Nota korygująca – kto i w jakich okolicznościach ją wystawia?

● Nota korygująca to dokument, którym poprawia się pomyłki w zakresie określonych danych zawartych na fakturze.  ● Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi. ● Nota korygująca powinna zawierać określone przez ustawodawcę elementy.

Nota korygująca to sposób na poprawienie danych, które umieszczone zostały na fakturze. Zasady jej wystawiania reguluje ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. 

W myśl przepisów notę korygującą można wystawić w razie powstania pomyłek w zakresie określonych danych, z wyjątkiem:

– miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, – ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku, – kwoty upustów lub obniżek cen, – wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku, – stawki podatku, – sumy wartości sprzedaży netto, – kwoty podatku od sumy wartość sprzedaży netto, – kwoty należności ogółem.

Kiedy wystawiana jest zatem nota korygująca? Wystawiona powinna być ona, jeżeli pomyłka dotyczy innych elementów faktury. Notę korygującą wystawić można m.in.:

– w razie braku numeru NIP na fakturze, – w razie umieszczeniu błędnego numeru NIP na fakturze, – dla zmiany danych dotyczących nabywcy lub sprzedającego z uwagi na zły adres, błędy w imieniu, nazwisku lub ich nazwie, – w celu korekty numeru faktury.

Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki. Następnie przekazywana jest ona sprzedawcy, który wystawił korygowaną fakturę. Ustawodawca zastrzegł ponadto, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Nie określił przy tym, w jakiej formie ma być ona wyrażona. 

W związku z wystawieniem noty korygującej pojawić może się pytanie: dla kogo oryginał noty korygującej? Nabywca powinien sporządzić dwa egzemplarze noty i przesłać je wystawcy, ten zaś – po jej zaakceptowaniu – podpisać i odesłać do nabywcy kopię, oryginał pozostawiając u siebie.

Nota korygująca powinna zawierać określone elementy, do których zalicza się:

– nagłówek „Nota korygująca”,  – kolejny numer i datę wystawienia, – imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywców wraz ze wskazaniem ich adresów i numery NIP, – określone dane korygowanej faktury tj. datę wystawienia, numer faktury, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy wraz z numerem NIP, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. – wskazanie korygowanej oraz prawidłowej treści.

Od noty korygującej należy odróżnić fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia bowiem podatnik w okolicznościach określonych w ustawie, które nie są tożsame z powodami wystawienia noty korygującej.

Akt prawny: Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług Dz. U. 2004 nr 54 poz. 535.