Faktura proforma – co to jest? Czym różni się od faktury końcowej?

● Faktura proforma jest czym innym niż faktura w rozumieniu ustawy o VAT. ● Proforma nie jest dokumentem księgowym i nie zobowiązuje odbiorcy do zapłaty. ● Faktura proforma jest rodzajem oferty handlowej, informuje kontrahenta o cenie i jej składnikach. ● Konsekwencje prawne i podatkowe powoduje dopiero podpisanie faktury proforma.

Faktura proforma jest rodzajem dokumentu handlowego nieuregulowanym wprost w przepisach prawa i nierodzącym skutków natury podatkowej. W świetle prawa traktowana jest jak umowa sprzedaży towarów lub usług, jej funkcjonowanie odbywa się więc w oparciu o ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. 

Faktury VAT, stanowiące dokumenty księgowe, regulowane są natomiast ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W ustawie tej znajduje się m.in. definicja faktury.

Faktura proforma jest dokumentem powszechnie spotykanym w obrocie gospodarczym. Może mieć formę papierową lub elektroniczną.

Proforma stanowi sposób na poinformowanie o cenie określonego towaru lub usługi, a także np. o kwocie wymaganej od kontrahenta zaliczki. Dzięki temu adresat proformy ma jasność co do ostatecznego kosztu danej transakcji i jej składników, zaś wystawca nie musi wykonywać żadnych czynności, jeżeli do transakcji ostatecznie nie dojdzie. 

Na podstawie faktury proforma adresat może dokonać płatności za wskazane towary lub usługi, samo wystawienie faktury proforma nie rodzi po jego stronie żadnych zobowiązań. Adresat proformy nie musi bowiem płacić kwoty na niej wskazanej, a wystawca nie może dochodzić na jej podstawie żadnych roszczeń. 

Dopiero gdy adresat proformy złoży na niej podpis lub dokona określonej nią zapłaty, dochodzi do akceptacji warunków i zawarcia właściwej umowy sprzedaży.

Mimo swojej powszechności faktura proforma jest więc od strony prawnej zupełnie czym innym niż faktura w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Proforma nie może być dokumentem księgowym, nie może zostać ujęta w księdze przychodów i rozchodów, a co za tym idzie – nie powoduje ona żadnych konsekwencji podatkowych w zakresie podatku VAT czy podatku dochodowego.

Faktura proforma jest wystawiana najczęściej przed wystawieniem faktury głównej. By ułatwić rozróżnienie faktury proforma i faktury właściwej konieczne jest oznaczenie zawsze tej pierwszej słowem „proforma”, „pro forma” lub „pro-forma”. 

Wystawienie faktury proforma nie jest obowiązkowe – przedsiębiorca sam decyduje, czy chce to zrobić, tak samo jak decydowałby o przygotowaniu jakiejkolwiek innej oferty handlowej. Proforma jest jedynie metodą poinformowania adresata o tym, jak będzie wyglądała właściwa faktura, jeżeli dojdzie do zawarcia wiążącej umowy. 

Faktura proforma nie powoduje obowiązku zapłaty podatku VAT od wskazanych na niej towarów i usług. Tak samo adresat nie może na podstawie faktury proforma dokonać odliczenia wykazanego podatku VAT. 

Faktura proforma w żadnym wypadku nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury, gdy dojdzie do zawarcia wiążącej umowy. Proformę można traktować jako zapowiedź, ale nie substytut faktury końcowej. Dopiero faktura końcowa stanowi dokument księgowy i może posłużyć do zaksięgowania danej transakcji ze wszystkimi tego konsekwencjami. Jak wystawić fakturę końcową, reguluje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W praktyce fakturę proforma wystawia się zawsze przed otrzymaniem zapłaty, zaś fakturę końcową najczęściej po otrzymaniu jej całości lub części. Przepisy nie określają jednak tego, kiedy można wystawić fakturę proforma, bywa więc też tak, że np. faktura proforma wystawiana jest po fakturze właściwej i stanowi sposób na przypomnienie adresatowi o zaległej płatności. 

Wygląd i treść faktury proforma nie jest regulowana przepisami. Ponieważ dokument ten ma jednak informować o tym, jak będzie wyglądała ewentualna faktura końcowa, powinna zawierać te same elementy:

– tytuł „Faktura proforma”, „Faktura pro forma” lub „Faktura pro-forma”, – numer, – datę i miejsce wystawienia, – dane sprzedawcy i nabywcy, – termin dokonania transakcji / termin płatności, – przedmiot umowy, – cenę jednostkową i cenę końcową towarów lub usług, – wartość netto i brutto, – stawkę i wartość VAT.

Akty prawne: Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny; Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw