- Na czym polega wizja Spółdzielni Mieszkaniowej "Zagórze" i dlaczego jej realizację rozpoczęto od poprawy komunikacji?
- SM "Zagórze" - Nowoczesny Gospodarz - taką wizję nakreśliłem sobie na początku 2024 r., przejmując odpowiedzialność za Spółdzielnię. Jej realizacja okazała się niełatwa, a sama wizja budziła niedowierzanie, bo "spółdzielnia mieszkaniowa" i "nowoczesność" to dwa terminy, które powszechnie niełatwo odnaleźć w tym samym zdaniu. Zaplanowanie rozwoju wymaga jednak poznania aktualnego stanu biznesu. Nikt nie odnajdzie jego bolączek lepiej niż jego końcowy odbiorca, czyli w spółdzielni mieszkaniowej - sam mieszkaniec. Z tego powodu w pierwszej kolejności postanowiliśmy zadbać o komunikację.
- Jakie formy komunikacji i konsultacji są obecnie wykorzystywane między administracją a mieszkańcami?
- Wraz z początkiem 2024 r. i zmianą w zarządzie mieszkańcy naszej spółdzielni otrzymali pismo zapraszające do rozmów, a godziny dyżurów zarządu dla mieszkańców zostały rozszerzone. Następnym krokiem, który w biznesie stanowi wręcz elementarz, było uruchomienie pakietu oprogramowania biurowego. Dzięki czemu pracownicy spółdzielni zyskali wreszcie cywilizowane skrzynki e-mail, umożliwiające prowadzenie profesjonalnej komunikacji elektronicznej z mieszkańcami i możliwość planowania spotkań w kalendarzach. Obecnie spółdzielnia oferuje wiele możliwości komunikacji z mieszkańcem: od osobistej, przez komunikację e-mailową, za pośrednictwem komunikatora czy wideokonferencji, a nawet wdrożyła centralę telefoniczną VoIP, która oferuje m.in. system kolejkowania rozmów telefonicznych, rozmów współdzielonych oraz nagrywania komunikatów trafiających w formie załącznika audio na e-mail pracownika. Co więcej, spółdzielnia wymieniła również system informatyczny, który dał mieszkańcom możliwość nie tylko zgłaszania i śledzenia zgłoszonych usterek z wykorzystaniem wygodnej aplikacji czy wymiany ze spółdzielnią komentarzy o postępie w ich realizacji, ale również m.in. wykonania opłat za mieszkanie w technologii BLIK.
W nieco ponad dwa lata przeszliśmy z etapu braku klienta pocztowego e-mail u pracowników do etapu rejestracji zdjęcia usterki w aplikacji mobilnej, opłacenia mieszkania czy garażu BLIK-iem, a nawet możliwości spotkania z zarządem w formie telekonferencji. Dzisiaj możemy z dumą przyznać, że komunikacyjnie nadgoniliśmy ponad 20 lat postępu technologicznego w dwa lata, choć było to niełatwe zadanie. Na dziś w naszym zasobie znajduje się ok. 3,5 tys. lokali mieszkalnych, z czego z naszego portalu mieszkańca korzysta już niemal 2 tys. lokatorów, co jest doskonałym wynikiem w branży sektora spółdzielni mieszkaniowych.
Mając na uwadze postęp technologiczny, nie zapominamy jednak o osobach, które nie są na tyle zaawansowane technologicznie, żeby go wykorzystać. Komunikując się kompleksowo, musimy pamiętać o wszystkich. Z tego też powodu pod koniec ubiegłego roku zdecydowaliśmy się podjąć kilka inicjatyw, których urok tkwi w ich prostocie. Przede wszystkim uruchomiliśmy w spółdzielni niedziałającą od lat recepcję, więc każdy z mieszkańców już od samego wejścia może uzyskać pomoc w sprawie, którą chce załatwić. Zmieniliśmy też rozmieszczenie naszych zespołów w budynku Spółdzielni w taki sposób, że najważniejsze z nich, stanowiące pierwszą linię wsparcia mieszkańców, znajdują się przy jednym korytarzu, w sąsiadujących ze sobą pokojach. Wykluczyliśmy tym sposobem niekomfortową konieczność przemieszczania się między piętrami Spółdzielni w celu załatwienia jednej sprawy, a same pokoje zostały oznakowane za pomocą czytelnych semaforów nad drzwiami. Przygotowaliśmy również wygodną przestrzeń do wypełniania wszelkich wniosków wraz z ich formatowo ujednoliconymi formularzami.
- Jak spółdzielnia dba o estetykę i funkcjonalność osiedli? Czy podejmowane są działania związane z zielenią, rekreacją i przestrzenią wspólną?
- Oczywiście. Postanowiliśmy postawić w pierwszej kolejności na sport i rekreację. Podczas inwentaryzacji naszych terenów zaplanowaliśmy przebudowę dużej, ale niezagospodarowanej powierzchni asfaltowej. Pustą płytę asfaltu o wymiarach 70 x 30 metrów zamieniliśmy w funkcjonalne boiska sportowe do piłki nożnej i koszykówki. Zainstalowaliśmy w asfalcie bramki i kosze do koszykówki, dostawiliśmy ławki dla odpoczywających, a za bramkami i koszami zainstalowaliśmy piłkochwyty oddzielające boiska od parkingów czy terenów zielonych. Przygotowany w ten sposób minikompleks sportowy otworzyliśmy turniejem sportowym dla mieszkańców.
Jako spółdzielnia, skutecznie wsparliśmy też naszych mieszkańców we wnioskowaniu o budowę parku rekreacyjnego przy jednym z osiedli. Gmina zgodziła się z głosem mieszkańców, projektując wielofunkcyjny park o powierzchni aż 3,7 ha, który znajduje się w samym środku jednego z naszych osiedli. Jako spółdzielnia wróciliśmy również po wielu latach do inicjatyw plenerowych dla mieszkańców, organizując m.in. dni dziecka, gdzie rodziny mogą pobawić się na dmuchańcach, skorzystać z prowadzonych animacji, zagrać w darta czy posilić się przygotowywanymi daniami, a to wszystko w rytm radosnej muzyki. W najbliższych miesiącach planujemy również uruchomienie w naszej spółdzielni Klubu Seniora, jednak na tym etapie prac pozwolę sobie pozostawić szczegóły w ramach nadchodzącej dla naszych nestorów niespodzianki.
- Jakie projekty są obecnie w realizacji lub przygotowaniu?
- Największymi projektami, których realizację planujemy rozpocząć w tym roku, są termomodernizacje 5 budynków wielorodzinnych i tutaj również mamy przełom w podejściu do prac. Pierwszy raz w historii, podczas przygotowania projektów termomodernizacji, zwróciliśmy się do naszych mieszkańców z ankietą, aby wybrali jeden z trzech przygotowanych wariantów kolorystycznych, na podstawie którego wykonamy prace. Najprościej rzecz ujmując, to nasi mieszkańcy zyskali najważniejszy głos w zakresie tego, jak ma wyglądać ich nieruchomość.
Nasz zespół włożył duże zaangażowanie w przeprowadzenie ankiet, w których wzięło udział nawet ponad 70% mieszkańców projektowanych budynków wieloklatkowych, o nawet 11 kondygnacjach. Możemy z dużą radością powiedzieć, że aktualnie to nasi mieszkańcy wybierają kolorystykę swoich budynków, co powoduje, że często trafiają do nas zadowolone głosy, czekające tylko na realizację. Jako spółdzielnia jesteśmy uzależnieni co prawda od przyznania środków zewnętrznych na te cele, jednak stabilne wyniki finansowe osiągane przez spółdzielnię pozwalają nam na optymizm. Liczymy jedynie na to, że środki będące w dyspozycji instytucji finansujących okażą się wystarczające do wykonania naszych prac. Na to niestety jednak nie mamy żadnego wpływu.
- Jakie są strategiczne cele spółdzielni na najbliższe lata?
- Mówiąc o strategii, zazwyczaj rysujemy horyzont 3–5 lat. Naszym celem na ten okres jest przede wszystkim zaoferowanie takich rozwiązań dla mieszkańców, które w pełni dogonią obecne czasy, dając im z jednej strony wygodny dostęp do świadczonych usług zarządzania nieruchomościami, a z drugiej strony zadbają o tych, którzy nie czują konieczności korzystania z owoców postępu i preferują załatwianie spraw w tradycyjnej formie. Na pewno dużym i koniecznym wyzwaniem stojącym przed naszą Spółdzielnią jest zmiana jej siedziby. Za pięć lat chcemy też dysponować zapleczem kilku przestrzeni sportowych, dbając o zdrowy rozwój naszych mieszkańców, a także zwiększyć bezpieczeństwo wspierane przez technologie monitoringu CCTV. Chcemy prowadzić regularne eventy na świeżym powietrzu i posiadać w pełni działający dla naszych mieszkańców klub osiedlowy z ofertą dla każdej grupy wiekowej. W ciągu ostatnich dwóch lat wykonaliśmy duży krok naprzód, który daje naszym mieszkańcom większy komfort. Przed nami wiele pracy, której jesteśmy świadomi, ale równocześnie jesteśmy pewni jednego. Nasi mieszkańcy zasługują na współpracę z nowoczesnym gospodarzem, a my już zaczęliśmy się nim stawać.
Rozmawiała: Danuta Klimek