Czym jest EZD RP?

EZD RP to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jest stworzony, rozwijany i utrzymywany przez NASK na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. System jest udostępniany nieodpłatnie jednostkom realizującym zadania publiczne. Oznacza to, że instytucje nie ponoszą kosztów związanych z jego wdrożeniem, utrzymaniem, aktualizacją ani dostępem do chmury w przypadku korzystania z modelu SaaS EZD RP.

- Zachęcamy w szczególności jednostki samorządu terytorialnego do współpracy w ramach porozumienia kaskadowego. To oznacza, że jednostka wiodąca, czyli na przykład Urząd Miasta czy Urząd Gminy zaprasza do współpracy z NASK-iem swoje jednostki organizacyjne: szkoły, przedszkola, żłobki. Zaprasza, ale też koordynuje proces wdrożenia systemu EZD - mówi Magdalena Sawicka Dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.

System umożliwia prowadzenie spraw urzędowych w sposób elektroniczny - od momentu wpływu dokumentu do instytucji aż po jego archiwizację. Dzięki temu pracownicy administracji mogą rejestrować dokumenty, prowadzić sprawy, przekazywać, udostępniać, a także współdzielić akta między komórkami organizacyjnymi oraz przechowywać ich historię w jednym systemie. Rozwiązanie optymalizuje działanie instytucji, porządkuje obieg dokumentów i umożliwia stały dostęp do informacji upoważnionym do tego osobom.

Znaczenie upowszechniania EZD RP dla rozwoju kraju

Istotną cechą EZD RP jest jego integracja z kluczowymi usługami cyfrowymi państwa. System współpracuje między innymi z platformą e-Doręczeń, ePUAP oraz Krajowym Systemem e-Faktur. Integracje te pozwalają na automatyczne przyjmowanie i wysyłanie dokumentów elektronicznych, zarówno pomiędzy instytucjami publicznymi, jak i w kontaktach z obywatelami oraz przedsiębiorcami. Dzięki temu dokumenty mogą być przekazywane szybciej i bez konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

- Usprawnienie i elektronizacja procesów wewnętrznych w podmiotach publicznych ma ogromny wpływ na skrócenie czasu załatwiania spraw. Korzyść tę odczują m.in. obywatele. Urzędnicy dzięki systemowi EZD RP mają natomiast usprawnioną codzienną pracę, ponieważ minimalizowana i usprawniana jest obsługa dokumentów w postaci papierowej. Jedną z korzyści jest też elektronizacja archiwum zakładowego i sposób postępowania z dokumentacją, którą przekazujemy do archiwów - wyjaśnia Magdalena Sawicka.

Znaczenie EZD RP wynika również z planów zaprezentowanych w projekcie "Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 roku" oraz działań na rzecz cyfryzacji kraju. Od 1 stycznia 2028 roku wszystkie jednostki administracyjne w Polsce będą zobowiązane do korzystania z systemu klasy EZD. Oznacza to odejście od dominującej dokumentacji w postaci papierowej i przejście na cyfrowe zarządzanie sprawami urzędowymi. System EZD RP jest jednym z filarów, które mają umożliwić realizację tego celu.

Strategia i plany, nad którymi pracuje Ministerstwo Cyfryzacji, zakładają rozwój nowoczesnych usług publicznych oraz standaryzację procesów administracyjnych w całym kraju. W praktyce oznacza to, że urzędy będą pracować według podobnych zasad zarządzania dokumentacją, co znacząco obniży koszty ich działania, ułatwi współpracę pomiędzy instytucjami i zwiększy przejrzystość procedur.

Wdrożenia i upowszechnianie systemu EZD RP jest obecnie wspierane finansowo ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. W ramach przedsięwzięcia realizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK powstaje infrastruktura technologiczna umożliwiająca powszechne korzystanie z systemu. Łączna wartość projektu wynosi niemal 200 milionów złotych. Środki te pozwalają między innymi na uruchomienie platformy chmurowej przeznaczonej dla około 300 tysięcy użytkowników oraz wdrożenie systemu w ponad 2000 jednostek administracji publicznej.

Ważnym elementem programu są szkolenia dla użytkowników EZD RP. Projekt zakładał przeszkolenie minimum 75 tysięcy osób, jednak ze względu na duże zainteresowanie liczba uczestników przekroczyła już 150 tysięcy. Szkolenia kierowane są zarówno do administratorów i osób technicznych, kierowników odpowiedzialnych za organizację pracy w środowisku elektronicznego zarządzania dokumentacją jak i użytkowników, którzy na co dzień korzystają z możliwości systemu. Instytucje wdrażające EZD RP z udziałem NASK otrzymują również wsparcie techniczne i merytoryczne, w tym dostęp do systemu zgłoszeń Service Desk oraz pomoc zespołów wdrożeniowych.

- EZD RP jest udostępniany na licencji freeware, a to oznacza, że każdy może skorzystać z tego narzędzia nieodpłatnie. Natomiast jednostki realizujące zadania publiczne mogą, dzięki funduszom KPO, skorzystać ze wsparcia wdrożeniowego i utrzymaniowego udzielanego przez NASK. Co się za tym kryje? Przede wszystkim szkolenia dla administratorów, szkolenia techniczne. Podnosimy kompetencje, dajemy know-how, ale przede wszystkim wsparcie techniczne przy instalacji systemu, przy jego konfiguracji.

- Zespół Service Desk na co dzień wspiera wielu administratorów i zespoły merytoryczne - podkreśla Dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.

Skala wykorzystania systemu stale rośnie. Obecnie w EZD RP pracuje ponad 2400 instytucji realizujących zadania publiczne. Wśród nich znajdują się między innymi Ministerstwo Przemysłu, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Kancelaria Sejmu, Najwyższa Izba Kontroli oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Z rozwiązania korzystają także liczne jednostki rządowe, państwowe i samorządowe. Jednocześnie niemal 1400 kolejnych organizacji jest w trakcie wdrażania systemu.

Wdrożenia prowadzone są w poszczególnych instytucjach oraz w tzw. modelu kaskadowym. Oznacza to, że większe jednostki administracji, takie jak urzędy marszałkowskie czy urzędy miejskie, mogą pełnić rolę tzw. podmiotów wiodących. Po przeszkoleniu zespołów wdrożeniowych i pracowników tych jednostek przez NASK, pomagają one w koordynacji uruchomiania systemu w mniejszych instytucjach, na przykład w szkołach, bibliotekach czy ośrodkach pomocy społecznej. Taki model pozwala zwiększać dostępność systemu i wykorzystać doświadczenie instytucji, które poznały zasady pracy w środowisku EZD.

Korzyści z wdrożeń EZD RP

Wprowadzenie w organizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją przynosi konkretne korzyści dla funkcjonowania administracji publicznej. Przede wszystkim umożliwia szybsze procedowanie spraw. Dokumenty nie muszą być przekazywane w postacie papierowej między kolejnymi stanowiskami, ponieważ cały obieg odbywa się w systemie. Ułatwia to również monitorowanie postępów pracy i sprawdzanie, na jakim etapie realizacji znajduje się dana sprawa.

System zapewnia także pełną historię czynności kancelaryjnych i działań związanych z dokumentami. Każda czynność wykonywana w systemie jest zapisywana, co pozwala na przejrzyste odtworzenie przebiegu sprawy. Dostęp do danych w jednym miejscu ułatwia pracę urzędników i zmniejsza ryzyko zagubienia dokumentów.

Kolejną zaletą systemu jest ograniczenie kosztów związanych z drukiem i przechowywaniem dokumentacji papierowej. Elektroniczne archiwum pozwala zmniejszyć zapotrzebowanie na powierzchnię magazynową oraz uprościć proces wyszukiwania dokumentów. Jednocześnie cyfrowe systemy zarządzania dokumentacją umożliwiają stosowanie standardów bezpieczeństwa i kontroli dostępu, co zwiększa ochronę danych.

- NASK oraz Centralny Ośrodek Informatyki dbają o bezpieczeństwo dokumentów, spraw i danych oraz kopie dokumentacji, która jest przetwarzana w chmurze. Co warto dodać, NASK dba również o rozwój, aktualizacje i dostarczanie nowych wersji systemu - podkreśla Magdalena Sawicka.

EZD RP wspiera automatyzację wielu czynności administracyjnych. Integracja z usługami cyfrowymi państwa umożliwia szybkie przyjmowanie dokumentów elektronicznych oraz ich dalsze przetwarzanie w systemie. Dzięki temu urzędy mogą sprawniej obsługiwać wnioski, pisma oraz inne dokumenty przekazywane przez obywateli i przedsiębiorców.

Korzyści z wprowadzenia systemu już odczuwają nie tylko instytucje publiczne, ale także osoby korzystające z usług administracji. Sprawniejsze procedowanie spraw często przekłada się na krótszy czas oczekiwania na decyzje czy odpowiedzi urzędowe. Jednocześnie ujednolicenie sposobu pracy z dokumentacją w całej administracji daje duże oszczędności i sprzyja przejrzystości działania instytucji publicznych.

Jednolity, skalowalny i bezpłatny system EZD RP jest jednym z kluczowych narzędzi wspierających budowę nowoczesnej administracji. W perspektywie kolejnych lat rozwiązanie to może stać się fundamentem pełnej cyfryzacji usług publicznych w Polsce.

Więcej informacji na temat elektronicznego zarządzania dokumentacją w systemie EZD RP znajdziesz na stronie: ezdrp.gov.pl/kpo.