Jak wystawić fakturę? Czym jest faktura, jakie są jej rodzaje?

● Faktura to dokument potwierdzający zawarcie transakcji podlegającej podatkowi VAT. ● O uznaniu danego dokumentu za fakturę nie decyduje jej nazwa, ale zawieranie wymaganych przepisami elementów. ● Oprócz faktur końcowych istnieją m.in. faktury zaliczkowe, faktury VAT marża, faktury korygujące. ● Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą wystawiać faktury bez VAT.

Funkcjonowanie faktur oraz sposób ich wystawiania regulowane są ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Uzupełniająco podstawą prawną w tym zakresie jest również ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Faktura jest powszechnie spotykanym dokumentem w obrocie gospodarczym. Potwierdza ona zawarcie transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (podatek VAT). Faktura stanowi również podstawę prawidłowego rozliczenia się z tego podatku. 

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług faktura to „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Tym samym o tym, co jest fakturą, a co nie, nie decyduje jej nazwa, ale zawarte w niej dane. 

Wystawienie faktury jest obowiązkiem każdego podatnika podatku od towarów i usług. Może mieć ona formę zarówno papierową, jak elektroniczną, i wystawiana musi być zawsze w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron umowy. Obowiązek wystawienia faktury nie występuje jedynie, gdy dana transakcja podlega zwolnieniu z tego podatku.

Wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur jest ściśle określone przepisami. Aby faktura była prawidłowa musi zawierać następujące dane:

– datę wystawienia, – numer faktury, – nazwy, adresy i numery NIP wystawcy oraz odbiorcy faktury, – datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, jeżeli jest inna niż data wystawienia, – nazwę lub rodzaj towaru lub usługi, – ilość towaru lub zakres wykonanej usługi, – cenę jednostkową netto, – wartość ewentualnych upustów i rabatów, – wartość sprzedaży netto, – stawkę podatku i jego kwotę od wartości sprzedaży netto, – kwotę należności ogółem.

Dokonując płatności za fakturę przedsiębiorcy zobowiązani są do upewnienia się, że pieniądze wysyłają na właściwy rachunek rozliczeniowy odbiorcy. Do weryfikacji tej służy tzw. biała lista podatników VAT.

Szczególnym rodzajem faktury jest faktura VAT marża. Charakteryzuje się ona tym, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega na niej nie cała wartość dokonanej sprzedaży, ale jedynie marża sprzedawcy. Jednocześnie podatnik nabywający dany towar lub usługę w oparciu o fakturę VAT marża nie może dokonać później odliczenia tego podatku. 

Oprócz standardowych elementów, które powinna zawierać faktura, w przypadku faktury VAT marża spotkać się można również z adnotacją o tym, na jakiej podstawie zastosowana została tego typu faktura, np. „procedura marży dla biur podróży” lub „procedura marży – towary używane”.

W niektórych sytuacjach pojawia się konieczność zmiany lub poprawienia wystawionej już faktury. Konieczność taka może się pojawić np. gdy na wystawionym dokumencie był błąd, dokonano zwrotu towaru, lub udzielono rabatu i zmieniła się cena towaru lub usługi.

W takich sytuacjach wydawana jest nowy dokument – faktura korygująca. Faktura taka musi zawierać tytuł „faktura korygująca” albo „korekta” i zawierać przyczynę dokonania korekty oraz zakres tej korekty, tj. np. wskazanie zmiany wartości faktury czy stawki podatku VAT.

Faktury mogą być wystawiane nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Format takiej faktury może być dowolny, istotna jest jednak jej treść. Faktura elektroniczna musi zawierać takie same elementy jak faktura papierowa, ale przy tym gwarantować pewność co do tożsamości wystawcy faktury, a także uniemożliwiać wprowadzanie w niej nieautoryzowanych zmian.

Faktury elektroniczne mogą być przy tym tworzone i wysyłane za pomocą specjalnych programów. W Internecie znaleźć można wiele płatnych oraz darmowych programów do faktur online, które ułatwiają ich wystawianie m.in. w różnych szablonach, językach czy cyklicznie.

Jednym z rodzajów faktury jest faktura zaliczkowa. Faktura zaliczkowa jest dokumentem służącym rozliczeniu otrzymanych zaliczek na poczet przyszłej dostawy/usługi. 

Faktura zaliczkowa najczęściej zawiera jedynie część kwoty całej transakcji w wysokości zapłaconych już zaliczek. Tym samym po ostatecznym dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi konieczne jest wystawienie również faktury końcowej. Na fakturze końcowej należy zamieścić numer wcześniejszej faktury zaliczkowej i jej wartość, a całość wymaganej zapłaty zostaje pomniejszona o kwotę uregulowaną na podstawie faktury zaliczkowej.

Od 2014 roku faktury wystawiać muszą również podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT – są to wówczas faktury bez VAT. 

Faktura bez VAT powinna zawierać takie same elementy jak faktura VAT, z tą różnicą, że nie będzie na niej informacji o stawce i wartości należnego podatku od towarów i usług. W zamian podatnicy korzystający z przedmiotowego zwolnienia z VAT powinni wskazać na tej fakturze właściwą podstawę prawną tego zwolnienia. Zwolnienia przedmiotowe z VAT to m.in. świadczenie usług opieki medycznej czy nauki języków obcych.

Faktury właściwej nie należy mylić z dokumentem nazywanym fakturą proforma. Proforma stanowi formę oferty handlowej i nie jest dokumentem księgowym, a także nie rodzi po stronie odbiorcy konieczności zapłaty wskazanej kwoty. 

Akty prawne: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw