Wszystko, co trzeba wiedzieć o outsourcingu

Outsourcing to w skrócie wykorzystanie firmy zewnętrznej, najlepiej specjalizującej się w danej branży, by wykonała część zadań biznesowych - w najlepszym wypadku, by zrobiła coś taniej i lepiej.

Eksperci podkreślają, że idea outsourcing nie polega jednak na zleceniu firmie zewnętrznej jednego zadania, ale na długofalowej współpracy w zakresie usług, które ta firma zewnętrzna się specjalizuje.

Wiele zależy od tego, czym zajmuje się dana firma, która chciałaby część swoich zadań powierzyć firmie zewnętrznej.

Często jednak firmy outsourcingowe zajmują się księgowością, logistyką i transportem, administracją, audytem, administracją systemów informatycznych, zarządzaniem dokumentami czy marketingiem.

Ważne, by nie zlecać outsourcingu w dziedzinach czy branżach, które są najmocniejszą stroną firmy i należą do tzw. core business.

1. Cięcie kosztów. Przy outsourcingu nie trzeba przeznaczać dodatkowych funduszy na zatrudnienie nowych osób, nowego sprzętu albo na szkolenie pracowników. W celu redukcji kosztów firmy, zwłaszcza międzynarodowe, przenoszą część swojego biznesu do krajów rozwijających się, w których za tę samą pracę mogą płacić mniej - np. wiele korporacji ma działy związane z administracją systemów informatycznych czy telefonicznej obsługi klienta w Indiach.

2. Oszczędność czasu. Zlecenie części zadań firmie zewnętrznej sprawia, że więcej czasu będzie można poświęcić na kluczowe dla biznesu obowiązki.

3. Wyższa jakość. Dzięki outsourcingowi można zatrudnić specjalistów w danej dziedzinie, co może przełożyć na wyższą jakość. Fachowcy wykonujący przez lata pewne obowiązki i mający w związku z tym dużo większe doświadczenie lepiej wykonają powierzone obowiązki.

4. Nowe procedury i lepsze standardy. Oprócz jakości, działania specjalistów oraz ich rady mogą przełożyć się na poprawę standardów oraz wprowadzenie do swojego biznesu procesów, które wprowadzane samodzielnie byłyby zdecydowanie droższe.

5. Zwiększenie wydajności. Dzięki zleceniu trudnych i czasochłonnych zadań firmie zewnętrznej, pracownicy do tej pory wykonujący te zadania będą mogli skupić się na rzeczach, które wykonują najlepiej i będą jeszcze wydajniejsi.

1. Pomyłka w wyborze firmy zewnętrznej. W każdym biznesie są firmy lepsze i gorsze. W przypadku outsourcingu wybór firmy, która nie posiada wystarczającego doświadczenia albo wykwalifikowanej kadry będzie wiązał się przede wszystkim z niższą jakością usług niż wcześniej zakładana. Ponadto, zmiana firmy zewnętrznej będzie się wiązać z dodatkowymi kosztami. Zatem ważne, by wcześniej odpowiednio dobrze przyjrzeć się rynkowi i konkurującym ze sobą firmom outsourcingowym.

2. Przesadne cięcie kosztów. Obniżenie kosztów to oczywiście jedna z najważniejszych zalet outsourcingu. Jednak niska cena często wiąże się z niską jakością oferowanych usług i przy wyborze firmy zewnętrznej warto kierować się również innymi wskaźnikami.

3. Możliwy wyciek danych. Zatrudnienie firmy outsourcingowej może się wiązać z przekazaniem jej poufnych danych pracowników, klientów lub firmy - np. w przypadku zatrudnienia firmy zajmującej się księgowością lub audytem. Trzeba zatem ostrożnie wybierać firmy, którym powierzamy wrażliwe dla naszego biznesu dane, gdyż w takich sytuacjach łatwiej mogą trafić w ręce konkurencji.

4. Mniejsza kontrola. Powierzenie zadań firmie zewnętrznej sprawia, że będą one realizowane z małym lub w ogóle bez naszego udziału. Przebieg procesu będzie w gestii firmy outsourcingowej i jeśli pojawią się poważne problemy w początkowej fazie, to mogą być niezauważone.

5. Nieznajomość sposobów funkcjonowania. Firma zewnętrzna może nie znać kultury i tego, jak funkcjonuje zleceniodawca. W związku z tym poznaniu procedur i procesów firmy może potrwać i w początkowych fazach na tych polach mogą pojawiać się problemy i tarcia.

Do potencjalnych problemów i zagrożeń można się przygotować. Jeśli znajdziemy rzetelną i oferującą wysoką jakość usług firmę outsourcingową, kłopotów możemy w ogóle nie doświadczyć albo mogą być one minimalne.

Podobno o tym, jak istotny i korzystny dla funkcjonowania firmy może być outsourcing, mówił prawie sto lat temu Henry Ford. Często przytaczane są słowa, która miał wypowiedzieć w 1923 roku: "jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, byśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do tego kogoś, kto zrobi to lepiej".

Autor: kris / Źródło: tvn24bis.pl