Kontrola e-maili i Facebooka, sprawdzanie wykształcenia. Pracownik i pracodawca w gąszczu RODO

W procesie rekrutacji pracodawcy starają się pozyskać jak najwięcej informacji o kandydacie, jednakże zakres wiadomości, jakie mogą otrzymać, nie jest nieograniczony. Określony jest z jednej strony przez RODO, ale także prawo pracy.

– O tym, jakie dane pracodawca ma prawo przetwarzać w związku z nawiązaniem stosunku pracy, stanowią przepisy Kodeksu pracy. Imię, nazwisko, adres zamieszkania, miejsce i data urodzenia, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, czyli jednym słowem wszystko to, co pozwala ocenić pracodawcy przydatność kandydata do pracy na konkretnym proponowanym stanowisku – tłumaczyła w TVN24 BiS prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych doktor Edyta Bielak-Jomaa.

Jak wynika z przygotowanego przez urząd w związku z RODO poradnika "Ochrona danych osobowych w miejscu pracy", pracodawca nie może żądać np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej. Może się zdarzyć, że osoba kandydująca na konkretne stanowisko będzie musiała spełnić pewne określone prawem wymogi, np. wymóg niekaralności i wówczas pracodawca będzie uprawniony do pozyskania informacji o nim w tym zakresie.

Ograniczone jest prawo do pozyskiwania przez potencjalnego pracodawcę dodatkowych informacji u przełożonych z poprzedniego miejsca pracy. - Pracodawca może tego dokonać tylko za zgodą pracownika - tłumaczyła Bielak-Jomaa.

Wykształcenie, będące jednym z ważniejszych kryteriów w procesie rekrutacyjnym, także może być weryfikowane tylko w pewnym stopniu.

Kontaktowanie się z uczelnią, aby pozyskać informacje o kandydacie na pracownika, jest niezgodne z przepisami jednak, jak wskazuje szefowa UODO, pracodawcy nie pozostają bez narzędzi pozwalających sprawdzić dane wpisywane do cv.

– Firma może to zweryfikować, prosząc kandydata do pracy o przedstawienie dokumentów ukończenia kursu, zaświadczenia, świadectwa, dyplomu itd. - wyjaśniła Bielak-Jomaa.

Wiele przedsiębiorstw, mimo odmownej decyzji dotyczącej zatrudnienia danej osoby, przechowywało dane zebrane na potrzeby rekrutacji przez dłuższy czas. Obecne przepisy wskazują, że dane o pracowniku powinny zostać usunięte, gdy przestaną być potrzebne pracodawcy do procesu rekrutacji.

– Czyli w momencie, gdy zostanie spełniony cel, do którego osiągnięcia były potrzebne informacje o pracowniku. Innymi słowy, (do momentu - red.) gdy albo zostaniemy zatrudnieni lub kiedy pracodawca odmówi nam zatrudnienia - wyjaśniła szefowa UODO.

Edyta Bielak-Jomaa zwróciła uwagę na fakt, iż przetrzymywanie danych o pracowniku zwyczajnie nie ma sensu. – Dzisiejszy świat to świat nowych technologii, świat, w którym potencjalni pracownicy non stop się dokształcają, zwiększają swoje kwalifikacje, nabywają nowego doświadczenia. Nie sądzę, aby celem pracodawcy było przechowywanie przez tak długi czas danych, które mogą być nieaktualne i nieadekwatne do tego pierwotnego celu - zauważyła.

Jeśli kandydat wyśle swoje cv do pracodawcy z zamysłem, że ów będzie akurat poszukiwał pracownika, to pracodawca musi ocenić, czy uruchomić proces rekrutacji, uznając, że chce zatrudnić taką osobę lub w przypadku braku oferty pracy dla kandydata usunąć dane aplikującej osoby.

Częstym sposobem oceny pracownika przez potencjalnego pracodawcę jest analiza profili społecznościowych kandydata, na przykład na Facebooku. Doktor Bielak-Jomaa wskazała w tej kwestii dwa aspekty.

– Po pierwsze każdy z nas, również pracodawca, ma prawo zaglądać na portale społecznościowe, zwłaszcza jeśli zawierają powszechnie dostępne informacje. (Po drugie - red.) Nie ma jednak prawa przetwarzać informacji tam zawartych, dlatego że ich celem nie jest zaprezentowanie się pracodawcy. Jest to nasza prywatność, która nie powinna być oceniana - wyjaśniła.

Szefowa UODO dodała, że naruszenie tych przepisów może zostać uznane za złamanie zasady równego traktowania w zatrudnieniu, co daje możliwość dochodzenia przez pracownika odszkodowania.

Jeśli znajdziemy zatrudnienie, to pojawia się kwestia monitorowania przez pracodawcę naszej pracy. W przypadku służbowej poczty nasz przełożony jest do tego uprawniony.

– Pocztę służbową ma prawo kontrolować pracodawca, co przewiduje Kodeks pracy – tłumaczyła dr Bielak-Jomaa. Jednakże jest to uregulowane kilkoma obostrzeniami. Chodzi m.in. o to, żeby podstawa monitorowania poczty pracownika była wskazana w odpowiednim regulaminie zakładu pracy, a pracownik został poinformowany o tym fakcie najpóźniej na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu lub przed przystąpieniem do pracy.

Jeśli chodzi o monitorowanie prywatnej poczty, to - zgodnie z przepisami - jest to zabronione, tak samo przeglądanie prywatnych treści znajdujących się na służbowej skrzynce e- mail. - W miejscu pracy pracownik ma także prawo do prywatności - podkreślała Bielak-Jomaa.

Według szefowej UODO stosowania technologii GPS przez pracodawcę przy monitorowaniu pracownika nie można przyrównywać do chociażby przeglądania skrzynki mailowej podwładnego. - GPS nie ma służyć śledzeniu pracownika, a temu, aby sprawdzić jak pracownik w godzinach pracy ją wykonuje. Są to przede wszystkim osoby poruszające się samochodem w godzinach pracy - zauważyła.

Prezes UODO zwróciła uwagę na fakt, iż każdy pracownik ma prawo do godnego traktowania, prywatności i ochrony danych osobowych. - Jeśli pracownicy stwierdzą, że naruszono ich prawo do ochrony danych osobowych i prywatności, mają prawo korzystać z uprawnień przewidzianych w Kodeksie pracy i ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, np. prawa do uzupełnienia, aktualizacji danych lub nawet złożenia skargi do UODO na nieprawidłowości w przetwarzaniu tych informacji - zaznaczyła.

Kierująca Urzędem Ochrony Danych Osobowych radzi pracodawcom, aby w relacjach ze swoimi podwładnymi stosowali dobre praktyki zgodne z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych Osobowych.

Przede wszystkim zaapelowała o stosowanie rozwiązań jak najmniej ingerujących w prywatność pracownika, informowanie podwładnego o każdej kontroli oraz stosowali rozwiązania technologiczne na komputerach, które od razu będą blokowały np. strony, które nie powinny być odwiedzane w godzinach pracy.

Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) zaczęło obowiązywać 25 maja. Przyznaje ono m.in. prawo do usunięcia, również z internetu, informacji na swój temat.

Rozporządzenie stanowi, że przetwarzanie danych będzie możliwe za wyraźną zgodą tego, kogo dotyczą. Przewiduje kary za naruszenie prawa do ochrony danych - do 20 mln euro lub 4 proc. obrotu firmy.

Autor: ahug//dap / Źródło: TVN24 BiS