Ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać i jak długo ją przechowywać

Źródło:
TVN24 Biznes
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastroju
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24
wideo 2/3
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24

Ewidencja czasu pracy to dokument, który umożliwia pracodawcy prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jej prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy, a jego niedopełnienie pociąga za sobą konsekwencję w postaci kary grzywny. 

Ewidencja czasu pracy prowadzona jest przez pracodawcę w celu ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja powinna zawierać szczegółowo określone przepisami informacje.Pracodawca zobowiązany jest przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po ustaniu stosunku pracy.Za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy grozi kara grzywny.Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenia wynika z obowiązku przestrzegania minimalnej stawki godzinowej.

Ewidencja czasu pracy – podstawa prawna

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na podstawie art. 149 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Kodeks pracy określa też wyjątki od obowiązku prowadzenia ewidencji, okres jej przechowywania oraz konsekwencje nieprowadzenia. Szczegółowe regulacje, w tym wskazanie rodzaju informacji, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy, określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Do końca 2018 roku pracodawca prowadził zaś kartę ewidencji czasu pracy. 

Ewidencja czasu pracy – w jakim celu należy ją prowadzić?

Ewidencję czasu pracy pracownika pracodawca prowadzi do celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Mając na uwadze informacje, które musi zawierać ewidencja czasu pracy, jej prowadzenie służy też kontroli przestrzegania przepisów Kodeksu pracy dotyczących m.in. liczby godzin pracy i doby pracowniczej, czy nieprzerwanego odpoczynku.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej. W myśl § 6 ust. 1 Rozporządzenia ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, – liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, – liczbie godzin nadliczbowych, – dniach wolnych od pracy, z określeniem tytułu ich udzielenia, – liczbie godzin dyżuru i godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, z określeniem miejsca jego pełnienia, – rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, – rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, – wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, – czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach zabronionych dla młodocianych, których wykonywanie jest dozwolone z uwagi na odbycie przygotowania zawodowego. 

Ustawodawca wprowadził także ograniczenie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie uwzględnia w ewidencji informacji o godzinach pracy w stosunku do pracowników:

– objętych systemem zadaniowego czasu pracy,  – zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, – otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Wyjątek stanowią przepisy odrębne, które mogą zakładać dłuższy okres przechowywania ewidencji. 

Co ważne, pracodawca powinien przechowywać ewidencję czasu pracy w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Warunki przechowywania nie mogą zaś grozić uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Konsekwencją nieprowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej przechowywanie w warunkach, które grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem, jest kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenia

Ewidencja czasu pracy w przypadku zawarcia umowy zlecenia wynika z przepisów o stosowaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę. W przypadku umowy zlecenia określane jest ono jako minimalna stawka godzinowa. Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenie staje się zatem obowiązkowe, przy czym nie określono w sposób szczegółowy, jak powinno ono wyglądać. Ustawodawca wskazał jedynie, że strony w umowie określają sposób potwierdzenia liczby godzin wykonania zlecenia, a jeśli tego nie zrobią, wówczas zleceniobiorca przedkłada taką informację.

Wymiar czasu pracy a ewidencja czasu pracy

Od pojęcia ewidencji czasu pracy należy odróżnić „wymiar czasu pracy”. Wymiar czasu pracy jest to bowiem liczb godzin, jaką pracownik zobowiązany jest przepracować w okresie rozliczeniowym. Precyzuje on zarówno liczbę godzin, którą powinien przepracować on w ciągu doby, jak i w ciągu tygodnia. Wymiar czasu pracy określony jest w Kodeksie pracy.

Akty prawne: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz. U. 2018 poz. 2369, Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141, Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę Dz. U. 2002 nr 200 poz. 1679

Autorka/Autor:red.

Źródło: TVN24 Biznes

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Wielka Brytania ogłosiła nałożenie sankcji zarówno na trzy jednostki Sztabu Generalnego Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej (GRU), jak i oficerów tej instytucji. Polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych wydało komunikat w związku z działaniami Londynu.

MSZ: Polska wyraża solidarność z Wielką Brytanią

MSZ: Polska wyraża solidarność z Wielką Brytanią

Źródło:
PAP

W piątkowym losowaniu Eurojackpot nie odnotowano głównej wygranej, a kumulacja rośnie do 420 milionów złotych. W Polsce najwyższe byłe wygrane czwartego stopnia. Oto liczby, które wylosowano 18 lipca 2025 roku.

Potężna kumulacja w Eurojackpot

Potężna kumulacja w Eurojackpot

Źródło:
tvn24.pl

"Indie nie popierają jednostronnych sankcji" - podkreślił rzecznik indyjskiego resortu spraw zagranicznych Randhir Jaiswal. W ten sposób odniósł się do sankcji nałożonych przez Unię Europejską na Rosję, które obejmują największą rafinerię ropy rosyjskiego koncernu Rosnieft w indyjskim stanie Gudźarat.

Reakcja na ruch Unii Europejskiej. "Nie popierają jednostronnych sankcji"

Reakcja na ruch Unii Europejskiej. "Nie popierają jednostronnych sankcji"

Źródło:
PAP

PKO BP, Santander, ING Bank Śląski, mBank i BNP Paribas - klienci tych instytucji finansowych muszą liczyć się z utrudnieniami w najbliższych dniach. Mogą wystąpić problemy z serwisem internetowym, aplikacją czy płatnościami.

Największy bank ostrzega. "Utrudnienia w dostępie do usług"

Największy bank ostrzega. "Utrudnienia w dostępie do usług"

Źródło:
tvn24.pl

W porównaniu do minionego roku większość owoców była w czerwcu wyraźnie droższa - mówi TVN24+ Kamil Łuczkowski, ekonomista z zespołu analiz makroekonomicznych Banku Pekao. Królem wzrostu cen okazały się jabłka. - Inaczej kształtowała się sytuacja na rynku warzyw. Tu Główny Urząd Statystyczny odnotował spadek cen detalicznych - mówi z kolei Mariusz Dziwulski, analityk rynku rolno-spożywczego w PKO BP. Jednak, jak zaznacza, są wyjątki. Ceny kapusty w hurcie wzrosły w skali roku o ponad połowę.

Król i królowa wzrostu cen

Król i królowa wzrostu cen

Źródło:
TVN24+

Policja przeprowadziła przeszukanie w rezydencji i w siedzibie partii Jaira Bolsonaro. Były prezydent Brazylii jest oskarżony o przygotowywanie zamachu stanu. Sąd nakazał mu noszenie elektronicznej bransoletki i zabronił używania mediów społecznościowych.

Przeszukanie w rezydencji i siedzibie partii byłego prezydenta

Przeszukanie w rezydencji i siedzibie partii byłego prezydenta

Źródło:
PAP, CNN

Wielka Brytania nałożyła nowe sankcje na ponad 20 rosyjskich szpiegów, hakerów i jednostki wywiadu. Chodzi o osoby i podmioty oskarżone o operacje cybernetyczne zagrażające stabilności Europy - wskazał brytyjski rząd w oświadczeniu.

"Szpiedzy GRU prowadzą kampanię mającą na celu destabilizację Europy"

"Szpiedzy GRU prowadzą kampanię mającą na celu destabilizację Europy"

Źródło:
PAP

Wielki sukces polskiego programisty. Przemysław Dębiak zajął pierwsze miejsce w prestiżowych zawodach AtCoder World Tour Finals 2025, pokonując nie tylko wszystkich pozostałych zawodników, ale też sztuczną inteligencję.

Polak lepszy od sztucznej inteligencji. Osobiste gratulacje od szefa OpenAI

Polak lepszy od sztucznej inteligencji. Osobiste gratulacje od szefa OpenAI

Źródło:
tvn24.pl

Od 14 sierpnia przyjmowane będą wnioski od firm i instytucji, które chcą uczestniczyć w prowadzonym przez resort pracy pilotażu skróconego czasu pracy. To pierwszy taki program w tej części Europy i pierwszy na tak szeroką skalę w Polsce – wskazała ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk.

Krócej w pracy. "Wielki, pierwszy w tej części Europy, pilotaż"

Krócej w pracy. "Wielki, pierwszy w tej części Europy, pilotaż"

Źródło:
PAP

Bat Indiany Jonesa został sprzedany za 525 tysięcy dolarów na trwającej przez tydzień aukcji firmy Heritage Auctions. Harrison Ford posługiwał się słynnym rekwizytem w filmie "Indiana Jones i ostatnia krucjata" z 1989 roku.

Bat Indiany Jonesa sprzedany na aukcji

Bat Indiany Jonesa sprzedany na aukcji

Źródło:
PAP

W projekcie budżetu opracowanym przez Komisję Europejską przewidziano dla Polski ponad 123 miliardy euro, między innymi na politykę spójności i rolnictwo - wynika z zestawienia opublikowanego przez Komisję Europejską w nocy z czwartku na piątek. Jest to wstępna propozycja budżetu, nad którą będą w kolejnych miesiącach pracować państwa członkowskie.

Ogromne pieniądze dla Polski

Ogromne pieniądze dla Polski

Źródło:
PAP

Wizz Air uruchomi 11 tras z lotniska Warszawa-Modlin, przeniesie też do Modlina dwa samoloty - poinformowała w piątek węgierska linia lotnicza. Wizz Air przestał operować z Modlina pod koniec 2012 roku.

Wizz Air wraca do Modlina. Znamy trasy

Wizz Air wraca do Modlina. Znamy trasy

Źródło:
PAP, tvn24.pl

Należący do koncernu Meta popularny komunikator WhatsApp powinien przygotować się do wycofania z rynku rosyjskiego - oświadczył Anton Goriełkin, wiceprzewodniczący komisji do spraw technologii informatycznych Dumy Państwowej, niższej izby rosyjskiego parlamentu.

