Akta osobowe – co zawierają? Jak długo przechowuje je pracodawca?

Źródło:
TVN24 Biznes
Niedzielski: będę rekomendował, żeby pracodawcy mogli sprawdzić czy pracownik jest zaszczepiony
Niedzielski: będę rekomendował, żeby pracodawcy mogli sprawdzić czy pracownik jest zaszczepionyTVN24
wideo 2/4
Niedzielski: będę rekomendował, żeby pracodawcy mogli sprawdzić czy pracownik jest zaszczepionyTVN24

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej zatrudnianych osób. Jej zawartość i sposób prowadzenia są ściśle regulowane przez przepisy. Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych pracownika? Jak długo i w jakiej formie są one przechowywane przez pracodawcę?

Dokumentacja pracownicza dotyczy nawiązywania, przebiegu i rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.Akta osobowe muszą być przechowywane przez 10 lub 50 lat po zakończeniu pracy.Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienie poufności i bezpieczeństwa akt.Za niedopełnienie obowiązków dot. dokumentacji pracowniczej pracodawcy grozi grzywna w wysokości do 30 tys. zł.

Obowiązek prowadzenia indywidualnej dokumentacji dotyczącej każdego z pracowników nakłada na pracodawców art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy

Szczegółowe regulacje dotyczące sposobu prowadzenia i zawartości tej dokumentacji zawierają ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a także rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe pracownika

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności i liczby zatrudnianych pracowników każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej indywidualnie dla każdej z zatrudnianych osób. Dokumentacja ta składa się z dwóch podstawowych elementów:

– akt osobowych, składające się z czterech części oznaczonych literami A, B, C i D, – dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja ta może być prowadzona w sposób tradycyjny, czyli w formie papierowej, lub w postaci elektronicznej. W obu przypadkach należy jednak zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. 

Niedotrzymanie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie jej w sposób niezgodny z przepisami może zostać ukarane na wniosek inspektora pracy grzywną w wysokości od 1 do 30 tys. zł.

Jak numerować dokumenty w aktach osobowych?

Wszystkie dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracownika powinny być przechowywane w określonym porządku.

W pierwszej kolejności dokumenty te muszą zostać podzielone na części A, B, C i D. Każda z tych części powinna również zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Ponadto dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w kolejności chronologicznej i zgodnie z nią ponumerowane.

Akta osobowe część A

Część A akt osobowych obejmuje zgromadzone przez pracodawcę dokumenty dotyczące ubiegania się danej osoby o pracę. Obejmuje ona m.in.:

– dokumenty potwierdzające wykształcenie pracownika, – świadectwa pracy od poprzednich pracodawców pracownika, – zaświadczenia o posiadanych przez pracownika kwalifikacjach, – orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania danej pracy.

W części A pracodawca posiadać powinien jedynie kopie i odpisy dostarczonych przez pracowników dokumentów, może on jednak wcześniej poprosić o okazanie oryginałów do wglądu.

Akta osobowe część B

W części B akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania przez daną osobę stosunku pracy i jego przebiegu. Obejmuje ona m.in.:

– podpisaną umowę o pracę, – dokument określający zakres obowiązków pracownika, – kwestionariusz osobowy pracownika, – oświadczenia pracownika dotyczące zapoznania się z regulaminem pracy, zasadami BHP, informacjami objętymi tajemnicą służbową, – dokumenty dotyczące powierzonego pracownikowi mienia, – dokument stwierdzający możliwość wykonywania pracy w formie telepracy, – dokumenty dotyczące korzystania przez pracownika z uprawnień i świadczeń rodzicielskich, – orzeczenia lekarskie z okresowych i kontrolnych badań pracownika, – dokumenty dotyczące chorób zawodowych oraz wypadków przy pracy, – dokument o zakazie konkurencji (jeśli dotyczy).

Akta osobowe część C

W części C akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem. Część ta obejmuje m.in.:

– dokument wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, – kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, – dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, – dokument o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli dotyczy).

Akta osobowe część D

Akta osobowe w części D obejmują dokumenty dotyczące odpowiedzialności pracownika za popełnione naruszenia. Są to przede wszystkim dokumenty dotyczące nałożonych na pracownika kar upomnienia i kar nagany wraz z informacją o przyczynach tych kar.

Część D akt osobowych może więc być pusta – jeżeli postawa pracownika podczas trwania stosunku pracy była nienaganna, lub gdy informacja o nałożonych na niego karach została po roku usunięta zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy. Funkcjonowanie części D akt osobowych obowiązuje dopiero od 1 stycznia 2019 roku – wcześniej informacje o karach porządkowych trafiały najczęściej do części B.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych dokumentacja pracownicza obejmuje również dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumenty te obejmują:

ewidencjonowanie czasu pracy, – ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, – kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, – wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, – kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej lub potwierdzenie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przechowywanie akt osobowych

Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia określonych warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej zatrudnionych osób. Odpowiada on za to, aby dokumentacja ta była chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych, a także przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą zawartości.

Jeżeli akta osobowe przechowywane są w formie papierowej, powinno to oznaczać trzymanie ich w miejscu zabezpieczonym przed dostępem niepowołanych osób. Pracodawca powinien również zwracać uwagę na temperaturę, wilgotność czy nasłonecznienie pomieszczenia – wszystkie te czynniki mogą wpłynąć na zniszczenie papierowej dokumentacji. 

Jeżeli akta osobowe przechowywane są w formie elektronicznej, powinny one być gromadzone poprzez specjalny, przeznaczony do tego system komputerowy zapewniający bezpieczeństwo i poufność zgromadzonych danych. 

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez wymagany przez przepisy czas po rozwiązaniu stosunku pracy z zatrudnioną osobą. 

Obecnie wymagane jest, aby dokumentacja ta była przechowywana przez 10 lat licząc od początku roku następującego po roku, w którym stosunek pracy został rozwiązany. Jest to jednak nowy, skrócony okres przechowywania akt osobowych, obowiązujący pracowników zatrudnianych po 1 stycznia 2019 roku.

Wobec pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem obowiązują wcześniejsze przepisy zobowiązujące pracodawcę do przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat.

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku i niewykonujących prac górniczych ani prac równorzędnych z pracą górniczą istnieje ponadto możliwość skrócenia wymaganego okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat. W tym celu pracodawca musi jednak złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne dotyczące wszystkich ubezpieczanych przez siebie w tym okresie byłych i obecnych pracowników.

Akty prawne: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy; Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją; Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Autorka/Autor:red.

Źródło: TVN24 Biznes

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock

Pozostałe wiadomości

Na pewno na rok 2026 tego nie będzie - powiedział w programie "Fakty po Faktach" w TVN24 premier Donald Tusk o podniesieniu kwoty wolnej od podatku. Podwyżka kwoty wolnej była jednym ze "stu konkretów" KO w kampanii z 2023 roku. - Pracujemy na tym - zapewnił szef rządu.

Kiedy podwyżka kwoty wolnej od podatku? Premier stawia sprawę jasno

Kiedy podwyżka kwoty wolnej od podatku? Premier stawia sprawę jasno

Źródło:
TVN24

Rezerwują bilety, tygodniami planują wymarzony wyjazd, a na lotnisku przy bramkach słyszą, że nie polecą - bo brakuje miejsc. Spędzający sen z powiek urlopowiczom overbooking to stała i całkowicie legalna praktyka linii lotniczych. Pasażer może liczyć na odszkodowanie, czasem też na dodatkowe świadczenia, ale nie zawsze rekompensuje to wydatki i stracony urlop. Eksperci nie mają złudzeń: overbooking to pewne ryzyko, ale jest sposób, by je ograniczyć.

Masz bilet, ale nie polecisz. "Tacy pasażerowie są wygodniejsi do usunięcia"

Masz bilet, ale nie polecisz. "Tacy pasażerowie są wygodniejsi do usunięcia"

Źródło:
TVN24+

Koniec z limitem 100 mililitrów płynów w bagażu podręcznym na lotniskach, które używają określonego typu skanera - taką informację przekazała rzeczniczka Komisji Europejskiej Anna Kaisa Itkonen. W Polsce mają je lotniska w Lublinie i Poznaniu.

Rewolucja w podróżach, ale tylko na niektórych lotniskach

Rewolucja w podróżach, ale tylko na niektórych lotniskach

Źródło:
PAP

Prezydent USA Donald Trump poinformował w środę, że nałoży 25-procentowe cła na towary z Indii i nieokreśloną "karę" za kupowanie rosyjskiej ropy naftowej. Zapowiedział też, że nie opóźni terminu wejścia w życie wyższych ceł dla większości krajów.

Trump nałoży cła na "przyjaciół"

Trump nałoży cła na "przyjaciół"

Źródło:
PAP

Banki będą musiały sprawdzać w bazie PESEL, czy ich klient żyje, jeśli przez pięć lat jego konto będzie nieaktywne. Nowelę Prawa bankowego w tej sprawie przyjęła senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych. Teraz trafi ona na posiedzenie plenarne izby wyższej parlamentu.

Będą sprawdzać, czy klient żyje. Zielone światło z komisji

Będą sprawdzać, czy klient żyje. Zielone światło z komisji

Źródło:
PAP

"Zatrzymajmy CYFROWY DZIKI ZACHÓD" - napisał na platformie X wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. Wyraził w ten sposób swój sprzeciw dla współpracy Poczty Polskiej z chińską platformą zakupową Temu. Poczta broni się, że Temu działa legalnie i jest zarejestrowana w Unii Europejskiej.

Wicepremier krytykuje Pocztę Polską za współpracę z Chińczykami

Wicepremier krytykuje Pocztę Polską za współpracę z Chińczykami

Źródło:
PAP

W związku z nadchodzącym rokiem szkolnym sieci takie jak Biedronka, Lidl, Auchan, Kaufland i Żabka ogłosiły specjalne promocje. Rabaty, zniżki i vouchery pozwolą zaoszczędzić na zakupach nawet do 300 złotych - wynika z informacji przekazanych przez sieci.

300 plus. Szkolne promocje w sieciach

300 plus. Szkolne promocje w sieciach

Źródło:
tvn24.pl

Może wzrosnąć liczba osób bez pracy - wynika ze Wskaźnika Rynku Pracy, który ma z wyprzedzeniem informować o przyszłych zmianach wielkości bezrobocia. Sytuacja na rynku pracy staje się coraz trudniejsza - pracodawcy nie kwapią się z zatrudnianiem nowych osób, a ofert pracy jest dużo mniej.

Ciemne chmury nad rynkiem. "Liczba ofert spadła"

Ciemne chmury nad rynkiem. "Liczba ofert spadła"

Źródło:
PAP

W celu zwiększenia bezpieczeństwa granic Unii Europejskiej 12 października zostanie uruchomiony cyfrowy system rejestrujący wjazdy i wyjazdy osób z krajów trzecich. System ten pozwoli na odejście od stempli w paszportach.

Ten system ma zastąpić stemplowanie paszportów

Ten system ma zastąpić stemplowanie paszportów

Źródło:
PAP

Aż 126,7 miliardów euro mają wynieść wydatki Niemiec na inwestycje w 2026 roku. Ta rekordowa kwota została zawarta w projekcie budżetu oraz kilkuletnim planie finansowym, które zostały przyjęte przez niemiecki rząd w środę.

Niemcy planują rekordowe wydatki

Niemcy planują rekordowe wydatki

Źródło:
PAP

Nie da się ukryć, że ceny wzrosły odkąd Chorwacja przyjęła euro. Ale nawet ten minus nie przeważa szali, gdy weźmiemy pod uwagę korzyści z wejścia do strefy, na których wiele osób zyskało - pisze portal Politico.

Przyjęli euro i radzą. "Wiele osób pamięta, jak to wyglądało"

Przyjęli euro i radzą. "Wiele osób pamięta, jak to wyglądało"

Źródło:
Politico

W środę sąd apelacyjny podjął decyzję o odroczeniu do 29 sierpnia wydania wyroku w sprawie pozwu grupowego blisko 200 klientów Amber Gold. W 2022 roku sąd pierwszej instancji zadecydował o przyznaniu im żądanych kwot. Obecnie, łącznie z odsetkami, chodzi o kwotę co najmniej 25 milionów złotych.

Sąd nie zdecydował w sprawie Amber Gold 

Sąd nie zdecydował w sprawie Amber Gold 

Źródło:
PAP

Ochrona belgijskiej rodziny królewskiej w 2023 roku kosztowała blisko 21 milionów euro - poinformowała agencja Belga. To średnio 57 tysięcy euro dziennie. Dane wywołały kontrowersje wśród polityków i krytyczną reakcję związków zawodowych.

