ARTYKUŁ SPONSOROWANY. Cyfrowa transformacja dotknęła wszystkich. Digitalizacji obejmuje najważniejsze aspekty funkcjonowania gospodarki, w tym także działania z obszaru Human Resources. Rekrutuje się często, rotacje i przepływy pracowników są znaczne, a to wymaga pilnego usprawnienia procesów. Work Service przygotował “Barometr Rynku Pracy X” z którego wynika, że aż 45,5% firm planuje zatrudnić nowych pracowników w nadchodzącym kwartale. A przecież HR to nie tylko rekrutacje.
Firmy inwestują w narzędzia ułatwiające zarządzanie kapitałem ludzkim. Z jednej strony są to zmiany wprowadzane w duchu innowacji, z drugiej do takich działań po prostu zmusza system. Ciągłe zmiany w prawie i nowe zobowiązania nakładane przez ustawodawcę są silnym czynnikiem stresogennym dla kadry zarządzającej. Przedsiębiorcy wspomagają się technologią, która usprawnia procesy i pozwala na płynne adoptowanie do zmian.
Obowiązkowe PPK
Dla przykładu: Pracownicze Plany Kapitałowe w założeniu będą obowiązkowe (poza nielicznymi wyjątkami) dla wszystkich przedsiębiorców. Nowy program to szereg dodatkowych procesów, które ktoś musi obsłużyć. Po stronie pracodawcy leży podjęcie pewnych strategicznych decyzji, takich jak wybór instytucji finansowej, ale bieżącą obsługą PPK w firmie zajmować się będą księgowe i kadrowe. To właśnie na ich barkach spoczywać będzie monitorowanie wszystkich działań.
Pełna mobilizacja
Czy firmy są na to gotowe? Pierwsza fala wdrożenia PPK już nastąpiła. Od 1 lipca 2019 roku programem objętych zostało ponad 3 mln Polaków z dużych firm, czyli takich zatrudniających ponad 250 osób. Dla pracownika przystąpienie do PPK jest łatwe, bo sam zapis odbywa się automatycznie. Większym wyzwaniem jest natomiast dostosowanie systemów kadrowo-płacowych. Konieczne jest wdrożenie nowych mechanizmów, takich jak: seryjne zgłoszenie bądź wypisanie pracowników z programu, aktualizacja danych uczestników, wysyłka deklaracji, rozliczenia naliczanych składek czy korekta wstecz.
Bardzo ważna jest także komunikacja kierowana do pracowników. Przekazywanie pełnych informacji o programie jest konieczne. Tutaj obciążenie również leży po stronie pracodawcy i działów HR. O ile forma materiałów edukacyjnych może być różna: ulotki, prezentacje e-learningowe, artykuły, to jednak kolejna praca, którą trzeba wykonać. W całym procesie narzędzia do obsługi PPK wydają się być niezbędne.
Digitalizacja akt pracowniczych, czyli siła e-teczek
Na szczęście nie każdy obawia się zmian. Jak podkreśla kierownik projektu Kadry Płace i HR w enova365, polskim oprogramowaniu ERP do zarządzania biznesem: ”Zmiany wprowadzone przez ustawodawcę idą w dobrym kierunku. Era cyfryzacji, którą obserwujemy od dłuższego czasu w obszarze księgowości (JPK, split payment, e-faktury), dotyka teraz również obszarów kadrowo-płacowych. Pracodawcy mają wybór co do postaci akt pracowniczych. Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to odciążanie działu kadr i HR od czasochłonnych czynności, związanych z obsługą tradycyjnej dokumentacji pracowniczej. W tym celu warto wybrać odpowiednie oprogramowanie, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.”
Podobnego zdania jest również Iwona Wołkiewicz, ekspert Prawa Pracy: “Proces przejścia na elektroniczną postać akt osobowych jest pewnym wyzwaniem, ale w dłuższej perspektywie czasu będzie to opłacalne. Z miesiąca na miesiąc przyrasta ilość dokumentów. W związku z nowymi przepisami, każdy pracownik będzie musiał mieć zmienioną postać swoich akt, na co oczywiście potrzebne będą nakłady czasowe działów kadr. Jest to najlepszy moment, aby wykonując tę pracę zeskanować dokumenty i przenieść je do e-archiwum. Po podjęciu decyzji o przejściu na e-dokumentację pracowniczą, ważne jest wsparcie działów IT przy wyborze narzędzia informatycznego”. Korzyści płynących z wdrożenia e-teczek jest wiele. Dla pracodawcy to czysta optymalizacja kosztów i proste oszczędności (takie jak mniejsze zużycie papieru i ograniczenie powierzchni dla tradycyjnych archiwów). Dodatkowym atutem e-teczek jest ich pełne dostosowanie do wymogów stawianych przez RODO i usystematyzowanie e-archiwum, które pozwala na zebranie w jednym miejscu informacji o byłych i obecnych pracownikach.
Dziś zarządzanie personelem nie jest łatwe. Na taki stan rzeczy wpływa mnóstwo czynników. Hiperkonkurencja i galopująca innowacja nie pozostawiają wyboru. Wymuszają zmiany, które w interesie firm powinny być implementowane jak najszybciej.
Na te i inne tematy, w debacie “Dział HR w obliczu zmian: e-teczki, PPK, zmiany w przepisach, digitalizacja relacji pracodawca-pracownik” wypowiadają się eksperci z czterech różnych obszarów:
- Grzegorz Łętocha - Członek Zarządu oraz Dyrektor ds. Ryzyka Inwestycyjnego i Finansów w Nationale Nederlanden PTE S.A.
- Joanna Narkiewicz-Tarłowska - Dyrektor zespołu zajmującego się doradztwem między innymi w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, PwC (PricewaterhouseCoopers)
- Iwona Wołkiewicz - Ekspert Prawa Pracy, doświadczony trener i wykładowca. Wieloletni praktyk na stanowiskach Specjalisty ds. Administracji Personalnej, Specjalisty ds. Rozwoju Personelu, HR Business Partner
- Jadwiga Wojtas - Dyrektor ds. Produkcji i Rozwoju enova365, Soneta sp. z o.o.
Autor: Artykuł sponsorowany / Źródło: Enova 365
Źródło zdjęcia głównego: Enova 365