Od dzisiaj ważne zmiany w Kodeksie pracy. Wszystko, co trzeba wiedzieć

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia, uchyla dotychczasowe przepisy dotyczące telepracy. Nowela przewiduje, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Firma doradcza Grant Thornton wyróżniła trzy rodzaje pracy zdalnej:

1. "Właściwa" praca zdalna - całkowicie lub częściowo wykonywaną poza zakładem pracy, przy czym miejsce jej wykonywania musi zostać uzgodnione z pracodawcą.

2. Praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy - wydawana wyłącznie na czas określony i z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od pracodawcy.

3. Okazjonalna praca zdalna - wykonywana maksymalnie do 24 dni w roku na wniosek pracownika.

Jak wyjaśniła Kancelaria Adwokacka Sawicki i Wspólnicy, strony umowy o pracę mogą uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika na dwa sposoby.

1. "Przy zawieraniu umowy o pracę, strony mogą postanowić, że praca będzie świadczona w sposób zdalny i w tym przypadku, w celu zmiany warunków wykonywania pracy na pracę stacjonarną, niezbędne jest porozumienie pracownika i pracodawcy lub wypowiedzenie warunków pracy na zasadach ogólnych" - wskazali prawnicy.

2. Wyjaśnili też, że "praca zdalna może być wprowadzona w trakcie zatrudnienia" i jest "kilka trybów wprowadzenia pracy w formie zdalnej".

"Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej zależne jest od złożenia przez niego stosownego wniosku i oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej" - wyjaśniła Kancelaria Adwokacka Sawicki i Wspólnicy.

Dodała, że "zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową" lub organizacjami związkowymi, jeśli jest ich więcej. Natomiast gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, to "określa on zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników".

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wyjaśniło, w jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej. Jak podał resort, porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin).

Jak podało MRiPS, wniosek dotyczący pracy zdalnej jest wiążący dla pracodawcy w pewnych przypadkach.

Wśród nich resort wymienił wnioski złożone przez:

- pracownicę w ciąży, - pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, - pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, - pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin w ramach programu "Za życiem", zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, - pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, - pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Oznacza to, że pracodawca musi uwzględnić wniosek otrzymany od takich osób, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jak podała Kancelaria Adwokacka Sawicki i Wspólnicy, ustawodawca wyłączył spod możliwości wykonywania pracy zdalnej określone rodzaje prac, zaliczając do nich:

- prace szczególnie niebezpieczne, - prace w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, - prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, - prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, - prace powodujące intensywne brudzenie.

- Pracownik, który uzgodni z pracodawcą pracę zdalną w wymiarze na przykład 3 dni w każdym tygodniu pracy (czyli tzw. pracę hybrydową), może dodatkowo wnioskować o pracę zdalną okazjonalną, aby na przykład w danym tygodniu pracować z domu 5 dni - wyjaśniła Anna Zielińska, specjalistka platformy webinarowej ClickMeeting.

- Przy wdrożeniu pracy zdalnej najbardziej kłopotliwe wydaje się ustalenie wysokości tak zwanego dodatku za pracę zdalną, czyli kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane. Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do pokrycia jedynie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych - wskazała Zielińska.

Wytłumaczyła, że "ustawodawca nie podpowiedział, według jakich zasad należy wyliczać te koszty i każdy pracodawca musi sam wymyślić sposób na ich wyliczenie".

- Praktyka pokazuje, że jest wiele różnych sposób wyliczenia takich kosztów, a ich wysokość jest naprawdę zróżnicowana, gdyż potrafi wynosić od około 2,50 złotego za 1 dzień, do około 100-150 złotych za miesiąc. Pracodawca na wypadek ewentualnych kontroli z US (Urzędu Skarbowego - red.) lub ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - red.) powinien zachować wyliczenia wysokości takiego dodatku za pracę zdalną wraz ze źródłami, na których się opierał, takich jak oferty dostawców Internetu - stwierdziła Zielińska.

Jak wyjaśniło MRiPS, nowe przepisy nie wykluczają możliwości wykonywania obowiązków w ramach pracy zdalnej z kilku różnych miejsc. Muszą być one jednak wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

Resort odpowiedział też na pytanie, czy pracownik może wykonywać pracę zdalną np. z kawiarenki internetowej. Jak podkreślił resort, strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę. Co ważne, przepisy nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, czyli bez uzgodnienia z pracodawcą.

W pewnych przypadkach pracodawca może również polecić, a nie uzgodnić z pracownikiem, wykonywanie pracy zdalnej. Jak podał resort rodziny, pracodawca ma taką możliwość w określonych sytuacjach:

- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, - w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).

Pracodawca nie może jednak zlecić takiej pracy, jeżeli pracownik nie ma odpowiednich warunków lokalowych i technicznych. Przed zmianą formuły pełnienia obowiązków pracownik musi przekazać pracodawcy specjalne oświadczenie w tym zakresie.

Jakie obowiązki dotyczące pracy zdalnej ma na gruncie nowych przepisów pracodawca?

Jak wskazała Kancelaria Adwokacka Sawicki i Wspólnicy, "zgodnie z nowymi regulacjami pracodawca ma obowiązek:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

3) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu,

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy".

Prawnicy podkreślili, że "strony ustalają zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę", a "pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje wówczas ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą lub ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej".

Kolejną kwestią, do której odniosło ministerstwo rodziny, jest to, czy w każdym przypadku pracodawca może "cofnąć" pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej.

Jak wyjaśnił resort rodziny, jeżeli praca zdalna jest wykonana na podstawie omówionego wcześniej polecenia, pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Inaczej jest w przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia. "Każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku" - czytamy.

Jednak w przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze).

Czytaj także: Pracodawca dorzuci się do rachunku za prąd. Oto możliwa kwota

MRiPS wyjaśniło także, czy pracownik zdalny może podlegać kontroli trzeźwości.

"Nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia" - podało.

"Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia" - podkreślił resort.

Ta sama nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła w życie możliwość kontroli przez pracodawców trzeźwości pracowników, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia. Przepisy w tej sprawie zaczęły obowiązywać 21 lutego.