Ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać i jak długo ją przechowywać

Źródło:
TVN24 Biznes
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastroju
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24
wideo 2/3
Prof. Flisiak: jeśli dowiaduję się, że obniża się wynagrodzenia lekarzom, to nie mam dobrego nastrojuTVN24

Ewidencja czasu pracy to dokument, który umożliwia pracodawcy prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jej prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy, a jego niedopełnienie pociąga za sobą konsekwencję w postaci kary grzywny. 

Ewidencja czasu pracy prowadzona jest przez pracodawcę w celu ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja powinna zawierać szczegółowo określone przepisami informacje.Pracodawca zobowiązany jest przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po ustaniu stosunku pracy.Za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy grozi kara grzywny.Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenia wynika z obowiązku przestrzegania minimalnej stawki godzinowej.

Ewidencja czasu pracy – podstawa prawna

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na podstawie art. 149 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Kodeks pracy określa też wyjątki od obowiązku prowadzenia ewidencji, okres jej przechowywania oraz konsekwencje nieprowadzenia. Szczegółowe regulacje, w tym wskazanie rodzaju informacji, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy, określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Do końca 2018 roku pracodawca prowadził zaś kartę ewidencji czasu pracy. 

Ewidencja czasu pracy – w jakim celu należy ją prowadzić?

Ewidencję czasu pracy pracownika pracodawca prowadzi do celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Mając na uwadze informacje, które musi zawierać ewidencja czasu pracy, jej prowadzenie służy też kontroli przestrzegania przepisów Kodeksu pracy dotyczących m.in. liczby godzin pracy i doby pracowniczej, czy nieprzerwanego odpoczynku.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej. W myśl § 6 ust. 1 Rozporządzenia ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, – liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, – liczbie godzin nadliczbowych, – dniach wolnych od pracy, z określeniem tytułu ich udzielenia, – liczbie godzin dyżuru i godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, z określeniem miejsca jego pełnienia, – rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, – rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, – wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, – czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach zabronionych dla młodocianych, których wykonywanie jest dozwolone z uwagi na odbycie przygotowania zawodowego. 

Ustawodawca wprowadził także ograniczenie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie uwzględnia w ewidencji informacji o godzinach pracy w stosunku do pracowników:

– objętych systemem zadaniowego czasu pracy,  – zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, – otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Wyjątek stanowią przepisy odrębne, które mogą zakładać dłuższy okres przechowywania ewidencji. 

Co ważne, pracodawca powinien przechowywać ewidencję czasu pracy w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Warunki przechowywania nie mogą zaś grozić uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Konsekwencją nieprowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej przechowywanie w warunkach, które grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem, jest kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenia

Ewidencja czasu pracy w przypadku zawarcia umowy zlecenia wynika z przepisów o stosowaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę. W przypadku umowy zlecenia określane jest ono jako minimalna stawka godzinowa. Ewidencjonowanie czasu pracy umowy zlecenie staje się zatem obowiązkowe, przy czym nie określono w sposób szczegółowy, jak powinno ono wyglądać. Ustawodawca wskazał jedynie, że strony w umowie określają sposób potwierdzenia liczby godzin wykonania zlecenia, a jeśli tego nie zrobią, wówczas zleceniobiorca przedkłada taką informację.

Wymiar czasu pracy a ewidencja czasu pracy

Od pojęcia ewidencji czasu pracy należy odróżnić „wymiar czasu pracy”. Wymiar czasu pracy jest to bowiem liczb godzin, jaką pracownik zobowiązany jest przepracować w okresie rozliczeniowym. Precyzuje on zarówno liczbę godzin, którą powinien przepracować on w ciągu doby, jak i w ciągu tygodnia. Wymiar czasu pracy określony jest w Kodeksie pracy.

Akty prawne: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz. U. 2018 poz. 2369, Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141, Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę Dz. U. 2002 nr 200 poz. 1679

Autorka/Autor:red.

Źródło: TVN24 Biznes

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Poważne utrudnienia czekają podróżnych, chcących skorzystać z lotniska Split w chorwackiej Kasteli. Jak donosi nasza widzka, "około godziny 19.15 cały system lotniska przestał działać, co spowodowało całkowitą blokadę pracy systemy i funkcjonowania lotniska". Na Kontakt24 dostaliśmy także informację o problemach na lotnisku w Zadarze. Jak donosi chorwacki portal Slobodna Dalmacija, "samoloty ani nie startują, ani nie lądują, teren lotniska jest zapełniony pasażerami".

