Nowy sposób wysyłki listów poleconych od nowego roku

System e-Doręczeń zostanie powszechnie uruchomiony na początku stycznia przyszłego roku. To wtedy większość urzędów będzie musiała umożliwić elektroniczny sposób korespondencji. Dzięki temu obywatele będą mogli wysyłać i odbierać pisma w tej formie. 

- Dokument nadany z użyciem e-Doręczeń jest równoważny prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru, a liczba podmiotów zobowiązanych do stosowania tej formy korespondencji stale rośnie – wyjaśnia wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

Funkcjonowanie nowego systemu reguluje Ustawa o doręczeniach elektronicznych.

Upowszechnianie e-Doręczeń oznacza w praktyce, że wszystkie urzędowe pisma i decyzje można odbierać oraz nadawać w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie ułatwi załatwianie spraw administracyjnych zarówno Kowalskiemu, jak i przedsiębiorcom oraz urzędnikom.

Co ważne, obywatele w kontaktach z jednostkami publicznymi mogą korzystać z usługi całkowicie bezpłatnie, dlatego w porównaniu z tradycyjnym przesyłaniem dokumentów będzie to nie tylko spora oszczędność czasu, ale też pieniędzy. Aby móc swobodnie korzystać z tego narzędzia, warto już dziś złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń – można to zrobić w kilku prostych krokach poprzez stronę mObywatel.gov.pl.

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG oraz przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS. Poza firmami, adres do e-Doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego. Dotyczy to: - adwokata - radcy prawnego - doradcy podatkowego - doradcy restrukturyzacyjnego - rzecznika patentowego - notariusza.

Na liście podmiotów objętych tym obowiązkiem posiadania skrzynki do e-Doręczeń znalazły się też:

- urzędy miast i gmin, - starostwa, - urzędy skarbowe, - Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), - Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), - Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ), - publiczne szpitale, przychodnie i ośrodki zdrowia, - uczelnie wyższe, szkoły, przedszkola, żłobki, - instytucje pomocy społecznej, - ministerstwa.

Dłuższy czas na wprowadzenie e-Doręczeń mają m.in. sądy i prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna oraz inne jednostki zajmujące się wymiarem sprawiedliwości. W tych instytucjach nowe narzędzie do korespondencji zostanie wprowadzone 1 października 2029 roku.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń dla firm, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji - firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku - firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

W listopadzie Sejm uchwalił nowelę ustawy wprowadzającą okres przejściowy w ustawie o doręczeniach elektronicznych do 31 grudnia 2025 r. Zmiana ma pozwolić na skuteczne wdrożenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych.

W tym okresie równoważne z doręczeniem na adres do doręczeń elektronicznych będzie doręczenie na ePUAP oraz inne alternatywne sposoby doręczenia, przeprowadzona ma być też szeroka kampania informacyjna promująca nowy system doręczeń. Nowela przewiduje również rozszerzenie obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.

Obecny wówczas na posiedzeniu Sejmu wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski informował, że administracja rządowa jest gotowa na wprowadzenie e-Doręczeń. - Największe wyzwanie tej chwili jest w jednostkach samorządu terytorialnego. W tych samych jednostkach samorządu terytorialnego, które odnotowywały spadek dochodów albo spadek dynamiki dochodów, w związku z czym nie miały wystarczających środków na to, żeby przyspieszyć rozwój informatyzacji w swoich urzędach - wyjaśnił.

Dodał, że od początku 2025 r. rusza program wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) finansowany z KPO. Standerski zapowiedział też, że 2025 rok zostanie poświęcony na to, żeby samorządy, które nie są jeszcze gotowe, zainstalowały elektroniczny obieg dokumentów i wdrożyły system e-Doręczeń.

Z adresu i skrzynki do e-Doręczeń obywatele, firmy i instytucje mogą korzystać już teraz. Obywatele składają wniosek poprzez stronę mObywatel.gov.pl. Z kolei firmy składają wniosek przez Biznes.gov.pl. Przedstawiciele zawodu zaufania publicznego składają wniosek za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl. Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz komercyjni (niepubliczni). Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń. Niepubliczny dostawca e-Doręczeń to podmiot komercyjny, u którego możesz założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.