Rosja chce się go pozbyć. "Należy do ekstremistycznej organizacji"

Rosja chce się go pozbyć. "Należy do ekstremistycznej organizacji"

Źródło:
PAP

Na Giełdzie Papierów Wartościowych wszystkie główne indeksy rosną. WIG-Banki jest na najwyższym poziomie w historii. "Wszystko wskazuje na to, że obecny rok na warszawskim parkiecie będzie należał do najbardziej zyskownych od wielu lat" - napisał w komentarzu Michał Stanek z Q Value.

Euforia na warszawskiej giełdzie

Euforia na warszawskiej giełdzie

Źródło:
PAP Biznes, tvn24.pl

Bezpośrednie połączenie PKP Intercity do Chorwacji cieszy się sporym powodzeniem. Jak poinformował minister infrastruktury Dariusz Klimczak, do końca wakacji sprzedało się około 11 tysięcy biletów na ten pociąg. A co z połączeniami do Włoch czy Austrii?

Prawie wszystkie bilety sprzedane. Minister wyjaśnia

Prawie wszystkie bilety sprzedane. Minister wyjaśnia

Źródło:
PAP

W pierwszym półroczu 2025 roku deweloperzy sprzedali 18,3 tysiąca mieszkań. To wynik mniejszy o około 10 procent mniejszy niż rok temu przy tym, gdy oferta mieszkań jest na poziomie historycznego maksimum - w sprzedaży jest 62 tysiące lokali. Jak wskazuje Otodom na rynku może pojawić się stagnacja.

"Historyczne maksimum" na rynku mieszkań

"Historyczne maksimum" na rynku mieszkań

Źródło:
PAP

Ja na przykład ostatnio bardzo dużo mówię o Polsce lokalnej i o tym, że potrzeby Polski lokalnej są inne niż Warszawy. Sama jestem warszawianką i patriotką Warszawy, ale uważam, że te rozwiązania z Warszawy, copy-paste na Polskę lokalną, to totalnie nie jest to - powiedziała w programie "Jeden na jeden" w TVN24 ministra funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz (Polska 2050). Broniła w ten sposób poprawek przegłosowanych w Sejmie wspólnie z PiS w sprawie budownictwa społecznego.

"Potrzeby Polski lokalnej są inne". Ministra broni poprawek do ustawy

"Potrzeby Polski lokalnej są inne". Ministra broni poprawek do ustawy

Źródło:
tvn24.pl

Rzeczniczka Białego Domu Karoline Leavitt poinformowała, że dotychczas pisma od prezydenta Donalda Trumpa w sprawie ceł otrzymało 25 krajów. Dodała, że Unia Europejska jest bardzo chętna do negocjacji handlowych, z kolei Kanada to trudny partner do rozmów.

25 krajów otrzymało pisma od Trumpa

25 krajów otrzymało pisma od Trumpa

Źródło:
PAP

Producenci oleju w liście do premiera Donalda Tuska domagają się odblokowania możliwości importu rzepaku z Ukrainy. W ich ocenie niedobór surowca w sezonie 2025/2026 ma wynieść co najmniej 500 tysięcy ton, co negatywnie wpłynie na krajowe tłocznie. Ministerstwo Rozwoju i Technologii poinformowało, że wstrzymuje się jeszcze z decyzjami w tej sprawie.

Sytuacja jest "niezwykle trudna". Apel do premiera

Sytuacja jest "niezwykle trudna". Apel do premiera

Źródło:
PAP, tvn24.pl

Uważam, że obywatelom należy się informacja na temat prawdziwego obrazu sytuacji - powiedział w czwartek na konferencji prasowej minister aktywów państwowych Jakub Jaworowski, odnosząc się do przedstawionego w środę przez posłów Prawa i Sprawiedliwości raportu na temat sytuacji spółek Skarbu Państwa. Jak stwierdził, jest "zszokowany poziomem fałszu i manipulacji" twierdzeń przedstawicieli opozycji.

PiS publikuje raport. Minister: jestem zszokowany poziomem fałszu i manipulacji

PiS publikuje raport. Minister: jestem zszokowany poziomem fałszu i manipulacji

Źródło:
PAP, tvn24.pl

W czerwcu Joanna Tyrowicz, członkini Rady Polityki Pieniężnej, wnioskowała o podwyżkę stóp procentowych o 250 punktów bazowych. Wniosek został jednak odrzucony przez pozostałych członków RPP - poinformował Narodowy Bank Polski.

Propozycja dużej podwyżki stóp procentowych. Wyniki głosowania

Propozycja dużej podwyżki stóp procentowych. Wyniki głosowania

Źródło:
PAP, tvn24.pl