Do końca 2025 r. urzędy mogły jeszcze - w wyjątkowych sytuacjach, na przykład z powodów technicznych lub organizacyjnych - odstąpić od korzystania z e-Doręczeń. Ten okres przejściowy właśnie się kończy. Od 1 stycznia 2026 r. instytucje publiczne będą doręczać pisma przede wszystkim za pośrednictwem tego systemu.
Czym są e-Doręczenia?
Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśnia, że e-Doręczenia są cyfrowym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki systemowi pisma można wysyłać i odbierać online - bez wizyty w urzędzie czy na poczcie, bez papierowych formularzy i stania w kolejkach.
Po 1 stycznia 2026 r., podczas składania wniosków online na portalach administracji publicznej, system będzie weryfikował, czy użytkownik posiada adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Jeśli nie - wyświetli komunikat z prośbą o jego założenie. To na ADE będą trafiać decyzje i pisma urzędowe.
e-Doręczenia. Jakie są zalety systemu?
Resort podkreśla, że posiadanie ADE umożliwia m.in.: - wysyłanie wniosków i korzystanie z usług online, - załatwianie spraw urzędowych bez konieczności wizyty w urzędzie, - odbieranie pism i decyzji w jednym miejscu, - bieżące sprawdzanie statusu doręczenia, - stały dostęp do korespondencji - przez całą dobę.
Jak założyć adres e-Doręczeń?
Ministerstwo Cyfryzacji zwraca uwagę, że adres do doręczeń elektronicznych (ADE) można założyć w kilka minut. Proces jest bezpłatny i odbywa się w pełni online - m.in. z wykorzystaniem aplikacji mObywatel, Profilu Zaufanego lub bankowości elektronicznej.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
- trzeba wejść na stronę edoreczenia.gov.pl, - zalogować się, korzystając z Profilu Zaufanego lub aplikacji mObywatel; - wypełnić formularz i podać adres e-mail do powiadomień, - potwierdzić założenie skrzynki, klikając w link aktywacyjny przesłany na e-mail.
Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?
Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że korespondencja przesyłana przez e-Doręczenia między obywatelami lub firmami a podmiotami publicznymi jest bezpłatna.
Bez opłat odbywa się także wymiana pism pomiędzy samymi instytucjami publicznymi. Koszt wysyłki dokumentów do obywateli, przedsiębiorców i innych podmiotów niepublicznych ponosi urząd.
Opłaty mogą natomiast pojawić się w przypadku korespondencji prowadzonej wyłącznie między podmiotami niepublicznymi - na przykład między dwiema firmami lub między firmą a osobą fizyczną, gdy w wymianie pism nie uczestniczy urząd.
Czy trzeba korzystać z e-Doręczeń?
Korzystanie z e-Doręczeń nie jest obowiązkowe dla osób fizycznych, czyli zwykłego Kowalskiego. Jak informuje Poczta Polska, dla osób, które nie mogą lub jeszcze nie chcą założyć skrzynki w systemie, Poczta wydrukuje listy i doręczy z pomocą listonoszy.
- Warto pamiętać, że założenie ADE oznacza przejście na komunikację elektroniczną z urzędami, bez papierowych listów i bez ePUAP jako głównego kanału - podkreślił jednak w rozmowie z PAP radca prawny, Senior Associate w Olesiński i Wspólnicy Aleksy Zięba.
Dodał, że brak adresu do e-Doręczeń nie rodzi sankcji, ale może wydłużyć czas załatwiania spraw i utrudnić dostęp do dokumentów. Zdaniem radcy "w praktyce presja na cyfryzację będzie rosła, bo urzędy będą preferować kontakt przez e-Doręczenia".
Czy można później zrezygnować?
Z e-Doręczeń można również zrezygnować. Obywatel, który nie chce już korzystać z usługi, powinien zalogować się do swojej skrzynki e-Doręczeń, przejść do sekcji zarządzania adresami i złożyć wniosek o wykreślenie adresu z bazy.
Jak złożyć reklamację w sprawie przesyłki e-Doręczeń?
Reklamacje dotyczące przesyłek przyjmuje Poczta Polska. Jakie dane są potrzebne do złożenia reklamacji? - numer i dowód nadania przesyłki, - numer umowy, - dane nadawcy i odbiorcy, - adres e-mail do korespondencji w sprawie reklamacji, - numer rachunku bankowego do ewentualnej wypłaty odszkodowania.
Reklamację można złożyć między innymi w skrzynce e-Doręczeń. Należy: - zalogować się do systemu, - wejść do skrzynki, w której znajduje się reklamowana przesyłka, - wybrać: "Usługi dodatkowe" → "Złóż reklamację" → "Złóż wniosek", - wpisać numer przesyłki i wypełnić formularz.
Poczta Polska przekazuje odpowiedź w terminie do 30 dni od dnia jej przyjęcia.
Które instytucje publiczne mają więcej czasu?
Sądy i trybunały, a także komornicy, prokuratura, służby ścigania oraz Służba Więzienna będą musiały wdrożyć system e-Doręczeń najpóźniej do października 2029 r.
Ten termin zamknie cały proces wprowadzania usługi.
Autorka/Autor: mp
Źródło: tvn24.pl
Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock