Ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać i jak długo ją przechowywać

Źródło:
TVN24 Biznes
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastroju
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24
wideo 2/3
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24

Ewidencja czasu pracy to dokument, który umożliwia pracodawcy prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jej prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy, a jego niedopełnienie pociąga za sobą konsekwencję w postaci kary grzywny. 

Ewidencja czasu pracy prowadzona jest przez pracodawcę w celu ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja powinna zawierać szczegółowo określone przepisami informacje.Pracodawca zobowiązany jest przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po ustaniu stosunku pracy.Za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy grozi kara grzywny.Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenia wynika z obowiązku przestrzegania minimalnej stawki godzinowej.

Ewidencja czasu pracy – podstawa prawna

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na podstawie art. 149 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Kodeks pracy określa też wyjątki od obowiązku prowadzenia ewidencji, okres jej przechowywania oraz konsekwencje nieprowadzenia. Szczegółowe regulacje, w tym wskazanie rodzaju informacji, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy, określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Do końca 2018 roku pracodawca prowadził zaś kartę ewidencji czasu pracy. 

Ewidencja czasu pracy – w jakim celu należy ją prowadzić?

Ewidencję czasu pracy pracownika pracodawca prowadzi do celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Mając na uwadze informacje, które musi zawierać ewidencja czasu pracy, jej prowadzenie służy też kontroli przestrzegania przepisów Kodeksu pracy dotyczących m.in. liczby godzin pracy i doby pracowniczej, czy nieprzerwanego odpoczynku.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej. W myśl § 6 ust. 1 Rozporządzenia ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, – liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, – liczbie godzin nadliczbowych, – dniach wolnych od pracy, z określeniem tytułu ich udzielenia, – liczbie godzin dyżuru i godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, z określeniem miejsca jego pełnienia, – rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, – rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, – wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, – czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach zabronionych dla młodocianych, których wykonywanie jest dozwolone z uwagi na odbycie przygotowania zawodowego. 

Ustawodawca wprowadził także ograniczenie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie uwzględnia w ewidencji informacji o godzinach pracy w stosunku do pracowników:

– objętych systemem zadaniowego czasu pracy,  – zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, – otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Wyjątek stanowią przepisy odrębne, które mogą zakładać dłuższy okres przechowywania ewidencji. 

Co ważne, pracodawca powinien przechowywać ewidencję czasu pracy w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Warunki przechowywania nie mogą zaś grozić uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Konsekwencją nieprowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej przechowywanie w warunkach, które grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem, jest kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenia

Ewidencja czasu pracy w przypadku zawarcia umowy zlecenia wynika z przepisów o stosowaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę. W przypadku umowy zlecenia określane jest ono jako minimalna stawka godzinowa. Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenie staje się zatem obowiązkowe, przy czym nie określono w sposób szczegółowy, jak powinno ono wyglądać. Ustawodawca wskazał jedynie, że strony w umowie określają sposób potwierdzenia liczby godzin wykonania zlecenia, a jeśli tego nie zrobią, wówczas zleceniobiorca przedkłada taką informację.

Wymiar czasu pracy a ewidencja czasu pracy

Od pojęcia ewidencji czasu pracy należy odróżnić „wymiar czasu pracy”. Wymiar czasu pracy jest to bowiem liczb godzin, jaką pracownik zobowiązany jest przepracować w okresie rozliczeniowym. Precyzuje on zarówno liczbę godzin, którą powinien przepracować on w ciągu doby, jak i w ciągu tygodnia. Wymiar czasu pracy określony jest w Kodeksie pracy.

Akty prawne: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz. U. 2018 poz. 2369, Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141, Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę Dz. U. 2002 nr 200 poz. 1679

Autorka/Autor:red.

Źródło: TVN24 Biznes

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Państwa członkowskie w Radzie Unii Europejskiej zdecydowały w piątek o uruchomieniu procedury nadmiernego deficytu wobec Polski i sześciu innych państw członkowskich. Objęte postępowaniem kraje będą miały cztery do siedmiu lat na realizację działań naprawczych.

Procedura nadmiernego deficytu wobec Polski. Jest decyzja

Procedura nadmiernego deficytu wobec Polski. Jest decyzja

Źródło:
PAP

Komisja Polityki Społecznej i Rodziny negatywnie zaopiniowała rządowe poprawki do projektu ustawy w sprawie renty wdowiej. Rząd proponuje, by drugie świadczenie było wypłacane w wysokości najpierw 15 procent, a potem 25 procent, z kolei projekt obywatelski zakłada docelowe dojście do pułapu 50 procent.

Renta wdowia. Sejmowa komisja przeciw rządowym poprawkom

Renta wdowia. Sejmowa komisja przeciw rządowym poprawkom

Źródło:
PAP

Przyjęcie "Kredytu na start" budzi wątpliwości z uwagi na bardzo wysokie zapotrzebowanie na środki budżetu państwa, których wydatkowanie może okazać się nieefektywne, a osiągane cele nieadekwatne do kosztów - oceniło Ministerstwo Klimatu i Środowiska. Resort zaproponował, by środki te przeznaczyć na poprawę stanu wód Odry lub transformację energetyczną i ochronę powietrza.

"Kredyt na start" w ogniu krytyki. "Nieefektywny instrument"

"Kredyt na start" w ogniu krytyki. "Nieefektywny instrument"

Źródło:
PAP

Deutsche Bahn planuje likwidację 30 tysięcy miejsc pracy, czyli około dziewięć procent personelu - podał Reuters, powołując się na informacje niemieckiego przewoźnika. Dodał, że z powodu ogromnych inwestycji w naprawę sieci kolejowej, strajków i złej pogody spółka odnotowała miliardową stratę netto w pierwszym półroczu.

Deutsche Bahn ma zlikwidować 30 tysięcy miejsc pracy

Deutsche Bahn ma zlikwidować 30 tysięcy miejsc pracy

Źródło:
Reuters

Na przełomie lipca i sierpnia tendencja spadkowa cen paliw zostanie utrzymana - prognozują analitycy Reflexu. Podali, że średnie obniżki wyniosą od 3 do 5 groszy zarówno na litrze benzyny, jak i diesla. Ceny autogazu powinny natomiast pozostać bez zmian.

Co dalej z cenami paliw? Nowe prognozy analityków

Co dalej z cenami paliw? Nowe prognozy analityków

Źródło:
PAP

Wycofano partię piwa Żywiec z błędną etykietą na niektórych butelkach - ostrzegł Główny Inspektorat Sanitarny (GIS). Dodał, że błędna etykieta wskazywała, że piwo jest bezalkoholowe, choć w rzeczywistości zawierało alkohol.

Pomyłka browaru. Partia popularnego piwa wycofana z obrotu

Pomyłka browaru. Partia popularnego piwa wycofana z obrotu

Źródło:
PAP

Rada Wydawców Stowarzyszenia Gazet Lokalnych z nadzieją przyjęła poprawki Senatu do ustawy o prawie autorskim wzmacniające pozycję wydawców w negocjacjach z big techami - czytamy w oświadczeniu rady na portalu X. W piątek Sejm zadecydował, że projekt ustawy z poprawkami trafi na biurko prezydenta.

"Tylko w ten sposób uratujemy lokalne media i lokalną demokrację"

"Tylko w ten sposób uratujemy lokalne media i lokalną demokrację"

Źródło:
tvn24.pl

Lotnisku Bazylea-Miluza-Fryburg w piątek po południu zostało ponownie otwarte. Wcześniej ewakuowano terminal i tymczasowo zawieszono loty ze względu na alarm bombowy.

Lotnisko wznowiło działalność po alarmie bombowym

Lotnisko wznowiło działalność po alarmie bombowym

Źródło:
tvn24.pl

Chciałbym, aby rozwiązanie, dotyczące składki zdrowotnej, zostało wypracowane w ciągu kilku najbliższych tygodni. Naprawdę nie ma na co czekać - powiedział w programie "Jeden na Jeden" na antenie TVN24 minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że chciałby, aby nowa składka zdrowotna weszła w życie od 1 stycznia 2025 roku.

