- Pozbądźcie się ze swojej głowy wszystkich niepotrzebnych myśli, zapiszcie wszystko na kartce, zweryfikujcie, co jest ważne, a co nie. I działajcie! - w rozmowie z Barbarą Dziedzic z TVN24 BiS radził David Allen, autor bestsellera pt. "Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności".
- To w zasadzie bardzo prosty zestaw zasad - dawał wskazówki Allen. - Chodzi o to, by wyrzucić część zadań ze swojej głowy. W ten sposób można podejmować lepsze strategicznie decyzje: co robić i kiedy?
Pięć kroków
Amerykański ekspert zdradził jak działać efektywnie. Po pierwsze - przekonywał, należy wskazać sprawy, które przyciągają naszą uwagę. Po drugie, zdecydować, co dokładnie chcemy z nimi zrobić, po to by świadomie pochylić się nad planem. Jak zaznacza Allen, ważne, by w każdej chwili można było wrócić do każdego z zadań w każdej chwili. - Dzięki temu, decyzja o kolejności wykonywanych zadań będzie świadoma i przemyślana - zapewniał gość TVN24 BiS.
Lawina maili
Jak wskazuje autor książki, wbrew pozorom, uporządkowanie zadań nie działa automatycznie, nie można załatwić tego intuicyjnie. Aby je zhierarchizować, potrzeba świadomego myślenia. - Co naprawdę jest w tym mailu, co naprawdę znaczy dla mnie spotkanie, na które muszę teraz iść, co muszę przed nim zrobić, czym muszę się teraz zająć? - podawał przykłady.
Dobrze wizualizuje to nadmiar maili, które napływają do nas każdego dnia.
- Od ostatnich 30-40 lat zawodowe obowiązki nie są już czymś oczywistym, kiedy otwieramy skrzynkę mailową, nie wiemy już od czego zacząć. Musimy sami zapytać siebie, jaką podjąć decyzję i czy jest ona słuszna? - tłumaczył Allen.
Trudne czasy dla zagubionych
- To są świetne czasy dla tych pracowników, którzy wiedzą co robić. Ci, którzy nie wiedzą, są zagubieni. Jeśli wiesz, na czym chcesz się skupić, masz więcej narzędzi do pracy niż kiedykolwiek - podpowiadał ekspert. - Problemem jest to, że w tym zalewie informacji trzeba potrafić narzucić sobie dyscyplinę. Jak przestrzegał autor książki, "mnogość możliwości jest dla wielu ludzi bardzo stresująca". Skutkiem tego, ludzie podejmują złe decyzje dotyczące wyborów ważnych zadań.
Notatki, nie pamięć
Allen zaleca, by robić notatki. Mózg nie jest w stanie zapamiętać wszystko bez pomocy, zatem należy go odciążyć i pozbyć tak wielu informacji, jak to możliwe. - Kognitywiści twierdzą, że mózg jest od tego, by mieć pomysły, ale nie po to, by je przechowywać - argumentował gość TVN24 BiS.
Metoda opracowana przez Davida Allena jest uniwersalna, a różne osobowości używają jej w odmienny sposób. Jak deklaruje autor, mogą przyswoić ją nawet kilkuletnie dzieci.
David Allen jest specjalistą do spraw produktywności, twórcą Getting Things Done – metody zarządzania czasem oraz autorem książek. Jak sam mówi, pracuje z artystami, dziennikarzami, zarządami wielkich firm oraz z każdym, kto ma wiele zadań.
Autor: ag / Źródło: tvn24bis.pl
Źródło zdjęcia głównego: tvn24bis.pl