Akta osobowe – co zawierają? Jak długo przechowuje je pracodawca?

Źródło:
TVN24 Biznes
Niedzielski: będę rekomendował, żeby pracodawcy mogli sprawdzić czy pracownik jest zaszczepiony
Niedzielski: będę rekomendował, żeby pracodawcy mogli sprawdzić czy pracownik jest zaszczepionyTVN24
wideo 2/4
Niedzielski: będę rekomendował, żeby pracodawcy mogli sprawdzić czy pracownik jest zaszczepionyTVN24

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej zatrudnianych osób. Jej zawartość i sposób prowadzenia są ściśle regulowane przez przepisy. Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych pracownika? Jak długo i w jakiej formie są one przechowywane przez pracodawcę?

Dokumentacja pracownicza dotyczy nawiązywania, przebiegu i rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.Akta osobowe muszą być przechowywane przez 10 lub 50 lat po zakończeniu pracy.Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienie poufności i bezpieczeństwa akt.Za niedopełnienie obowiązków dot. dokumentacji pracowniczej pracodawcy grozi grzywna w wysokości do 30 tys. zł.

Obowiązek prowadzenia indywidualnej dokumentacji dotyczącej każdego z pracowników nakłada na pracodawców art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy

Szczegółowe regulacje dotyczące sposobu prowadzenia i zawartości tej dokumentacji zawierają ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a także rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe pracownika

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności i liczby zatrudnianych pracowników każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej indywidualnie dla każdej z zatrudnianych osób. Dokumentacja ta składa się z dwóch podstawowych elementów:

– akt osobowych, składające się z czterech części oznaczonych literami A, B, C i D, – dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja ta może być prowadzona w sposób tradycyjny, czyli w formie papierowej, lub w postaci elektronicznej. W obu przypadkach należy jednak zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. 

Niedotrzymanie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie jej w sposób niezgodny z przepisami może zostać ukarane na wniosek inspektora pracy grzywną w wysokości od 1 do 30 tys. zł.

Jak numerować dokumenty w aktach osobowych?

Wszystkie dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracownika powinny być przechowywane w określonym porządku.

W pierwszej kolejności dokumenty te muszą zostać podzielone na części A, B, C i D. Każda z tych części powinna również zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Ponadto dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w kolejności chronologicznej i zgodnie z nią ponumerowane.

Akta osobowe część A

Część A akt osobowych obejmuje zgromadzone przez pracodawcę dokumenty dotyczące ubiegania się danej osoby o pracę. Obejmuje ona m.in.:

– dokumenty potwierdzające wykształcenie pracownika, – świadectwa pracy od poprzednich pracodawców pracownika, – zaświadczenia o posiadanych przez pracownika kwalifikacjach, – orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania danej pracy.

W części A pracodawca posiadać powinien jedynie kopie i odpisy dostarczonych przez pracowników dokumentów, może on jednak wcześniej poprosić o okazanie oryginałów do wglądu.

Akta osobowe część B

W części B akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania przez daną osobę stosunku pracy i jego przebiegu. Obejmuje ona m.in.:

– podpisaną umowę o pracę, – dokument określający zakres obowiązków pracownika, – kwestionariusz osobowy pracownika, – oświadczenia pracownika dotyczące zapoznania się z regulaminem pracy, zasadami BHP, informacjami objętymi tajemnicą służbową, – dokumenty dotyczące powierzonego pracownikowi mienia, – dokument stwierdzający możliwość wykonywania pracy w formie telepracy, – dokumenty dotyczące korzystania przez pracownika z uprawnień i świadczeń rodzicielskich, – orzeczenia lekarskie z okresowych i kontrolnych badań pracownika, – dokumenty dotyczące chorób zawodowych oraz wypadków przy pracy, – dokument o zakazie konkurencji (jeśli dotyczy).

Akta osobowe część C

W części C akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem. Część ta obejmuje m.in.:

– dokument wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, – kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, – dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, – dokument o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli dotyczy).

Akta osobowe część D

Akta osobowe w części D obejmują dokumenty dotyczące odpowiedzialności pracownika za popełnione naruszenia. Są to przede wszystkim dokumenty dotyczące nałożonych na pracownika kar upomnienia i kar nagany wraz z informacją o przyczynach tych kar.

Część D akt osobowych może więc być pusta – jeżeli postawa pracownika podczas trwania stosunku pracy była nienaganna, lub gdy informacja o nałożonych na niego karach została po roku usunięta zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy. Funkcjonowanie części D akt osobowych obowiązuje dopiero od 1 stycznia 2019 roku – wcześniej informacje o karach porządkowych trafiały najczęściej do części B.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych dokumentacja pracownicza obejmuje również dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumenty te obejmują:

ewidencjonowanie czasu pracy, – ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, – kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, – wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, – kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej lub potwierdzenie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przechowywanie akt osobowych

Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia określonych warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej zatrudnionych osób. Odpowiada on za to, aby dokumentacja ta była chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych, a także przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą zawartości.

Jeżeli akta osobowe przechowywane są w formie papierowej, powinno to oznaczać trzymanie ich w miejscu zabezpieczonym przed dostępem niepowołanych osób. Pracodawca powinien również zwracać uwagę na temperaturę, wilgotność czy nasłonecznienie pomieszczenia – wszystkie te czynniki mogą wpłynąć na zniszczenie papierowej dokumentacji. 

Jeżeli akta osobowe przechowywane są w formie elektronicznej, powinny one być gromadzone poprzez specjalny, przeznaczony do tego system komputerowy zapewniający bezpieczeństwo i poufność zgromadzonych danych. 

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez wymagany przez przepisy czas po rozwiązaniu stosunku pracy z zatrudnioną osobą. 

Obecnie wymagane jest, aby dokumentacja ta była przechowywana przez 10 lat licząc od początku roku następującego po roku, w którym stosunek pracy został rozwiązany. Jest to jednak nowy, skrócony okres przechowywania akt osobowych, obowiązujący pracowników zatrudnianych po 1 stycznia 2019 roku.

Wobec pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem obowiązują wcześniejsze przepisy zobowiązujące pracodawcę do przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat.

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku i niewykonujących prac górniczych ani prac równorzędnych z pracą górniczą istnieje ponadto możliwość skrócenia wymaganego okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat. W tym celu pracodawca musi jednak złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne dotyczące wszystkich ubezpieczanych przez siebie w tym okresie byłych i obecnych pracowników.

Akty prawne: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy; Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją; Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Autorka/Autor:red.

Źródło: TVN24 Biznes

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Obowiązujący od początku roku zakaz wrzucania tekstyliów do opadów zmieszanych przyniósł dwa skutki. Z jednej strony - zgodnie z oczekiwaniami - skokowo wzrosła ilość ubrań, które trafią do punktów selektywnej zbiórki. Z drugiej strony firmy obsługujące ogólnodostępne kontenery, na przykład pojemniki Polskiego Czerwonego Krzyża, sygnalizują, że masowo zaczęła do nich trafiać odzież najgorszej jakości, która wcześniej trafiałaby do śmieci.

Rewolucja w segregacji odpadów. Dwa skutki

Rewolucja w segregacji odpadów. Dwa skutki

Źródło:
tvn24.pl

Komisja Europejska traktuje poważnie kwestię Groka, chatbota na platformie X, który w ostatnich dniach generował dezinformację i obraźliwe treści - poinformował w czwartek rzecznik KE Thomas Regnier. Potwierdził również, że Bruksela otrzymała w tej sprawie oficjalne pismo od władz Polski.

Obrażał Tuska i Kaczyńskiego. "Traktujemy tę sprawę poważnie"

Obrażał Tuska i Kaczyńskiego. "Traktujemy tę sprawę poważnie"

Źródło:
PAP

Rząd Portugalii zatwierdził prywatyzację linii lotniczych TAP - przekazał w czwartek portugalski premier Luis Montenegro. Jak ocenił, państwowy przewoźnik okazał się "studnią bez dna". Na sprzedaż trafi 49,9 procent udziałów państwowego przewoźnika.

Zwrot w sprawie znanej linii lotniczej. "Studnia bez dna"

Zwrot w sprawie znanej linii lotniczej. "Studnia bez dna"

Źródło:
PAP

W piątek 11 lipca 2025 roku wchodzi w życie ustawa o jawności cen, nakazująca deweloperom podawanie cen ofertowych domów i mieszkań na ich stronach internetowych.

Ważna zmiana w sprawie mieszkań. Nowe przepisy od piątku

Ważna zmiana w sprawie mieszkań. Nowe przepisy od piątku

Źródło:
PAP

W czwartek Irlandzka Komisja Ochrony Danych (DPC) wszczęła postępowanie przeciwko platformie TikTok. Regulator zbada, czy aplikacja narusza przepisy RODO, przetrzymując dane obywateli Unii Europejskiej na serwerach w Chinach.

Popularna aplikacja na celowniku urzędu

Popularna aplikacja na celowniku urzędu

Źródło:
PAP

OpenAI, firma stojąca za ChatGPT, zamierza w nadchodzących tygodniach wypuścić na rynek własną przeglądarkę - informuje Reuters. Cel - pozyskać dane użytkowników i stanąć do walki z Google Chrome, najpopularniejszą przeglądarką na świecie.