Minister finansów o składce zdrowotnej: naprawdę nie ma na co czekać

Minister finansów o składce zdrowotnej: naprawdę nie ma na co czekać

Źródło:
TVN24

Santander, Pocztowy, Toyota - klienci tych banków muszą przygotować się na utrudnienia w związku z zaplanowanymi pracami serwisowymi w weekend. W niektórych przypadkach mogą pojawić się trudności z płatnościami kartami.

"Utrudnienia w dokonywaniu transakcji kartami"

"Utrudnienia w dokonywaniu transakcji kartami"

Źródło:
tvn24.pl

Ministerstwo Infrastruktury pracuje nad zapewnieniem Polakom darmowego dostępu do wody pitnej. W grę wchodzi też rozwiązanie "za przysłowiową złotówkę" - powiedział w czwartek w sejmie wiceminister infrastruktury Przemysław Koperski. Dodał, że za darmo lub za 1 zł ma być dostępne pierwsze 1000 litrów wody miesięcznie.

Woda za darmo? Resort szykuje rewolucyjne rozwiązanie

Woda za darmo? Resort szykuje rewolucyjne rozwiązanie

Źródło:
PAP

Składka zdrowotna to kolejna kwestia, co do której pojawiły się rozbieżności w koalicji. Trwają dyskusje nad zmianami, które miałyby wejść w życie od początku przyszłego roku. Czego można się spodziewać? Poniżej przedstawiamy propozycje koalicjantów.

Zmiany w składce zdrowotnej. Propozycje koalicjantów

Zmiany w składce zdrowotnej. Propozycje koalicjantów

Źródło:
PAP, tvn24.pl

Ministerstwo Rolnictwa przygotowało projekt nowelizacji przepisów wprowadzający wyższe kary za marnowanie żywności, a także brak prowadzenia kampanii informacyjno-edukacyjnych. Zmiany mają dotyczyć sklepów o powierzchni przekraczającej 250 metrów kwadratowych.

Wyższe kary za marnowanie żywności. Rząd szykuje nowe przepisy

Wyższe kary za marnowanie żywności. Rząd szykuje nowe przepisy

Źródło:
PAP

Z renty wdowiej ma skorzystać około dwa miliony osób - wynika za szacunków, które znalazły się w stanowisku rządu obywatelskiego projektu o rencie wdowiej.

Ile osób skorzysta z renty wdowiej? Rząd podał szacunki

Ile osób skorzysta z renty wdowiej? Rząd podał szacunki

Źródło:
PAP

W czwartek w Sejmie trwa debata nad wykonaniem budżetu w 2023 roku. Prezes Najwyższej Izby Kontroli Marian Banaś krytycznie ocenił finansowanie zadań publicznych poza budżetem za pośrednictwem funduszy w BGK. - W 2023 roku przy pomocy funduszy sfinansowano zadania na kwotę ponad 130 miliardów złotych, co stanowiło 20 procent wydatków budżetu państwa i blisko 4 procent produktu krajowego brutto.

NIK krytycznie o finansowaniu zadań publicznych poza budżetem

Źródło:
PAP

Sąd Rejonowy w Warszawie otworzył postępowanie restrukturyzacyjne PKP Cargo - poinformował w czwartek przewoźnik kolejowy. W środę zarząd spółki zdecydował o przeprowadzeniu zwolnień grupowych przez zakłady i centralę PKP Cargo.

Sąd otworzył postępowanie restrukturyzacyjne PKP Cargo

Sąd otworzył postępowanie restrukturyzacyjne PKP Cargo

Źródło:
PAP, PKP Cargo

Zespół Reagowania na Incydenty Bezpieczeństwa Komputerowego CSIRT NASK ostrzega przed kampanią, w której oszuści atakują osoby posiadające konta w serwisie firmy Apple. Jak czytamy w komunikacie, przestępcy rozsyłają wiadomości e-mail z informacją o zablokowaniu konta użytkownika serwisu Apple. Powodem ma być rzekomo nieudana próba logowania.