57 tysięcy euro dziennie. Krytyka wydatków na rodzinę królewską

57 tysięcy euro dziennie. Krytyka wydatków na rodzinę królewską

Źródło:
PAP

Australia rozszerzyła zakaz korzystania z mediów społecznościowych przez nastolatków na platformę YouTube. Decyzję podjęto po badaniu australijskiego regulatora internetu, które wykazało, że niemal co trzeci nieletni napotkał w serwisie szkodliwe treści.

YouTube nie dla nastolatków. Władze rozszerzają zakaz

YouTube nie dla nastolatków. Władze rozszerzają zakaz

Źródło:
Reuters

Amerykańska Agencja Ochrony Środowiska (EPA) poinformowała o wycofaniu się z dotychczasowego stanowiska, które uznawało zmiany klimatu za zagrożenie dla zdrowia publicznego oraz wskazywało spaliny samochodowe jako istotny czynnik tych zmian. Decyzje te stanowiły dotychczas podstawę dla większości regulacji mających na celu między innymi ograniczenie emisji spalin i gazów cieplarnianych.

USA rezygnują z regulacji klimatycznych. Historyczna deregulacja

USA rezygnują z regulacji klimatycznych. Historyczna deregulacja

Źródło:
PAP

Spółka odzieżowa LPP zgodnie z ugodą z Komisją Nadzoru Finansowego zapłaci karę w wysokości 1,8 miliona złotych za rzekome opóźnienie w ujawnieniu informacji o sprzedaży rosyjskiej spółki. Firma podkreśla, że przyjęcie ugody nie oznacza przyznania się do błędu, a wynika z chęci szybkiego zakończenia sprawy w trosce o dobro inwestorów. Dzięki specjalnemu układowi, KNF znacząco złagodziła sankcje.

Polski lider odzieżowy porozumiał się z nadzorcą rynku. Zapłaci karę, ale niższą

Polski lider odzieżowy porozumiał się z nadzorcą rynku. Zapłaci karę, ale niższą

Źródło:
PAP, tvn24.pl

Od nowego roku zmienią się zasady rozliczania firmowych pojazdów. I to na gorsze. "Jeśli przedsiębiorca chce uratować większe koszty, musi wprowadzić auto do biznesu jeszcze w 2025 r." – ostrzega "Rzeczpospolita" w środowym wydaniu.

Firmy planujące zakup aut powinny się spieszyć

Firmy planujące zakup aut powinny się spieszyć

Źródło:
PAP

We wtorkowym losowaniu Lotto padła jedna szóstka. Do gracza, który skreślił prawidłowo wszystkie sześć liczb trafi ponad dziesięć milionów złotych. Oto wyniki losowania Lotto i Lotto Plus z 29 lipca 2025 roku.

Duża wygrana w Lotto. Kumulacja rozbita

Duża wygrana w Lotto. Kumulacja rozbita

Źródło:
tvn24.pl

Nowe taryfy celne wprowadzone przez administrację Donalda Trumpa mogą znacząco podnieść ceny podstawowych produktów w Stanach Zjednoczonych - od żywności i odzieży po paliwa i samochody. Choć prezydent przekonuje, że to impuls dla krajowej gospodarki i sposób na zwiększenie wpływów do budżetu, ekonomiści alarmują: skutki dla konsumentów mogą być bardzo dotkliwe.

Efekt Trumpa. Te produkty podrożeją

Efekt Trumpa. Te produkty podrożeją

Źródło:
BBC, Reuters

Rada Ministrów przyjęła we wtorek projekt ustawy zakładający przekazanie blisko 2 miliardów złotych Poczcie Polskiej. Środki mają iść "na realizację obowiązku świadczenia usługi powszechnej" - poinformowano w komunikacie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Obecnie limit wydatków budżetowych na ten cel wynosi około 1,3 miliarda złotych.

Finansowa kroplówka dla państwowej spółki. Miliardy z budżetu

Finansowa kroplówka dla państwowej spółki. Miliardy z budżetu

Źródło:
PAP

We wtorek przedstawiciele USA i Chin zgodzili się wystąpić o przedłużenie 90-dniowego rozejmu w sprawie taryf celnych. Stało się to po dwudniowych rozmowach w Sztokholmie, których celem było załagodzenie eskalującej wojny handlowej między dwiema największymi gospodarkami świata, zagrażającej globalnemu wzrostowi gospodarczemu.

