wiadomości SMS oraz iMessage, informując o rzekomym problemie z dostarczeniem przesyłki.

Uwaga na takie SMS-y. "Dane trafiają do cyberprzestępców"

Uwaga na takie SMS-y. "Dane trafiają do cyberprzestępców"

Źródło:
PAP

Meta przeznaczy setki miliardów dolarów na budowę centrów danych do rozwoju sztucznej inteligencji - zapowiedział założyciel firmy Mark Zuckerberg.

Zbudują "superinteligencję" w centrum o powierzchni Manhattanu

Zbudują "superinteligencję" w centrum o powierzchni Manhattanu

Źródło:
PAP

Z łyżki cedzakowej przenoszą się substancje mogące zagrażać zdrowiu, dlatego nie należy używać jej do kontaktu z żywnością - ostrzega Główny Inspektorat Sanitarny (GIS). Produkt wycofywany jest ze sklepów TEDi w Polsce.

Znana sieć wycofuje produkt. Ostrzeżenie

Znana sieć wycofuje produkt. Ostrzeżenie

Źródło:
PAP, tvn24.pl