Polscy turyści utknęli na chorwackich lotniskach

Polscy turyści utknęli na chorwackich lotniskach

Źródło:
Kontakt24, tvn24.pl

Ufam, że ta sprawa zostanie w odpowiedni sposób potraktowana i rozstrzygnięta przez ustawodawcę - powiedział profesor Marcin Wiącek, Rzecznik Praw Obywatelskich w programie "Jeden na jeden". We wtorek senacka Komisja Kultury i Środków Przekazu ponownie pochyli się nad nowelizacją prawa autorskiego i apelem mediów o uwzględnienie ich postulatów.

Rzecznik Praw Obywatelskich: Wolność prasy to dziennikarze i ich uprawnienia

Rzecznik Praw Obywatelskich: Wolność prasy to dziennikarze i ich uprawnienia

Źródło:
TVN24, PAP

Sesja na Wall Street w poniedziałek została zamknęła się ze wzrostami głównych indeksów. S&P 500 osiągnął najlepszy wynik od początku czerwca. Inwestorzy ze spokojem przyjęli niedzielną decyzję prezydenta USA Joe Bidena o rezygnacji z ponownego kandydowania na ten urząd, jednak - jak wskazują analitycy - decyzja ta zwiększa niepewność na rynkach.

Odbicie na Wall Street

Odbicie na Wall Street

Źródło:
PAP

Rozszerzenie sieci dróg objętych elektronicznym systemem poboru opłat zakładają założenia projektu, które opublikowano w wykazie prac legislacyjnych rządu. Dodano, że chodzi o autostrady i drogi ekspresowe oddane do użytku po 2017 roku.

System poboru opłat ma objąć autostrady i ekspresówki oddane po 2017 roku. Nowy plan rządu

System poboru opłat ma objąć autostrady i ekspresówki oddane po 2017 roku. Nowy plan rządu

Źródło:
PAP

Zyski Ryanaira obniżył się o prawie połowę w drugim kwartale 2024 roku, ponieważ ceny biletów spadły o 15 procent rok do roku. Zwiększa to obawy o słabe lato dla europejskich linii lotniczych w miarę wygasania boomu po pandemii COVID-19 - wskazał Reuters.

Zysk Ryanaira gwałtownie spada z powodu niższych cen biletów. Akcje na dużym minusie

Zysk Ryanaira gwałtownie spada z powodu niższych cen biletów. Akcje na dużym minusie

Źródło:
Reuters, "Guardian"

W 2023 roku liczba ludności w Polsce zmniejszyła się o 129 819 osób. Spadek liczby ludności zanotowano w 14 województwach i w 270 powiatach - poinformował Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Tak spadła liczba ludności w Polsce w 2023 roku

Tak spadła liczba ludności w Polsce w 2023 roku

Źródło:
PAP

Dodatkowe 20 milionów złotych przeznaczone na program "Podróże z klasą" wyczerpano w cztery minuty - przekazał resort edukacji. MEN podał także, że zarejestrowano 752 nowe wnioski, a łącznie na program w tej edycji zostanie przeznaczone 80 milionów złotych.

"Podróże z klasą". Dodatkowe środki wyczerpano w cztery minuty

"Podróże z klasą". Dodatkowe środki wyczerpano w cztery minuty

Źródło:
PAP

Produkcja budowlano-montażowa w czerwcu spadła o 8,9 procent rok do roku, a w ujęciu miesięcznym wzrosła o 5 procent - podał Główny Urząd Statystyczny. Ekonomiści oceniają, że spadek aktywności budownictwa to między innymi efekt cyklicznego przestoju w inwestycjach współfinansowanych przez Unię Europejską.

Słabe dane z budowlanki. "Sektor w fazie recesji"

Słabe dane z budowlanki. "Sektor w fazie recesji"

Źródło:
PAP

"Oszuści na niebezpiecznych stronach wyłudzają dane logowania do bankowości elektronicznej oraz informacje o kartach płatniczych" - przestrzega Zespół Reagowania na Incydenty Bezpieczeństwa Komputerowego polskiego sektora finansowego na portalu X (dawniej Twitter).

Oszuści podszywają się pod bank

Oszuści podszywają się pod bank

Źródło:
PAP

Kilkunastu mieszkańców terenów pod lotnisko w Baranowie zgłosiło w ostatnich dniach chęć sprzedaży swoich nieruchomości - podała spółka Centralny Port Komunikacyjny (CPK).

CPK: nowi chętni na sprzedaż gruntów pod lotnisko w Baranowie     

CPK: nowi chętni na sprzedaż gruntów pod lotnisko w Baranowie     

Źródło:
PAP

Jednym z najlepiej opłacanych stanowisk jest specjalista pełniący funkcję chief information officera w sektorze IT. Taki pracownik może liczyć na miesięczną pensję w wysokości nawet 70 tysięcy złotych - wynika raportu płacowego firmy Antal. Na wysokie wynagrodzenia mogą liczyć również dyrektorzy finansowi, specjaliści w dziedzinie sztucznej inteligencji (AI), czy kierownicy do spraw marketingu.

Zarabiają po kilkanaście tysięcy złotych na miesiąc. Nowy raport

Zarabiają po kilkanaście tysięcy złotych na miesiąc. Nowy raport

Źródło:
PAP

W ciągu siedmiu godzin po niedzielnej rezygnacji prezydenta USA Joe Bidena z walki o reelekcję, drobni darczyńcy wpłacili niemal 47 milionów dolarów na konta zbierającej fundusze dla Partii Demokratycznej organizacji non-profit ActBlue.

47 milionów dolarów w siedem godzin. "Największa jednodniowa zbiórka w bieżącej kampanii"

47 milionów dolarów w siedem godzin. "Największa jednodniowa zbiórka w bieżącej kampanii"

Źródło:
PAP

Minister finansów Andrzej Domański poinformował na antenie TOK FM, że jego resort będzie prowadził rozmowy z Ministerstwem Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwem Przemysłu na temat cen prądu w 2025 roku i ewentualnych dalszych rozwiązań osłonowych.

Minister o rachunkach na "akceptowanym poziomie"

Minister o rachunkach na "akceptowanym poziomie"

Źródło:
PAP

W sobotę w Lotto padła szóstka. Wartość głównej wygranej to dwa miliony złotych. Totalizator Sportowy poinformował, gdzie kupiono szczęśliwy los.

Szóstka w Lotto. Wiadomo, gdzie padła wygrana

Szóstka w Lotto. Wiadomo, gdzie padła wygrana

Źródło:
tvn24.pl

Inwestorzy oceniają skutki rezygnacji Joe Bidena z kandydowania na urząd prezydenta USA. Na giełdach w Azji przeważają spadki. Ceny ropy na giełdzie paliw w Nowym Jorku rosną. Dolar pozostaje stabilny. W ocenie ekonomistów decyzja Bidena zwiększa niepewność na rynkach, co nie sprzyja walutom rynków wschodzących.

Rynki reagują na decyzję Bidena. "To oznacza większą niepewność"

Rynki reagują na decyzję Bidena. "To oznacza większą niepewność"

Źródło:
PAP

Sprzedaż detaliczna w cenach stałych w czerwcu 2024 roku wzrosła o 4,4 procent w ujęciu rocznym, a w ujęciu miesięcznym wzrosła o 0,3 procent - podał Główny Urząd Statystyczny.

Sprzedaż detaliczna w czerwcu. Nowe dane ze sklepów

Sprzedaż detaliczna w czerwcu. Nowe dane ze sklepów

Źródło:
PAP

Płace rosną, ale brakuje rąk do pracy. - Z pracownikami jest problem, szczególnie tymi sezonowymi - mówi właściciel sieci hoteli nad morzem. Specjaliści mówią o napiętej sytuacji, a problem może się jeszcze pogłębiać.

Problemy z pracownikami sezonowymi. "Zrezygnowałam, moja psychika jest ważniejsza"

Problemy z pracownikami sezonowymi. "Zrezygnowałam, moja psychika jest ważniejsza"

Źródło:
tvn24.pl

Z ulgi dla samotnie wychowujących dzieci może skorzystać ten rodzic, który jest zaangażowany w wychowanie dzieci w większym stopniu - pisze poniedziałkowy "Dziennik Gazeta Prawna", powołując się na wyjaśnienia resortu finansów.