Atak na użytkowników urządzeń firmy Apple

Atak na użytkowników urządzeń firmy Apple

Źródło:
tvn24.pl

Burmistrz Barcelony zapowiedział podniesienie podatku nakładanego na turystów, którzy przybywają do miasta na statku wycieczkowym i spędzają w stolicy Katalonii mniej niż 12 godzin. Chodzi o to, by miasto nie zamieniło się w "park tematyczny", w którym próżno szukać lokalnych mieszkańców, a całość populacji stanowią turyści.

Barcelona wprowadzi kolejne obostrzenia dla turystów

Barcelona wprowadzi kolejne obostrzenia dla turystów

Źródło:
PAP

Komisja Nadzoru Finansowego jednogłośnie stwierdziła brak jakichkolwiek podstaw do zgłoszenia sprzeciwu wobec nabycia akcji VeloBanku przez podmiot należący do Grupy Cerberus - przekazała KNF w oficjalnym komunikacie. VeloBank powstał w wyniku przymusowej restrukturyzacji Getin Noble Banku.

VeloBank zmienia właściciela. KNF nie zgłosiła sprzeciwu

VeloBank zmienia właściciela. KNF nie zgłosiła sprzeciwu

Źródło:
PAP

Ministerstwo Cyfryzacji skierowało do konsultacji projekt rozporządzenia, zgodnie z którym wskazane typy urządzeń elektronicznych mają mieć gniazda typu USB C do ładowania. To implementacja unijnej dyrektywy. Resort chce, by rozporządzenie weszło w życie 28 grudnia 2024 roku z wyjątkiem laptopów, dla których wprowadzenie systemu ładowania USB-C ma wejść w życie 28 kwietnia 2026.

Jedna ładowarka do kilku urządzeń. Padły terminy

Jedna ładowarka do kilku urządzeń. Padły terminy

Źródło:
PAP

Akcjonariusze PGE nie udzielili siedmiorgu byłym członkom zarządu absolutorium za 2023 rok. Absolutorium udzielono natomiast trojgu byłym członkom rady nadzorczej spółki.

Były zarząd PGE bez absolutorium

Były zarząd PGE bez absolutorium

Źródło:
PAP

Trwają analizy nad wprowadzeniem czterodniowego tygodnia pracy - przekazał Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki. Wyjaśnił, że Centralny Instytut Ochrony Pracy ma przez rok badać, jak wprowadzenie tego rozwiązania wpłynie na wypadkowość w miejscu pracy i stan zdrowia pracownika.

Czterodniowy tydzień pracy w Polsce? "Trwają poważne analizy"

Czterodniowy tydzień pracy w Polsce? "Trwają poważne analizy"

Źródło:
PAP

Wycofanie z obrotu i zakaz wprowadzenia do obrotu wszystkich serii produktu Qutiro - taką decyzję podjął Główny Inspektorat Farmaceutyczny (GIF). W decyzji wskazano, że lek może stwarzać "realne zagrożenie dla zdrowia lub życia pacjentów". 

Lek wycofany z obrotu. "Realne zagrożenie zdrowia lub życia"

Lek wycofany z obrotu. "Realne zagrożenie zdrowia lub życia"

Źródło:
tvn24.pl

- Dzisiaj nie ma przestrzeni na podniesienie wieku emerytalnego - mówi w czwartkowym wydaniu "Dziennika Gazety Prawnej" prezes ZUS Zbigniew Derdziuk. Wcześniej Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na pytania redakcji biznesowej tvn24.pl przekazało, że nie prowadzi obecnie prac mających podwyższyć wiek emerytalny czy też nad zrównaniem go dla kobiet i mężczyzn.

Co dalej z wiekiem emerytalnym? Prezes ZUS odpowiada

Co dalej z wiekiem emerytalnym? Prezes ZUS odpowiada

Źródło:
PAP

Premier Donald Tusk powiedział w środę, że będzie rozmawiał z wicepremierem Władysławem Kosiniakiem-Kamyszem o Funduszu Kościelnym, bo nie widzi "jakiegoś dynamicznego procesu" w tej sprawie, a "wiadomo, że ten sposób finansowania Kościoła nie jest najlepszy".

Co z likwidacją Funduszu Kościelnego? Zapowiedź premiera

Co z likwidacją Funduszu Kościelnego? Zapowiedź premiera

Źródło:
PAP