Od 1 lutego w Polsce zacznie obowiązywać KSeF - system do wystawiania, przesyłania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Wiceszef resortu finansów Jarosław Neneman zapewnił, że termin wdrożenia nie ulegnie zmianie. Oznacza to, że zostało niewiele czasu do przygotowania się do nowego rozwiązania. Oto kluczowe informacje związane z KSeF.

Neneman przekazał, że resort finansów jest w 100 proc. gotowy na uruchomienie KSeF w tym terminie. Podkreślił, że na pewno nie powtórzy się sytuacja z 2024 r., kiedy przełożono wprowadzenie w życie systemu.

Część przedsiębiorców obawia się problemów, jakie mogą powstać przy wdrożeniu KSeF. W grudniu Związek Przedsiębiorców i Pracodawców zaapelował o przełożenie terminu startu KSeF ze względu na zastrzeżenia "natury technicznej, organizacyjnej i prawnej". ZPP wskazywał na m.in. brak finalnej i stabilnej specyfikacji technicznej, a także ryzyko częstych awarii i brak procedur zapewniających ciągłość pracy.

Pierwotnie KSeF miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych z VAT - od 1 stycznia 2025 r. Jednak w kwietniu 2024, w związku ze zdiagnozowanymi problemami, uniemożliwiającymi wprowadzenie obowiązku KSeF, odroczono jego wejście w życie.

- System został zbudowany od nowa. Mamy przeprowadzone testy, mamy stosowne poświadczenia bezpieczeństwa, system jest postawiony, działa sprawnie i testowany jest na bieżąco. To ruszy od 1 lutego, więc jest taka trochę narracja niektórych, że "skoro raz przełożyli, to pewnie jeszcze raz przełożą". Nie, nie przełożą - zapewnił Neneman.

KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ:

"Może pojawić się chaos, nawet większy niż ten, który pamiętamy z Polskiego Ładu"

Maja Piotrowska

Co to jest KSeF

KSeF ma służyć do wystawiania faktur w obrocie między przedsiębiorcami. Będą to musieli robić zarówno podatnicy VAT czynni, jak i zwolnieni z tego podatku, a także firmy zagraniczne posiadające polski NIP. System nie obejmie konsumentów oraz podmiotów zagranicznych, które NIP nie posiadają.

KSeF ma być - w zamyśle Ministerstwa Finansów - kolejnym rozwiązaniem uszczelniającym system podatkowy w zakresie VAT.

Co ważne, wraz z wejściem w życie państwowego systemu, zniknie konieczność drukowania faktur i ręcznego wprowadzania ich do systemów księgowych. Faktury będą przechowywane przez 10 lat w KSeF.

Kogo dotyczy KSeF

System KSeF wchodzi w życie etapami:

od 1 lutego 2026 dla firm, których obrót w 2024 r. przekraczał 200 mln zł;
od 1 kwietnia 2026 dla mniejszych firm;
od kwietnia do grudnia 2026 przewidziano okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców - nie będą oni musieli wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda zachęcał w minionym tygodniu do zarejestrowania się przed upływem tego terminu. - Zachęcam cały czas jeszcze raz do tego, żeby wejść na stronę internetową, przeczytać i zarejestrować się jako przedsiębiorca, który będzie wystawiał i odbierał faktury w Krajowym Systemie Faktur. I nie czekać do ostatniego dnia, jak to czasami mamy w zwyczaju - powiedział.

Z systemu będą musieli korzystać zarówno podatnicy VAT czynni, jak i zwolnieni z tego podatku, a także firmy zagraniczne posiadające polski NIP. System nie obejmie konsumentów oraz podmiotów zagranicznych, które NIP nie posiadają.

"Wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupu towarów lub usług na użytek prywatny (czyli stanowiące w istocie transakcję B2C), będzie w KSeF dobrowolne" - wyjaśniono na stronie rządowej.

Dowiedz się więcej:

Wiceminister finansów o KSeF: liczba kłamstw i zakres nieprawdy przebija wszystko

Dla firm

Brak kar w 2026 roku

- 2026 rok będzie rokiem edukacji. Za problemy z wystawieniem e-faktury nie będą wyciągane żadne konsekwencje - zapewniał podczas obrad sejmowej komisji gospodarki i rozwoju szef departamentu analiz Krajowej Administracji Skarbowej Krzysztof Rogowski.

Anna Mytyk, zastępca dyrektora departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów, potwierdziła, że w 2026 roku "dobrowolność" ma oznaczać możliwość dalszego wystawiania faktur poza KSeF, także w tradycyjnej formie. - Pominięcie systemu będzie karane od 1 stycznia 2027 roku - zaznaczyła.

"Dziennik Gazeta Prawna" informował na początku tygodnia, że podmioty masowo składają wnioski do urzędów skarbowych o zwolnienie z obowiązku korzystania z KSeF, powołując się na art. 51 ust. 2 Konstytucji RP. W ustawie zasadniczej czytamy, że "władze publiczne nie mogą pozyskiwać, gromadzić i udostępniać innych informacji o obywatelach niż niezbędne w demokratycznym państwie prawnym".

Według gazety 19 grudnia resort finansów rozesłał do wszystkich izb administracji skarbowej dokument. Ministerstwo Finansów stwierdza, że urząd skarbowy nie powinien się zgodzić na zwolnienie z KSeF i ma wręcz odmawiać wszczęcia postępowania w tej sprawie. Przyczyną odmowy wszczęcia postępowania może być sytuacja, w której przepisy prawa podatkowego nie zawierają podstawy do rozpatrzenia danej sprawy w trybie postępowania podatkowego lub wprost zakazują prowadzenia postępowania - wskazuje MF.

Według gazety, z dokumentu wynika, że organ podatkowy, rozpatrując wniosek, musi wskazać przepis, który umożliwia prowadzenie postępowania w sprawie zwolnienia z KSeF, a tym przepisem nie jest art. 51 ust. 2 konstytucji.

KSeF - aplikacja

Na stronie rządowej podano, że "możesz korzystać z KSeF przy użyciu:

programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj.;
dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO);
Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)".

Dodano też: "Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych".

KSeF a brak internetu

"System przewiduje dwa tryby: online i tryb offline. Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym" - wyjaśniono na stronie.

Dodano, że "tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:

tryb offline24 - możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem (ale również gdy takie ograniczenia nie będą występować)
tryb offline - kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
tryb awaryjny - gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu".

Kto może korzystać z KSef

Na stronie rządowej podkreślono, że "z KSeF mogą korzystać:

podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług,
osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym".

OGLĄDAJ: "Emocje buzują". Co się dzieje w Polsce 2050?