"To uprawnia do zastosowania preferencyjnego rozliczenia". Głos resortu finansów

"To uprawnia do zastosowania preferencyjnego rozliczenia". Głos resortu finansów

Źródło:
PAP

Mieszkańcy Majorki demonstrowali w niedzielę swoje niezadowolenie z turystyfikacji wyspy. Kilkanaście tysięcy osób wzięła udział w proteście, podczas którego wykrzykiwano hasła wymierzone w turystów, np. "Wracajcie do domów!" czy "Oddajcie nam Majorkę!". Postulują między innymi ograniczenie miejsc noclegowych.

Mieszkańcy Majorki do turystów: "Wracajcie do domów!", "wasz luksus, nasza męka"

Mieszkańcy Majorki do turystów: "Wracajcie do domów!", "wasz luksus, nasza męka"

Źródło:
PAP

Od 1 sierpnia 2024 roku Polskie Linie Lotnicze LOT tymczasowo zawieszają możliwość transportu psów na pokładzie samolotu oraz w luku bagażowym na rejsach do Stanów Zjednoczonych. Powodem są nowe przepisy wprowadzone w USA.

Pies nie poleci. Ważne zmiany dla podróżujących samolotem

Pies nie poleci. Ważne zmiany dla podróżujących samolotem

Źródło:
tvn24.pl

W szansę na uzyskanie kredytu hipotecznego wierzy zaledwie co czwarty tak zwany gniazdownik - wynika z raportu Otodom. Jednak, jak wynika z badania, 40 procent z nich patrzy w przyszłość pozytywnie, licząc na pomoc w sfinansowaniu lokum, a także na zmiany na rynku.

Gniazdownicy nie widzą szans na kredyt

Gniazdownicy nie widzą szans na kredyt

Źródło:
PAP

Władze hiszpańskiego miasta Calpe zakazały turystom "rezerwowania" miejsc na plaży poprzez zostawianie tam krzeseł, parasoli czy leżaków. Plażowiczom, którzy nie zastosują się do nowych regulacji, grozi kara w wysokości 250 euro, czyli około 1070 złotych.

Będą kary za "rezerwowanie" miejsc na plaży. Władze ostrzegają turystów

Będą kary za "rezerwowanie" miejsc na plaży. Władze ostrzegają turystów

Źródło:
CNN

Wymóg posiadania polskiego prawa jazdy przez kierowców tak zwanych taksówek na aplikację z jednej strony może pozytywnie wpłynąć na bezpieczeństwo, ale z drugiej spowodować powstanie problemów społecznych - przekazał Maciej Mysona z Zespołu Doradców Gospodarczych TOR. Jak informuje Uber, po zmianie przepisów odeszło 30 procent kierowców, co wpłynęło na wzrost cen i dłuższy czas oczekiwania.

Odeszło 30 procent kierowców. Ekspert o zagrożeniach

Odeszło 30 procent kierowców. Ekspert o zagrożeniach

Źródło:
PAP

Za opóźniony lub odwołany lot przysługuje rekompensata w wysokości od 250 do 600 euro, natomiast przy opóźnieniach pociągu kwota 25 lub 50 procent ceny biletu - wyjaśnia Renata Yanisiv, koordynator ECK Polska. W przypadku noclegów reklamować można każdą niezgodność z umową lub ofertą hotelu.

Odwołany lub opóźniony lot? Należy ci się odszkodowanie

Odwołany lub opóźniony lot? Należy ci się odszkodowanie

Źródło:
PAP

Mieszkanka Żarowa w województwie dolnośląskim padła ofiarą oszustwa po wystawieniu na sprzedaż dziecięcej hulajnogi. 47-latka uwierzyła oszustom podszywającym się pod pracowników portalu ogłoszeniowego, w wyniku czego straciła spore oszczędności. Policja przypomina, by w trakcie transakcji internetowych zachować ostrożność oraz rozwagę.

Chciała sprzedać hulajnogę, straciła 18 tysięcy złotych

Chciała sprzedać hulajnogę, straciła 18 tysięcy złotych

Źródło:
PAP, KPP w Świdnicy