OpenAI rzuci wyzwanie Google. Nowy pomysł

OpenAI rzuci wyzwanie Google. Nowy pomysł

Źródło:
Reuters

MS Frocks, spółka z grupy Monnari Trade, otrzymała zgodę Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów na dokonanie koncentracji polegającej na przejęciu kontroli nad spółką PBH SA - poinformowało Monnari w komunikacie.

Znana marka zmieni właściciela. Przejęcie na polskim rynku

Znana marka zmieni właściciela. Przejęcie na polskim rynku

Źródło:
PAP, tvn24.pl

320 tysięcy osób otrzymało od początku lipca świadczenia w ramach renty wdowiej - przekazał Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jak dodano, na zmianie przepisów świadczeniobiorcy zyskają średnio 358,27 złotych.

320 tysięcy osób otrzymało nowe świadczenie. Nadal można złożyć wniosek

320 tysięcy osób otrzymało nowe świadczenie. Nadal można złożyć wniosek

Źródło:
PAP

Działalność nierejestrowana wymknęła się spod kontroli. Eksperci apelują o zmiany w przepisach oraz skuteczniejszy nadzór. Ta forma działalności miała wspierać początkujących przedsiębiorców, ale coraz częściej szkodzi zarówno zarejestrowanym firmom, jak i budżetowi - pisze "Pulsu Biznesu". Dodaje, że "państwo nie zna nawet skali zjawiska".

"Państwo nie zna nawet skali zjawiska". Eksperci apelują o zmiany

"Państwo nie zna nawet skali zjawiska". Eksperci apelują o zmiany

Źródło:
PAP

Dodatkowe 10 miliardów złotych na budownictwo społeczne, przywrócenie do użytku nawet 75 tysięcy gminnych pustostanów - to wprowadza przyjęta przez Sejm nowela. Niektóre z zapisów budzą jednak kontrowersje, podczas głosowań zawiązał się także nietypowy polityczny sojusz. Wyjaśniamy, co się zmieni.

Głosowali razem z PiS i Konfederacją. O co chodzi w tej ustawie

Głosowali razem z PiS i Konfederacją. O co chodzi w tej ustawie

Źródło:
tvn24.pl

Sejm przyjął w środę nowelizację ustawy zwiększającej limit wydatków budżetu państwa na budownictwo społeczne. Prawo i Sprawiedliwość, wspólnie z Polską 2050 i Konfederacją, przegłosowały poprawki, które spotkały się z ostrą krytyką ze strony Lewicy. Kontrowersje wzbudziły zapisy umożliwiające przejmowanie na własność mieszkań należących do Społecznych Inicjatyw Mieszkaniowych.

Polska 2050 głosowała razem z PiS i Konfederacją

Polska 2050 głosowała razem z PiS i Konfederacją

Źródło:
PAP

Polska jest 17. w Europie pod względem cyfrowego bezpieczeństwa według raportu firmy CheckPoint, na który powołuje się "Rzeczpospolita". Gazeta podkreśla, że "staliśmy się właśnie głównym celem hakerów".

Polska stała się głównym celem hakerów

Polska stała się głównym celem hakerów

Źródło:
PAP

Rzeczniczka Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) Juliane Kokott wydała opinię, w której stwierdziła, że Komisja Europejska (KE) niesłusznie potrąciła Polsce ponad 68 milionów euro z tytułu okresowej kary pieniężnej za niewstrzymanie wydobycia w kopalni Turów.

Rzeczniczka TSUE: Komisja Europejska niesłusznie potrąciła Polsce fundusze

Rzeczniczka TSUE: Komisja Europejska niesłusznie potrąciła Polsce fundusze

Źródło:
PAP

Polska ma zapłacić 8,3 miliona euro kary za opóźnienia we wdrożeniu unijnych przepisów dotyczących praw autorskich w niektórych transmisjach internetowych - orzekł w czwartek Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE).

TSUE nakłada karę na Polskę. Chodzi o prawa autorskie przy transmisjach internetowych

TSUE nakłada karę na Polskę. Chodzi o prawa autorskie przy transmisjach internetowych

Źródło:
PAP

Objęcie rękojmią deweloperów wad mieszkań i domów nabytych na podstawie umów deweloperskich - to przewiduje nowela, którą przyjął Sejm.

Zgłaszanie wad mieszkań deweloperowi. Jest decyzja Sejmu

Zgłaszanie wad mieszkań deweloperowi. Jest decyzja Sejmu

Źródło:
PAP

Sejm przyjął przepisy, które wprowadziły bezterminowo kontrole inwestycji oraz ochronę przedsiębiorstw z tak zwanych wrażliwych sektorów przed niekontrolowanymi przejęciami przez podmioty pochodzące z państw spoza Unii Europejskiej. Do tej pory takie przepisy istniały, ale wygasały 24 lipca.