Do trzech razy sztuka. Rozmowy bez przełomu

Do trzech razy sztuka. Rozmowy bez przełomu

Źródło:
PAP, Reuters

We wtorkowym losowaniu Eurojackpot nie odnotowano głównej wygranej. W Polsce najwyższa była wygrana czwartego stopnia w wysokości niemal 600 tysięcy złotych. Kumulacja rośnie do 80 milionów złotych.

Rośnie kumulacja w Eurojackpot

Rośnie kumulacja w Eurojackpot

Źródło:
tvn24.pl

Indie po raz pierwszy wyprzedziły Chiny, stając się największym eksporterem smartfonów do Stanów Zjednoczonych. Decydującą rolę odegrało przeniesienie produkcji przez Apple do tego kraju w odpowiedzi na amerykańskie taryfy celne - podał portal CNN, powołując się na raport firmy badawczej Canalys.

Indie wyprzedzają Chiny. Kolejny efekt ceł Trumpa

Indie wyprzedzają Chiny. Kolejny efekt ceł Trumpa

Źródło:
CNN

Zofia i Nikodem to imiona, które rodzice najczęściej wybierali dla swoich dzieci w pierwszej połowie 2025 roku - poinformowało we wtorek Ministerstwo Cyfryzacji. W zestawieniu najrzadziej nadawanych imion znalazły się natomiast między innymi Renata i Franek.

Najpopularniejsze imiona dla dzieci. Zmiana liderki

Najpopularniejsze imiona dla dzieci. Zmiana liderki

Źródło:
PAP

Mark Zuckerberg chce, by to Meta jako pierwsza stworzyła superinteligentną AI, potężniejszą od człowieka w każdym zadaniu wymagającym wiedzy i rozumu. Miliarder kusi w tym celu topowych inżynierów wielomilionowymi ofertami, by wyrwać ich konkurencji.

Nawet 100 milionów dolarów za zmianę pracy. Trwa wyścig gigantów

Nawet 100 milionów dolarów za zmianę pracy. Trwa wyścig gigantów

Źródło:
CNN

Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów przedstawił we wtorek zarzuty stosowania tak zwanego greenwashingu, czyli "pseudoekologicznego marketingu", spółkom Allegro, DPD, DHL i InPost. UOKiK wskazał w komunikacie, że firmy wprowadzały w błąd klientów co do realnego wpływu na środowisko świadczonych usług.

"Pseudoekologiczny marketing". Zarzuty dla kurierskich gigantów

"Pseudoekologiczny marketing". Zarzuty dla kurierskich gigantów

Źródło:
PAP

Prezydent Stanów Zjednoczonych Donald Trump od początku swojej drugiej kadencji w Białym Domu, czyli od stycznia tego roku, podniósł cła na zagraniczne towary do najwyższego poziomu od lat 30. XX wieku - poinformował we wtorek brytyjski dziennik "Financial Times", powołując się na analizy przeprowadzone na Uniwersytecie Yale w New Haven, w stanie Connecticut.

"Nowa era amerykańskiego protekcjonizmu". Najwyższy poziom od blisko stu lat

"Nowa era amerykańskiego protekcjonizmu". Najwyższy poziom od blisko stu lat

Źródło:
PAP

We wtorek CSIRT NASK ostrzegł przed cyberprzestępcami podszywającymi się pod PGNiG w celu wyłudzenia danych. Oszuści wysyłają fałszywe e-maile, informując o rzekomych zaległych płatnościach.

Mail o niezapłaconej fakturze? To może być oszustwo

Mail o niezapłaconej fakturze? To może być oszustwo

Źródło:
PAP

Według wstępnej oceny Polska może stracić około osiem miliardów złotych, a groziło nam 15 - podkreślił premier Donald Tusk. W ten sposób odniósł się do umowy handlowej między Unią Europejską a USA.

Tusk: straty będą dotkliwe

Tusk: straty będą dotkliwe

Źródło:
tvn24.pl, PAP

Linie lotnicze Spirit Airlines ogłosiły w poniedziałek, że zwolnią około 270 pilotów i zdegradują kolejnych 140 - przekazał portal stacji CNN. Decyzja wynika z potrzeby dostosowania liczby pracowników do zredukowanego rozkładu lotów.

Zwolnienia i degradacje. Tania linia lotnicza tnie koszty

Zwolnienia i degradacje. Tania linia lotnicza tnie koszty

Źródło:
CNN