Listy polecone z kłopotami. System "nie działa w pełni"

Od 1 stycznia e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wielu instytucji publicznych. Według wiadomości napływających z miast należących do Unii Metropolii Polskich (UMP), od 22 stycznia widać poprawę działania systemu e-Doręczeń, ale "nadal nie działa on w pełni" - przekazał Sylwester Szczepaniak, koordynator ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city w Biurze Unii Metropolii Polskich, w komunikacie.

- Nowe wiadomości i dowody doręczeń wychodzą z mniejszymi opóźnieniami. Widać, że podejmowane są działania poprawiające, zobaczymy, jaki będzie ich efekt w najbliższych dniach - ocenił.

Podkreślił, że UMP oczekuje szczegółowego raportu z okresu od 1 do 22 stycznia br. z dokładnym wskazaniem wszystkich usterek i wad oraz sposobu ich rozwiązania.

Jednym z najczęstszych problemów, na jakie wskazują miasta z Unii, jest zbyt długi czas weryfikacji wysłanych wiadomości, sięgający nawet kilku dni - przekazał jej przedstawiciel. Narzekają też na problem braku dowodów doręczeń, dotyczący głównie współpracy systemu Poczty Polskiej z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją miast (EZD) - zaznaczył. Chodzi o systemy do wewnętrznego obiegu dokumentów w urzędach, które powinny być zsynchronizowane z systemem e-Doręczeń.

- Poczta Polska wskazywała, że to przez złe ustawienia lub zbyt dużą częstotliwość pytań dotyczących statusu e-Doręczeń. Problem tkwi w tym, że dostawcy często stosowali metody zalecane w dokumentacji, a czas pytań nie był tam wskazany - poinformował Szczepaniak. Jak dodał, trwają rozmowy pomiędzy Pocztą Polską a dostawcami EZD, aby wypracować rozwiązanie.

Kolejny problem, na który wskazał, to trudności z pobieraniem załączników do wiadomości w systemach EZD. - Znowu trudność stanowiła dokumentacja, która nie była odpowiednio konkretna oraz ogólne przeciążenie systemu, co spowalniało działanie całych usług - przekazał.

"Jako wykonawca systemu, na zlecenie i zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji, co miesiąc, zgodnie z ustawą, przekazujemy szczegółowe informacje do Ministerstwa Cyfryzacji. Dodatkowo co tydzień przekazujemy zestawienia statystyczne także do Centralnego Ośrodka Informatyki (COI)" - przekazali przedstawiciele Poczty Polskiej w odpowiedzi na pytania PAP dotyczące raportu.

Sylwester Szczepaniak przypomniał, że od 1 kwietnia do systemu e-Doręczeń dołączą przedsiębiorcy z Krajowego Rejestru Sądowego oraz duża część przedsiębiorców z CEIDG.

- System musi działać poprawnie przy tak zwiększonym ruchu, zwłaszcza że miasta UMP stosują e-Doręczenia w poważnych postępowaniach administracyjnych, kontrolnych, podatkowych itp. Dziś mamy wątpliwości, czy tak będzie - podkreślił.

Jak zaznaczył, w związku z tym miasta należące do Unii muszą poznać wszystkie okoliczności błędów ze strony Poczty Polskiej, metody integracji z systemami EZD oraz samą wydajnością systemu e-Doręczeń.

Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zwrócił się niedawno do prezesa Poczty Polskiej o przedstawienie informacji na temat stanu realizowanych usług, w tym informacji w zakresie naprawy zgłaszanych błędów. Szef MC domaga się także przedstawienia propozycji działań naprawczych, usprawniających korzystanie z e-Doręczeń.

Poczta Polska informowała wcześniej także, że "poprawia jakość systemu e-Doręczeń" i "o wiele szybciej" powiadamia nadawców, na jakim etapie znajduje się elektroniczna przesyłka. Firma przyznała jednocześnie, że jednym z problemów są "nieustanne", elektroniczne zapytania dotyczące statusu e-przesyłki, wysyłane przez nadawców lub odbiorców, które powodują "ponadnormatywne i nieuzasadnione obciążenie systemu".

Kilka dni temu rzeczniczka operatora Joanna Trzaska-Wieczorek przekazała, że problemy związane z obsługą skrzynek do e-Doręczeń dotyczą 30 podmiotów i są na bieżąco rozwiązywane. Wskazała też, że "nie wszystko jest zależne od Poczty Polskiej, choćby wybór firm informatycznych, które integrują samorządy czy urzędy z systemem e-Doręczeń".

UMP działa od 1990 roku i zrzesza 12 największych miast w Polsce. Jej członkami są: Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Katowice, Kraków, Lublin, Łódź, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Warszawa i Wrocław.

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który miał ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.