Ochrona kluczowych spółek. Posłowie przyjęli nowelę

Ochrona kluczowych spółek. Posłowie przyjęli nowelę

Źródło:
PAP

Władze Lesotho ogłosiły stan klęski żywiołowej w związku z gwałtownym wzrostem bezrobocia wśród młodzieży i masową utratą miejsc pracy. Rząd obarcza winą zapowiedź wprowadzenia przez USA 50-procentowych ceł, co wywołało poważne zawirowania gospodarcze.

Stan klęski żywiołowej. Władze obwiniają Donalda Trumpa

Stan klęski żywiołowej. Władze obwiniają Donalda Trumpa

Źródło:
PAP

Kilkuset polskich pracowników tymczasowych strajkuje w centrach dystrybucyjnych sieci supermarketów Albert Heijn w Holandii - podały lokalne media. Protestujący domagają się równych warunków zatrudnienia i wyższych płac.

Polscy pracownicy strajkują w Holandii

Polscy pracownicy strajkują w Holandii

Źródło:
PAP

Donald Trump ogłosił, że od 1 sierpnia zostanie wprowadzone 50-procentowe cło na import miedzi do USA. Według niego decyzja ta ma przyczynić się do odbudowy dominującego przemysłu miedziowego w kraju. Prezydent powiadomił także Brazylię o objęciu jej cłem w wysokości 50 procent.

50 procent. Donald Trump ogłosił decyzję

50 procent. Donald Trump ogłosił decyzję

Źródło:
PAP

Miliarder Elon Musk tłumaczy działanie jednego ze swoich "technologicznych dzieci". Po tym jak chatbot Grok zaczął obrażać ludzi i głosić antysemiskie treści, na Muska spadła fala krytyki. Kontrowersyjny przedsiębiorca broni Groka pisząc, że "zbyt posłusznie wykonywał polecenia użytkowników, za bardzo chciał ich zadowalać". We wpisie na X Musk zapewniał, że trwają prace nad poprawą działania.

Musk tłumaczy Groka: za bardzo chciał zadowalać użytkowników

Musk tłumaczy Groka: za bardzo chciał zadowalać użytkowników

Źródło:
PAP

To jest oczywisty konflikt interesów - tak o działaniach Allegro mówi prezes InPostu Rafał Brzoska. Chodzi o domyślny wybór opcji dostawy zamówionych przesyłek. - Klienci zawsze mają i będą mieli pełną kontrolę nad tym, gdzie i jak odbiorą swoje zamówienie. Ostateczna decyzja należy wyłącznie do nich - odpowiada Marcin Gruszka z Allegro.

Wojna gigantów w branży e-handlu

Wojna gigantów w branży e-handlu

Źródło:
tvn24.pl

W środę rano po wzroście kursu akcji Orlenu na GPW kapitalizacja koncernu po raz pierwszy przekroczyła 100 miliardów złotych. Koncern stał się tym samym najwyżej wycenianą spółką energetyczną w historii warszawskiej giełdy. Akcje spółki od początku roku zyskały aż 82 proc.

Historyczny moment dla Orlenu na giełdzie

Historyczny moment dla Orlenu na giełdzie

Źródło:
PAP/tvn24.pl

"Po dwóch niesamowitych latach zdecydowałam się zrezygnować ze stanowiska dyrektora generalnego X" - napisała na portalu X, dawniej Twitter, Linda Yaccarino. Jak pisze agencja Reuters, to "niespodziewana decyzja".

Szefowa portalu X odchodzi. Podziękowała Muskowi

Szefowa portalu X odchodzi. Podziękowała Muskowi

Źródło:
tvn24.pl, CNN, Reuters

Microsoft zaoszczędził ponad 500 milionów dolarów w swoich centrach telefonicznych po tym, jak wprowadził w nich narzędzia sztucznej inteligencji - podaje agencja Reuters za Bloomberg News.

Microsoft zastępuje pracowników sztuczną inteligencją. Teraz liczy zyski

Microsoft zastępuje pracowników sztuczną inteligencją. Teraz liczy zyski

Źródło:
Reuters

Kolejne sześć państw otrzymało od prezydenta USA Donalda Trumpa listy w sprawie podwyżki ceł. Przywódca w środę opublikował kopie pism, w których poinformował kraje o obowiązujących je od 1 sierpnia stawkach celnych. Poprzednim razem Trump napisał takich listów kilkanaście.

Trump pisze kolejne listy w sprawie ceł. Lista państw się wydłuża

Trump pisze kolejne listy w sprawie ceł. Lista państw się wydłuża

Źródło:
PAP