Spis z natury – kiedy trzeba go sporządzić i jakie dane powinien zawierać

● Spis z natury, zgodnie z Ustawą o rachunkowości, to sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. ● Wpisanie spisu z natury do prowadzonej księgi, w myśl Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to obowiązek podatnika. ● Spis z natury sporządzany jest w określonych terminach i okolicznościach. ● Spis z natury powinien zawierać określone przepisami dane.

Spis z natury jest dokumentem, który pozwala ocenić rzeczywisty stan posiadanych w firmie towarów, zarówno ilościowy, jak i wartościowy. Pojęcie to na gruncie polskiego porządku prawnego definiowane i precyzowane jest w Ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, a także w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. 

Zgodnie z art. 26 ust. 2 Ustawy o rachunkowości spis z natury jest sposobem przeprowadzenia inwentaryzacji, którą przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Nie należy jednak stosować pojęć tych zamiennie, bowiem inwentaryzacją objęte są także takie składniki majątku firmy, których spisem z natury nie można objąć. Przykładem są papiery wartościowe zdematerializowane. 

Spis z natury będzie natomiast sposobem przeprowadzenia inwentaryzacji kasy. Ustawodawca wprost wskazuje bowiem, że inwentaryzacji w drodze spisu  z natury podlegają aktywa pieniężne, z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych. Polega ona na policzeniu rzeczywistego stanu środków pieniężnych i ich porównaniu ze stanem księgowym, a kolejno obliczeniu, ewentualnym wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic pomiędzy stanami – rzeczywistym a księgowym. Celem takiej inwentaryzacji jest zweryfikowanie prawidłowości prowadzenia kasy przez kasjera lub kasjerów. Mimo że przepisy stanowią o konieczności inwentaryzacji aktywów pieniężnych na ostatni dzień roku kalendarzowego, zasadne jest przeprowadzanie inwentaryzacji kasy z większą częstotliwością. 

Dokumentem potwierdzającym inwentaryzację jest protokół inwentaryzacji kasy.

Zgodnie z § 24 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy prowadzący księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są do wpisania do księgi spisu z natury określonych towarów i materiałów. Obejmuje on towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcje w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady. 

Podatnik jest zobowiązany dokonać wycen materiałów i towarów objętych spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe niż ceny zakupu lub nabycia. Powinien on jej dokonać najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia zakończenia spisu. 

Należy także dodać, że w przypadku podatników będących płatnikami podatku VAT dokonują oni wyceny towarów i materiałów wg cen netto, zaś podatnicy, którzy nie podlegają temu podatkowi – brutto.

Spis z natury sporządzany jest:

– na dzień 1 stycznia, – na koniec roku każdego roku podatkowego, – na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, – w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,  – w razie zmiany wspólnika, – w razie zmiany proporcji udziałów wspólników, – w razie likwidacji działalności.

Sporządzenie spisu z natury może zostać także zarządzone przez naczelnika urzędu skarbowego. 

Należy przy tym zaznaczyć, że obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia nie dotyczy podatników, którzy sporządzili go na koniec poprzedniego roku podatkowego.

Zgodnie z § 25 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

– imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), – datę sporządzenia, – kolejny numer pozycji arkusza, – szczegółowe określenie towaru i innych składników, które obejmuje spis, – jednostkę miary, – ilość stwierdzoną w czasie spisu, – cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, – wartość, która wynika z przemnożenia ilości innych składników, które obejmuje spis, przez ich cenę jednostkową, – łączną wartość spisu z natury, – klauzulę „spis zakończono na pozycji”, – podpisy osób sporządzających spis, – podpis właściciela zakładu i ewentualnych wspólników.

Ustawodawca przewidział także w sposób szczególny, jakie elementy mogą zostać objęte spisem z natury w przypadku księgarni i antykwariatu księgarskiego, działalności kantorowej, działów specjalnych produkcji rolnej.

Arkusz spisu z natury może mieć postać gotowego dokumentu lub zostać wygenerowany z systemu komputerowego. 

Akty prawne: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Dz. U. 2019 poz. 2544; Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości Dz. U. 1994 nr 121 poz. 591.