Akta osobowe – co zawierają? Jak długo przechowuje je pracodawca?

● Dokumentacja pracownicza dotyczy nawiązywania, przebiegu i rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem. ● Akta osobowe muszą być przechowywane przez 10 lub 50 lat po zakończeniu pracy. ● Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienie poufności i bezpieczeństwa akt. ● Za niedopełnienie obowiązków dot. dokumentacji pracowniczej pracodawcy grozi grzywna w wysokości do 30 tys. zł.

Obowiązek prowadzenia indywidualnej dokumentacji dotyczącej każdego z pracowników nakłada na pracodawców art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy. 

Szczegółowe regulacje dotyczące sposobu prowadzenia i zawartości tej dokumentacji zawierają ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a także rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności i liczby zatrudnianych pracowników każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej indywidualnie dla każdej z zatrudnianych osób. Dokumentacja ta składa się z dwóch podstawowych elementów:

– akt osobowych, składające się z czterech części oznaczonych literami A, B, C i D, – dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja ta może być prowadzona w sposób tradycyjny, czyli w formie papierowej, lub w postaci elektronicznej. W obu przypadkach należy jednak zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. 

Niedotrzymanie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie jej w sposób niezgodny z przepisami może zostać ukarane na wniosek inspektora pracy grzywną w wysokości od 1 do 30 tys. zł.

Wszystkie dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracownika powinny być przechowywane w określonym porządku.

W pierwszej kolejności dokumenty te muszą zostać podzielone na części A, B, C i D. Każda z tych części powinna również zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Ponadto dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w kolejności chronologicznej i zgodnie z nią ponumerowane.

Część A akt osobowych obejmuje zgromadzone przez pracodawcę dokumenty dotyczące ubiegania się danej osoby o pracę. Obejmuje ona m.in.:

– dokumenty potwierdzające wykształcenie pracownika, – świadectwa pracy od poprzednich pracodawców pracownika, – zaświadczenia o posiadanych przez pracownika kwalifikacjach, – orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania danej pracy.

W części A pracodawca posiadać powinien jedynie kopie i odpisy dostarczonych przez pracowników dokumentów, może on jednak wcześniej poprosić o okazanie oryginałów do wglądu.

W części B akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania przez daną osobę stosunku pracy i jego przebiegu. Obejmuje ona m.in.:

– podpisaną umowę o pracę, – dokument określający zakres obowiązków pracownika, – kwestionariusz osobowy pracownika, – oświadczenia pracownika dotyczące zapoznania się z regulaminem pracy, zasadami BHP, informacjami objętymi tajemnicą służbową, – dokumenty dotyczące powierzonego pracownikowi mienia, – dokument stwierdzający możliwość wykonywania pracy w formie telepracy, – dokumenty dotyczące korzystania przez pracownika z uprawnień i świadczeń rodzicielskich, – orzeczenia lekarskie z okresowych i kontrolnych badań pracownika, – dokumenty dotyczące chorób zawodowych oraz wypadków przy pracy, – dokument o zakazie konkurencji (jeśli dotyczy).

W części C akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem. Część ta obejmuje m.in.:

– dokument wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, – kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, – dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, – dokument o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli dotyczy).

Akta osobowe w części D obejmują dokumenty dotyczące odpowiedzialności pracownika za popełnione naruszenia. Są to przede wszystkim dokumenty dotyczące nałożonych na pracownika kar upomnienia i kar nagany wraz z informacją o przyczynach tych kar.

Część D akt osobowych może więc być pusta – jeżeli postawa pracownika podczas trwania stosunku pracy była nienaganna, lub gdy informacja o nałożonych na niego karach została po roku usunięta zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy. Funkcjonowanie części D akt osobowych obowiązuje dopiero od 1 stycznia 2019 roku – wcześniej informacje o karach porządkowych trafiały najczęściej do części B.

Oprócz akt osobowych dokumentacja pracownicza obejmuje również dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumenty te obejmują:

– ewidencjonowanie czasu pracy, – ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, – kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, – wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, – kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej lub potwierdzenie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia określonych warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej zatrudnionych osób. Odpowiada on za to, aby dokumentacja ta była chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych, a także przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą zawartości.

Jeżeli akta osobowe przechowywane są w formie papierowej, powinno to oznaczać trzymanie ich w miejscu zabezpieczonym przed dostępem niepowołanych osób. Pracodawca powinien również zwracać uwagę na temperaturę, wilgotność czy nasłonecznienie pomieszczenia – wszystkie te czynniki mogą wpłynąć na zniszczenie papierowej dokumentacji. 

Jeżeli akta osobowe przechowywane są w formie elektronicznej, powinny one być gromadzone poprzez specjalny, przeznaczony do tego system komputerowy zapewniający bezpieczeństwo i poufność zgromadzonych danych. 

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez wymagany przez przepisy czas po rozwiązaniu stosunku pracy z zatrudnioną osobą. 

Obecnie wymagane jest, aby dokumentacja ta była przechowywana przez 10 lat licząc od początku roku następującego po roku, w którym stosunek pracy został rozwiązany. Jest to jednak nowy, skrócony okres przechowywania akt osobowych, obowiązujący pracowników zatrudnianych po 1 stycznia 2019 roku.

Wobec pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem obowiązują wcześniejsze przepisy zobowiązujące pracodawcę do przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat.

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku i niewykonujących prac górniczych ani prac równorzędnych z pracą górniczą istnieje ponadto możliwość skrócenia wymaganego okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat. W tym celu pracodawca musi jednak złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne dotyczące wszystkich ubezpieczanych przez siebie w tym okresie byłych i obecnych pracowników.

Akty prawne: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy; Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją; Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej