Delegacja – co to jest i jak ją rozliczyć? Kiedy i komu przysługuje dieta w podróży krajowej i zagranicznej?

● Delegację w polskich przepisach prawnych znajdziemy pod pojęciem podróży służbowej.  ● Jeżeli pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługuje mu zwrot należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. ● Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania – wtedy zapisy te powinny się znaleźć w umowie o pracę.

W Kodeksie pracy znajdziemy wyjaśnienie, czym jest delegacja. Na definicję delegacji, czyli podróży służbowej – zgodnie z przepisem art. 77⁵ – składają się trzy elementy, które do wypełnienia definicji muszą zaistnieć łącznie:

– polecenie pracodawcy, – zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, – wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy.

Polecenie odbycia podróży służbowej powinno określać zadania, jakie ma do wykonania pracownik, powinno również zawierać datę i godzinę wyjazdu i powrotu, stawkę oraz informację o wartości przysługujących diet.

W Kodeksie pracy możemy przeczytać, że minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Co z tego wynika dla pracowników zatrudnionych poza budżetówką? To, że w przypadku gdy pracodawca nie uregulował kwestii delegacji w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, postanowienia odnoszące się do pracowników sfery budżetowej obowiązują też u prywatnego pracodawcy.

Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Warto dodać, że jeśli pracodawca uregulował kwestie związane z delegacjami, to kwoty diet nie mogą być niższe niż te zawarte w rozporządzeniu ministra. 

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i od 28 lipca 2022 wynosi 38 zł za dobę podróży. Kwota ta uzależniona jest jednak od czasu trwania podróży – może być procentowo zmniejszona. Poniżej kalkulator. Z tytułu podróży służbowej krajowej pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy (lub miejscowości zamieszkania pracownika) do miejscowości będącej celem podróży służbowej i z powrotem.

Delegowanemu przysługuje również:

– zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg (zwrot kosztów według rachunku lub ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 57 zł), – zwrot wydatków poniesionych za dojazdy (komunikacja w miejscowości, do której został delegowany, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej wynosi 20% wysokości diety, czyli 7,6 zł), – zwrot innych wydatków związanych z pracą i odpowiednio udokumentowanych. 

Czas trwania podróży krajowej liczony jest od wyjazdu do przyjazdu po wykonaniu zadania służbowego i wpływa na wysokość diety krajowej w następujący sposób:

● jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę: – poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje, – od 8 do 12 godzin – dieta 50%, – ponad 12 godzin – dieta 100%;

● jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za rozpoczętą, ale niepełną dobę wynosi: – do 8 godzin – 50% diety, – powyżej 8 godzin – dieta 100%.

Jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się o koszt danego posiłku: 

– śniadanie – 25% diety;  – obiad – 50% diety;  – kolacja – 25% diety.

Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży. W przypadku podróży poza granicami kraju rozporządzenie ministra określa nie tylko wysokość diet uwzględniającą czas trwania podróży, ale i walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. 

Do kalkulacji delegacji zagranicznej niezbędna jest znajomość czasu podróży. Liczony jest on w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

– lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju; – lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; – morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej i jest określona w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Np. dla Niemiec kwota diety to 49 euro, a kwota limitu na nocleg – 150 euro, dla Hiszpanii odpowiednio 50 i 160 euro. 

Wysokość należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób: za pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje 100% diety, a za niepełną:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, – ponad 8 do 12 godzin – 50% diety, – ponad 12 godzin – 100%.

Tak jak w przypadku delegacji krajowej, posiłki zapewnione przez pracodawcę zmniejszają wysokość należności: 

– śniadanie – 15% diety; – obiad – 30% diety; – kolacja – 30% diety.